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Allgemeine Fragen

► Wer kann eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?
► Für welche Arten von Reisen kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?
► Welche Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet?
► Wann soll ich mich bewerben?
► Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters (bei Konferenzen / Summer oder Winter Schools) oder das Einladungsschreiben (bei Forschungsreisen / Forschungsaufenthalten) vorliegt?
► Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben?
► Kann ich mehrere Mobilitätsbeihilfen erhalten?
► Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
► Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
► Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
► Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?
► Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?
► Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
► Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise oder meinen Forschungsaufenthalt verschieben muss?

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

► Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
► Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
► Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
► Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

 

 

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Allgemeine Fragen

 

Wer kann eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?

Antragsberechtigt sind ausschließlich Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Philosophischen Fakultät der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen sind.

Die Berechtigung zur Förderung endet spätestens drei Monate nach Ablauf des Monats, in dem die letzte mündliche Prüfung stattfindet, bzw. mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wird (z.B. bei Abschluss des Promotionsverfahrens durch Publikation der Arbeit, Abbruch der Promotion oder einem Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).

Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

 

Für welche Arten von Reisen kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?

Sie können eine Mobilitätsbeihilfe beantragen, um:

• an einer Konferenz teilzunehmen, die eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweist. Die Konferenz kann im In- oder Ausland stattfinden. Ein eigener Beitrag (bpsw. durch eine Posterpräsentation oder einen Vortrag) wird erwartet. Bitte geben Sie die Art Ihrer Teilnahme im Antrag unmissverständlich an. Nur in besonders begründeten Ausnahmefällen kann die Mobilitätsbeihilfe für die Teilnahme an einer Konferenz als Gast (ohne aktiven  Beitrag) gewährt werden. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit der Graduiertenakademie in Verbindung (ga-docs@uni-heidelberg.de)
• an einer Summer oder Winter School oder Ähnliches teilzunehmen, die eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweist. Die Veranstaltung kann im In- oder Ausland stattfinden.
• eine Forschungsreise oder einen Forschungsaufenthalt im In- oder Ausland zwecks Datenerhebung, Feldforschung, Recherchearbeiten in Bibliotheken oder Archiven, Durchführung von Interviews, Gebrauch von speziellen Geräten, Vernetzung usw. durchzuführen. Die Forschungsreise/der Forschungsaufenthalt muss eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweisen.

Bitte beachten Sie die Reiseregelungen der Universität Heidelberg und die länderspezifischen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes.

 

Welche Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet?

Die Mobilitätsbeihilfe erstattet ausschließlich Kosten für die Hin- und Rückreise zur Veranstaltung/ Forschungseinrichtung sowie für die Beförderung vor Ort (Flugtickets, Zugtickets, öffentliche Verkehrsmittel). Ausgaben für Mietwagen können nur in begründeten Ausnahmefällen erstattet werden. Taxikosten sind nicht erstattungsfähig.

Die Höhe der Mobilitätsbeihilfe basiert auf den Ausgaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular angeben. Weiterhin gilt die maximale Fördersumme von 500 Euro pro Doktorand/in für die gesamte Promotionsphase.

Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise die von Ihnen im Bewerbungsformular angegebenen Kosten oder die oben genannte maximale Fördersumme überschreiten, wird die Differenz nicht erstattet.

 

Wann soll ich mich bewerben?

Bewerbungen können zu jedem Zeitpunkt eingereicht werden.

Die Begutachtung der Anträge erfolgt nach den aufgeführten Stichtagen für den Eingang der Bewerbungen. Die Reisen sollten innerhalb von 6 Monaten nach den jeweiligen Stichtagen stattfinden.
 

Stichtage:

1. Januar

1. April

1. Juli

Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Reisezeitraums und dem entsprechenden Stichtag ein. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Bewerbung zum frühestmöglichen Stichtag einzureichen. Die Förderentscheidung wird 4 bis 6 Wochen nach den oben aufgeführten Stichtagen bekannt gegeben. Sollte Ihre Reise während dieser 4 bis 6 wöchigen Begutachtungsphase stattfindet, können wir Sie nicht vor Beginn Ihrer Reise über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.

