Richtlinien / FAQs für die Bewerbung um eine Mobilitätsbeihilfe der 4EU+ European University Alliance
» Bewerbungsverfahren und -formulare
Allgemeine Fragen
► Für welche Arten von Reisen kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?
► Wer kann sich bewerben?
► Was sind die Auswahlkriterien?
► Wann kann meine Reise stattfinden?
► Wie hoch sind die Mobilitätsbeihilfen?
► Wann kann ich mich bewerben?
► Kann ich mich bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters (bei Konferenzen / Summer oder Winter Schools) oder das Einladungsschreiben (bei Forschungsreisen) vorliegt?
► Kann ich mich für mehr als eine Mobilitätsbeihilfe bewerben?
► Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?
► Wann erhalte ich das Ergebnis meiner Bewerbung?
► Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
► Wie und wann wird die Beihilfe ausbezahlt?
► Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?
Fragen zu den Bewerbungsunterlagen
► Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
► Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
► Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Allgemeine Fragen
Für welche Arten von Reisen kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?
Mobilitätsbeihilfen können gewährt werden, um:
- an einer Konferenz teilzunehmen, die eine direkte Relevanz im Kontext Ihrer Doktorarbeit aufweist. Die Konferenz muss an einer der 4EU+ Partneruniversitäten der Universität Heidelberg stattfinden. Eine aktive Teilnahme (durch eine Posterpräsentation oder einen Vortrag) wird erwartet. Bitte geben Sie die Art Ihrer Teilnahme im Antrag unmissverständlich an.
- an einer Summer oder Winter School oder Ähnliches teilzunehmen, die eine direkte Relevanz im Kontext Ihrer Doktorarbeit aufweist. Die Veranstaltung muss an einer der 4EU+ Partneruniversitäten der Universität Heidelberg stattfinden.
- eine Forschungsreise (für min. 3 Tage bis max. 12 Wochen) zwecks Datenerhebung, Feldforschung, Recherchearbeiten in Bibliotheken oder Archiven, Durchführung von Interviews, Gebrauch von speziellen Geräten, Vernetzung usw. durchzuführen. Die Forschungsreise muss eine direkte Relevanz im Kontext Ihrer Doktorarbeit aufweisen und muss an einer der 4EU+ Partneruniversitäten der Universität Heidelberg stattfinden.
Die 4EU+ Partneruniversitäten sind:
- Karls-Universität Prag
- Sorbonne Universität Paris
- WICHTIG! Mehrere Pariser Universitäten nutzen "Sorbonne" in ihren Namen. Die 4EU+ Partneruniversität heißt "Sorbonne Université" ( https://www.sorbonne-universite.fr/en ). Antragsberechtigt sind ausschließlich Veranstaltungen, die an der "Sorbonne Université" stattfinden.
- Universität Kopenhagen
- Universität Mailand (Università degli Studi di Milano)
- Universität Warschau
Sie finden weitere Informationen zur 4EU+ Initiative hier: https://www.uni-heidelberg.de/de/international/4eu-european-university-alliance
Wer kann sich bewerben?
Antragsberechtigt sind ausschließlich Doktorand*innen mit einem zur Promotion befähigenden Hochschulabschluss, die offiziell an der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen sind. Doktorand*innen, die studienbegleitend promovieren, sind nicht antragsberechtigt.
Die Berechtigung zur Förderung endet spätestens nach Ablauf des Monats, in dem die letzte mündliche Prüfung stattfindet, bzw. mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wird (z.B. bei Abschluss des Promotionsverfahrens durch Publikation der Arbeit, Abbruch der Promotion oder einem Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).
Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.
Bitte beachten Sie: Aufgrund der geltenden Reisebeschränkungen (Inland und Ausland) weisen wir alle Doktorandinnen und Doktoranden auf die Reiseregelungen der Universität und auf die länderspezifischen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes im Zusammenhang mit dem Coronavirus hin. Alle Empfängerinnen und Empfänger einer Mobilitätsbeihilfe werden darüber hinaus darum gebeten, bereits vor Reiseantritt die Ab- und Einreisebestimmungen sowie Quarantäne-verordnungen zu überprüfen und weitere Änderungen der Reise- und Sicherheitshinweise im Auge zu behalten. Bitte informieren Sie sich hierzu insbesondere auf der Webseite der Personalabteilung (Informationen zu Dienstreisen).
Was sind die Auswahlkriterien?
Die Auswahlkriterien für eine Mobilitätsbeihilfe sind:
- herausragende Qualifikation und ein wissenschaftliches Arbeitsvorhaben, das einen wichtigen Beitrag zur Forschung erwarten lässt
- ein direkter und bedeutender Bezug zwischen der Veranstaltung und dem Promotionsthema
- bei Konferenzen und Summer/Winter Schools ein aktiver Beitrag (eigenen Poster, Vortrag)
- bei Forschungsreisen eine Einladung oder Nachweis eines bereits bestehenden Kontakts
Wann kann meine Reise stattfinden?
