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Richtlinien / FAQs für die Bewerbung um eine Betreuungsbeihilfe an der Fakultät für Mathematik und Informatik


Das heiDOCS-Förderprogramm der Fakultät für Mathematik und Informatik ist im Herbst 2023 ausgelaufen.
Bitte reichen Sie keine Bewerbungen mehr ein.
 

Informationen zur Fortführung des Förderprogramms ab 2024 als universitätsweite zentrale Ausschreibung durch die Graduiertenakademie im Rahmen von heiDOCS 2.0 erhalten Sie hier:
https://www.graduateacademy.uni-heidelberg.de/foerderung/heidocs_main.html  

 

 

 

 

Allgemeine Fragen

 

Wer kann eine Betreuungsbeihilfe beantragen?
► Wofür kann ich eine Betreuungsbeihilfe beantragen?
► Welche Kosten werden durch die Betreuungsbeihilfe erstattet?
Wann soll ich mich bewerben?
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
► Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
► Was muss ich tun, um die Betreuungsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
► Was passiert mit meiner bewilligten Betreuungsbeihilfe, wenn die externe Betreuung nicht stattfinden kann?
► Was passiert mit meiner bewilligten Betreuungsbeihilfe, wenn die externe Betreuung verschoben werden muss?

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

► Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
► Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
►Ich weiß noch nicht genau, wann die Betreuung durch die Expertin/den Experten stattfinden wird. Was gebe ich auf dem Formular an?
► Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?

 



Allgemeine Fragen

 

Wer kann eine Betreuungsbeihilfe beantragen?

Antragsberechtigt sind ausschließlich Doktorandinnen und Doktoranden, die zum entsprechenden Stichtag der Bewerbung mindestens 6 Monate an der Fakultät Mathematik und Informatik der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen sind.

 

Wofür kann ich eine Betreuungsbeihilfe beantragen?

Die Betreuungsbeihilfe dient dazu, Ihr Dissertationsvorhaben von einem/einer externen (internationalen) Expertin/Experten begutachten zu lassen.

Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

 

Welche Kosten werden durch die Betreuungsbeihilfe erstattet?

Die Betreuungsbeihilfe erstatet die Reise- und Unterbringungskosten (für bis zu maximal zwei Übernachtungen) der/des externen Gutachterin/ers. Die Höhe der Beihilfe basiert auf den Angaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular machen. Weiterhin gilt die maximale Fördersumme von 650 Euro pro Begutachtungsverfahren. Sollten die tatsächlichen Reisekosten der Gutachterin/des Gutachters die von Ihnen im Bewerbungsformular angegebenen Kosten oder die maximale Fördersumme von 650 Euro überschreiten, wird die Differenz nicht erstattet.

Bitte beachten Sie, dass im Rahmen der Betreuungsbeihilfe keine Honorare an die externen Gutachter/innen ausgezahlt werden können.

 

Wann soll ich mich bewerben?

Bewerbungen können zu jedem Zeitpunkt eingereicht werden.

Die Begutachtung der Anträge erfolgt im vierteljährlichen Rhythmus mit den unten aufgeführten Stichtagen für den Eingang der Bewerbungen.

Stichtage:         

10. Januar
10. April
10. Juli
10. Oktober

 

Die Betreuung durch die/den Expertin/Experten sollte innerhalb von 6 Monaten nach den jeweiligen Stichtagen stattfinden. Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Betreuungszeitraums und dem entsprechenden Stichtag ein. Die Förderentscheidung wird ca. 8 Wochen nach den Stichtagen bekannt gegeben. Sollte die externe Betreuung während dieser ca. 8-wöchigen Begutachtungsphase stattfinden, können wir Sie nicht vor Beginn der Betreuungsphase über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.

Wichtig: Anträge, die nach der passenden Frist eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

 

Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?

Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

 

Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 8 Wochen nach Ablauf der festgelegten Stichtage. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt. Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren.
 

Was muss ich tun, um die Betreuungsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?

Für die Auszahlung des Zuschusses ist es notwendig, dass alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Reise- und Unterbringungskosten der/des externen Expertin/Experten in der Graduiertenakademie eingereicht werden. Ausgaben, für die kein Nachweis vorlegt wird, können nicht erstattet werden.

Sollten Sie für die vorliegende Betreuung Drittmittel erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit unserem Abrechnungsformular ein.
Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung der Reise- und Unterbringungskosten der/des externen Expertin/Experten.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Betreuungsbeihilfe, wenn die externe Betreuung nicht stattfinden kann?

Die Betreuungsbeihilfe ist nicht auf eine andere Person oder einen anderen Zweck übertragbar. Sollte die externe Betreuung nicht stattfinden, verfällt die Beihilfe ohne Ersatz.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Betreuungsbeihilfe, wenn die externe Betreuung verschoben werden muss?

Es ist grundsätzlich möglich, eine externe Betreuung zu verschieben – allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für die Bewilligung ist, dass es sich weiterhin um den/die gleiche/n Experten/Expertin handelt und sich am Zweck des Aufenthalts nichts ändert.

 

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

 

Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Gutachterkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

 

Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe, werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

 

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Beträge in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Betreuungssbeihilfe bei einer Bewilligung auf maximal diesem Wert beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe, als auf dem Formular angegeben, erstattet zu bekommen.

 

Ich weiß noch nicht genau, wann die Betreuung durch die Expertin/den Experten stattfinden wird. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, zu welchem Zeitpunkt die Begutachtung durch die/den externen Expertin/Experten stattfinden wird, geben Sie nach Rücksprache mit der/dem externen Betreuer/in ein voraussichtliches Datum für den Aufenthalt an und weisen Sie im Bewerbungsformular bitte darauf hin, dass sich noch Änderungen bei den Aufenthaltsdaten ergeben können. Grundsätzlich sollte die externe Betreuung innerhalb von 6 Monaten nach den jeweiligen Stichtagen stattfinden.

 

Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für die beantragte Fördermaßnahme, Ihr Promotionsprojekt oder andere Forschungsprojekte zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Sollten SIe für die beantragte Fördermaßnahme Mittel von dritter Seite (für die Erstattung der Reise- und Unterbringungskosten der externen Gutachterin/des externen Gutachters) erhalten, erfolgt eine Verrechnung dieser Fördermittel mit der durch die Betreuungsbeihilfe bewilligten Fördersumme.

 

Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?

Die Stellungnahme sollte von Ihrer Erstbetreuerin/Ihrem Erstbetreuer ausgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberin/dem Bewerber zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg.de) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahmen gelten die gleichen Stichtage wie für die Bewerbungen.

Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin/des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein/e andere/r Hochschullehrer/in des Faches um die Begutachtung des Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.

 

 

Verantwortlich: Eric Herbst
Letzte Änderung: 18.12.2023
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