Wichtig: Anträge, die nach der passenden Frist eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

 

Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters (bei Konferenzen / Summer oder Winter Schools) oder das Einladungsschreiben (bei Forschungsreisen / Forschungsaufenthalten) vorliegt?

Ja. Der Zuschuss wird in diesem Fall unter Vorbehalt der Ausstellung der Teilnahmebestätigung / des Einladungsschreibens bewilligt. Bitte geben Sie im Bewerbungsformular an entsprechender Stelle an, wann Sie damit rechnen die Bestätigung zu erhalten und reichen Sie diese nach Erhalt unverzüglich per E-Mail (ga-docs@uni-heidelberg.de) in der Graduiertenakademie ein.

 

Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben?

Ja. Sofern die Reisen nicht zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, können Sie sich unter Berücksichtigung der genannten Stichtage und Reisezeiträume für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihnen für die gesamte Promotionsphase maximal 500 Euro Mobilitätsbeihilfe gewährt werden kann. Sollten Sie sich für mehrere Mobilitätsbeihilfen gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Schritten und Unterlagen (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) eingereicht werden.

 

Kann ich mehrere Mobilitätsbeihilfen erhalten?

Ja. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihnen für die gesamte Promotionsphase maximal 500 Euro Mobilitätsbeihilfe gewährt werden kann.

 

Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?

Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

 

Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 4 bis 6 Wochen nach Ablauf der festgelegten Stichtage. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren.
Leider ist es auch nicht möglich, das Verfahren für Reisen, die bereits innerhalb des 4 bis 6 wöchigen Begutachtungszeitraums stattfinden, zu beschleunigen. Falls Ihre Reise innerhalb dieses Zeitraums stattfindet, können wir nicht gewährleisten, dass Sie den Bescheid vor Antritt Ihrer Reise erhalten.

 

Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?

Für die Auszahlung des Zuschusses ist es notwendig, dass Sie das ausgefüllte Formular zur Erstattung der Reisekosten (welches Ihnen zusammen mit dem positiven Bescheid zugeschickt wird) sowie alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten einreichen. Bitte beachten Sie, dass nur die hier aufgeführten Kosten durch die Mobilitätsbeihilfe gedeckt werden können. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.

Sollten Sie für die vorliegende Reise Drittmittel erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit unserem Abrechnungsformular ein. Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung der Transportkosten.

 

Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?

Bei Bewilligung des Zuschusses werden Ihnen die zugesagten Kosten (auf der Grundlage von Ihren Angaben im Bewerbungsformular und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme i.H.v. 500 Euro) nach Ablauf der Reise und Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforderlichen Nachweise spätestens einen Monat nach Ende der Reise in der Graduiertenakademie eingereicht werden müssen.

 

Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?

Ja. Für Reisekosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie im Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe wird der Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.

Bitte beachten Sie:

• Die Auszahlung des Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Ablauf der Reise in der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Reise nicht angetreten werden, muss umgehend eine Rückerstattung der Abschlagszahlung an die Graduiertenakademie erfolgen.
• Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise unter der Höhe der Abschlagszahlung liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?

Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihre Reise nicht antreten können, verfällt die Mobilitätsbeihilfe ohne Ersatz. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Bitte beachten Sie, dass die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung nicht durch die Mobilitätsbeihilfe abgedeckt werden können.

Bewilligte Fördersummen, die nicht von Ihnen abgerufen werden, werden nicht von der maximal möglichen Fördersumme abgezogen.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise oder meinen Forschungsaufenthalt verschieben muss?

Es ist grundsätzlich möglich, eine Forschungsreise oder einen Forschungsaufenthalt zu verschieben – allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für die Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.

 

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

 

Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Gutachterkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

 

Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe, werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

 

Ich weiß noch nicht genau genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten Ihrer Reise sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Mobilitätsbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersummen) beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe, als auf dem Formular angegeben, erstattet zu bekommen.

 

Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für Ihre Reise zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Sollten Sie für die vorliegende Reise eine Förderung von dritter Seite zur Finanzierung der Transportkosten erhalten, erfolgt eine Verrechnung der Drittmittel mit der durch die Mobilitätsbeihilfe bewilligten Fördersumme bzw. den tatsächlichen Kosten Ihrer Reise.