Um förderfähig zu sein, muss Ihre Reise zwischen dem 18. Juli 2022 und dem 31. Dezember 2022 stattfinden. Zusätzlich müssen Sie Ihre Bewerbung vor Beginn Ihrer Reise einreichen. Bewerbungen für Reisen, die schon vor der Bewerbung stattgefunden haben, können nicht berücksichtigt werden.
Wie hoch sind die Mobilitätsbeihilfen?
Die Mobilitätsbeihilfen werden als Pauschale zur Deckung von Reise- und Aufenthaltskosten für Reisen mit einer Dauer von mind. 3 Tagen bis max. 12 Wochen ausbezahlt. Bei Konferenzen bzw. Sommer/Winter Schools kann auch die Teilnahmegebühr erstattet werden.
Es wird jeweils eine Pauschale für Aufenthaltskosten und eine Pauschale für Reisekosten bezahlt. Die Pauschalen sind wie folgt:
Pauschale für Aufenthalt (je nach Dauer des Aufenthalts):
| Tag 1-14 | € 70 pro Tag |
| Tag 15-30 | € 50 pro Tag |
| ≥ 1 Monat | € 1.780 + wöchentliche anteilige Erasmus+ Rate |
Bei Fragen zur wöchentlichen anteiligen Erasmus+ Rate, kontaktieren Sie bitte Herrn Benjamin Held im 4EU+ Büro: benjamin.held@zuv.uni-heidelberg.de
Pauschale für Reisekosten (Transport):
| Heidelberg <-> Paris / Mailand / Prag | € 180 |
| Heidelberg <-> Kopenhagen / Warschau | € 275 |
Wann kann ich mich bewerben?
Die Bewerbungsfrist ist der 3. Oktober 2022
Wichtig: Anträge, die nach der Frist eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.
Die Förderentscheidung wird 6 bis 8 Wochen nach der Frist bekannt gegeben. Sollte Ihre Reise während dieser 6 bis 8-wöchigen Begutachtungsphase stattfindet, können wir Sie nicht vor Beginn Ihrer Reise über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.
Kann ich mich bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters (bei Konferenzen / Summer oder Winter Schools) oder das Einladungsschreiben (bei Forschungsreisen) vorliegt?
Ja. Der Zuschuss wird in diesem Fall unter Vorbehalt der Ausstellung der Teilnahmebestätigung / des Einladungsschreibens bewilligt. Bitte geben Sie im Bewerbungsformular an, wann Sie damit rechnen die Bestätigung zu erhalten.
Kann ich mich für mehr als eine Mobilitätsbeihilfe bewerben?
Ja. Sofern die Reisen nicht zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, können Sie sich für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben. Für jede Reise muss eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Schritten und Unterlagen eingereicht werden.
Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?
Die Stellungnahme soll von Ihrer Erstbetreuerin/Ihrem Erstbetreuer ausgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberin/dem Bewerber zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (graduiertenakademie@uni-heidelberg.de) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahmen gilt die gleiche Frist wie für die Bewerbungen.
Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin/des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein/e andere/r Hochschullehrer/in des Faches um die Begutachtung des Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
Wann erhalte ich das Ergebnis meiner Bewerbung?
Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 6 bis 8 Wochen nach Ablauf der Bewerbungsfrist. Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren. Falls Ihre Reise während der Begutachtungsphase stattfindet, werden Sie das Ergebnis vor Anfang der Reise nicht erhalten.
Für Informationen zur Bekanntmachung der Ergebnisse kontaktieren Sie bitte Herrn Benjamin Held im 4EU+ Büro: benjamin.held@zuv.uni-heidelberg.de
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Bitte beachten Sie, dass die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung nicht durch die Mobilitätsbeihilfe abgedeckt werden können.
Sollten Sie Ihre Reise nicht antreten können, kontaktieren Sie bitte umgehend Herrn Benjamin Held im 4EU+ Büro: benjamin.held@zuv.uni-heidelberg.de
Wie und wann wird die Beihilfe ausbezahlt?
Die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe erfolgt bei rechtzeitiger Bewilligung ca. 2-3 Wochen vor Beginn der Mobilität. Für Informationen zur Auszahlung der Beihilfe kontaktieren sie bitte Herrn Benjamin Held im 4EU+ Büro: benjamin.held@zuv.uni-heidelberg.de
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?
Es ist grundsätzlich möglich, eine Forschungsreise zu verschieben – allerdings müssen Sie in diesem Fall Herrn Benjamin Held (benjamin.held@zuv.uni-heidelberg.de) im 4EU+ Büro so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für die Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert. Bitte beachten Sie auch, dass alle Reisen vor dem 31. Dezember 2022 komplett abgeschlossen sein müssen.
Fragen zu den Bewerbungsunterlagen
Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut. Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die
Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel. Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Gutachterkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe, werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten Ihrer Reise sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein.
» Bewerbungsverfahren und -formulare
