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Richtlinien / FAQs für die Bewerbung um einen Zuschuss zur Doktorandeninitiative an der Fakultät für Mathematik und Informatik
Das heiDOCS-Förderprogramm der Fakultät für Mathematik und Informatik ist im Herbst 2023 ausgelaufen.
Bitte reichen Sie keine Bewerbungen mehr ein.
Informationen zur Fortführung des Förderprogramms ab 2024 als universitätsweite zentrale Ausschreibung durch die Graduiertenakademie im Rahmen von heiDOCS 2.0 erhalten Sie hier:
https://www.graduateacademy.uni-heidelberg.de/foerderung/heidocs_main.html
Allgemeine Fragen
► Wer kann einen Zuschuss zur Doktorandeninitiative beantragen?
► Was ist unter Doktorandeninitiative zu verstehen?
► Welche Kosten werden im Rahmen des Zuschusses zur Doktorandeninitiative erstattet?
► Wann sollen wir uns bewerben?
► Wie können wir sichergehen, dass die Graduiertenakademie unsere Bewerbung erhalten hat?
► Wann erfahren wir, ob unsere Bewerbung erfolgreich war?
► Was müssen wir tun, um den Zuschuss ausbezahlt zu bekommen?
► Wann erfolgt die Auszahlung des Zuschusses?
► Können wir eine Abschlagszahlung beantragen?
► Was passiert mit dem bewilligten Zuschuss, wenn wir die Doktorandeninitiative nicht durchführen können?
► Was passiert mit dem bewilligten Zuschuss, wenn wir die Doktorandeninitiative verschieben müssen oder sich sonstige Änderungen ergeben?
Fragen zu den Bewerbungsunterlagen
► Was müssen wir beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
► Müssen wir abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
► Was sind Drittmittel und warum müssen wir diese angeben?
► Wer kann die Stellungnahme für unseren Antrag ausstellen?
Allgemeine Fragen
Wer kann einen Zuschuss zur Doktorandeninitiative beantragen?
Der Antrag für eine Doktorandeninitiative muss von mindestens zwei Doktoranden/innen unterschiedlicher Betreuer/innen der Fakultät für Mathematik und Informatik eingereicht werden. Zum Stichtag der Antragstellung muss eine/r der Bewerber/innen für mindestens sechs Monate an der Fakultät als Doktorand/in angenommen sein.
Die Berechtigung zur Förderung endet spätestens drei Monate nach Ablauf des Monats, in dem die letzte mündliche Prüfung stattfindet, bzw. mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wird (z.B. bei Abschluss des Promotionsverfahrens durch Publikation der Arbeit, Abbruch der Promotion oder einem Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).
Was ist unter Doktorandeninitiative zu verstehen?
Bei der Doktorandeninitiative handelt es sich um einen Zuschuss zur Finanzierung von gruppenbezogenen Maßnahmen, die von den Doktorandinnen und Doktoranden der Fakultät für Mathematik und Informatik selbst entwickelt und umgesetzt werden (bspw. Doktorandenseminare mit methodischen und thematischen Schwerpunkten zum Zwecke des Austauschs und der Vernetzung, Workshops, Tagungen, etc.).
Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.
Welche Kosten werden im Rahmen des Zuschusses zur Doktorandeninitiative erstattet?
Grundsätzlich können folgende Kosten, die direkt mit der Organisation und Durchführung der Doktorandeninitiative zusammenhängen, erstattet werden:
- Honorare sowie Reise- und Unterbringungskosten für externe Trainer/innen und Gastredner/innen
- Bewirtungskosten (bitte beachten Sie die Hinweise zu Repräsentations- und Bewirtungsausgaben)
- Materialkosten (bspw. für Poster, Broschüren, Fyler, Programmhefte)
- Raummiete
- Kurzzeitige Beschäftigungen von studentischen Hilfskräften
Die bewilligte Höhe des Zuschusses basiert auf der im Bewerbungsformular angegebenen Höhe der Kosten. Sollten die tatsächlichen Kosten über der angegebenen Höhe liegen, wird die Differenz nicht erstattet. Sollten die tatsächlichen Kosten der Doktorandeninitiative unter der bewilligten Fördersumme liegen, werden nur die tatsächlichen Kosten erstattet.
Wichtig:
Für die Erstattung der Ausgaben zur Durchführung einer Doktorandeninitiative gelten die haushaltsrechtlichen Bestimmungen der Universität Heidelberg. Bei Bewilligung der Maßnahme muss im Einzelfall geprüft werden, ob die von Ihnen angegebenen Kosten durch den Zuschuss zur Doktorandeninitiative erstattet werden können.
Wann sollen wir uns bewerben?
Bewerbungen können zu jedem Zeitpunkt eingereicht werden.
Die Begutachtung der Anträge erfolgt im halbjährlichen Rhythmus mit den unten aufgeführten Stichtagen für den Eingang der Bewerbungen. Die Förderentscheidung wird ca. 8 Wochen nach diesen Stichtagen bekannt gegeben.
Stichtage
| 10. Januar | für das darauffolgende Sommersemester |
| 10. Juli | für das darauffolgende Wintersemester |
Wichtig:
- Der Zuschuss kann nicht rückwirkend, d.h. für bereits in der Vergangenheit stattgefundene Doktorandeninitiativen, gewährt werden. Bitte beachten Sie daher die o.g. Stichtage bei Ihrer Antragstellung.
- Unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.
Wie können wir sichergehen, dass die Graduiertenakademie unsere Bewerbung erhalten hat?
Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.
Wann erfahren wir, ob unsere Bewerbung erfolgreich war?
Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 8 Wochen nach Ablauf der festgelegten Stichtage. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren.
Was müssen wir tun, um den Zuschuss ausbezahlt zu bekommen?
Für die Erstattung der Ausgaben, die nicht direkt von der Graduiertenakademie beglichen werden, sondern deren Kosten von Ihnen entrichtet werden, ist es notwendig, dass Sie das ausgefüllte Formular zur Auszahlung des Zuschusses zur Doktorandeninitiative (welches Ihnen zusammen mit dem positiven Bescheid zugeschickt wird) sowie alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten einreichen. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.
Sollten Sie Drittmittel für die Finanzierung der Doktorandeninitiative erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit unserem Abrechnungsformular ein. Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung von Kosten zur Durchführung der Doktorandeninitiative.
Wann erfolgt die Auszahlung des Zuschusses?
Bei Bewilligung des Zuschusses werden Ihnen die Kosten nach Durchführung der Doktorandeninitiative und Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforderlichen Nachweise spätestens acht Wochen nach Abschluss der Doktorandeninitiative in der Graduiertenakademie eingereicht werden müssen.
Die Auszahlung von Honoraren sowie Reise- und Unterbringungskosten an externe Trainer/innen und Gastredner/innen erfolgt durch die Graduiertenakademie. Voraussetzung für die Auszahlung ist, dass bestimmte vertragliche Vereinbarungen im Voraus abgeschlossen werden. Alle notwendigen Informationen werden Ihnen bei Bewilligung des Zuschusses zur Verfügung gestellt.
Können wir eine Abschlagszahlung beantragen?
Ja. Für Kosten, die direkt von Ihnen entrichtet werden (bspw. Druckkosten für Programmhefte o.ä.), können Sie ab einer Summe von 200 Euro im Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewilligung des Zuschusses wird der Abschlag in Höhe von 80% der genannten Summe ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% des genannten Betrags erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen und unter Berücksichtigung der maximalen Fördersumme.
Bitte beachten Sie:
- Die Auszahlung des Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens acht Wochen nach Abschluss der Doktorandeninitiative in der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Doktorandeninitiative nicht durchgeführt werden, muss umgehend eine Rückerstattung der Abschlagszahlung an die Graduiertenakademie erfolgen.
- Sollten die tatsächlichen Kosten unter der Höhe der Abschlagszahlung liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.
Was passiert mit unserem bewilligten Zuschuss, wenn wir die Doktorandeninitiative nicht durchführen können?
Der Zuschuss ist weder auf einen andere Doktorandeninitiative noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie die Maßnahme nicht durchführen können, verfällt der Zuschuss ohne Ersatz.
Was passiert mit unserem bewilligten Zuschuss, wenn wir die Doktorandeninitiative verschieben müssen oder sich sonstige Änderungen ergeben?
Sollten sich Änderungen bei der Doktorandeninitiative ergeben, informieren Sie bitte schnellstmöglich die Graduiertenakademie. Wir werden im Einzelfall prüfen und entscheiden, ob die Bewilligung aufrechterhalten werden kann.
Fragen zu den Bewerbungsunterlagen
Was müssen wir beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Gutachterkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.
Müssen wir abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe, werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.
Was sind Drittmittel und warum müssen wir diese angeben?
Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für die vorliegende Doktorandeninitiative, Ihr Promotionsprojekt oder andere Forschungsprojekte zur Verfügung gestellt werden oder wurden.
Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss oder Stipendium von einer anderen Seite als Auszeichnung bewertet.
Sollten Sie bereits eine Förderung von dritter Seite für die Umsetzung der Doktorandeninitiative erhalten, erfolgt eine Anrechnung der Drittmittel auf die Fördersumme.
Wer kann die Stellungnahme für unseren Antrag ausstellen?
Die Stellungnahme muss von Ihren Betreuerinnen/Betreuern ausgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber den Bewerberinnen/Bewerbern zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg.de) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gelten die gleichen Stichtage wie für die Bewerbungen.
