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Richtlinien / FAQs für die Bewerbung um eine Beihilfe aus dem heiDOCS-beCULT Programm "Promotionsförderung" an der Fakultät für Verhaltens- und Empirische Kulturwissenschaften


Das heiDOCS-beCULT Förderprogramm der Fakultät für Verhaltens- und Empirische Kulturwissenschaften ist im Herbst 2023 ausgelaufen.
Bitte reichen Sie keine Bewerbungen mehr ein.
 

Informationen zur Fortführung des Förderprogramms ab 2024 als universitätsweite zentrale Ausschreibung durch die Graduiertenakademie im Rahmen von heiDOCS 2.0 erhalten Sie hier:
https://www.graduateacademy.uni-heidelberg.de/foerderung/heidocs_main.html  

 

 




Auf dieser Seite finden Sie alle notwendigen Informationen für die Bewerbung um eine Beihilfe aus dem heiDOCS-beCULT Programm „Promotionsförderung“.

Bitte beachten Sie sowohl die Informationen zu den Allgemeinen Fragen als auch die Hinweise zu den Spezifischen Fragen zu den einzelnen Fördermaßnahmen

» Mobilitätsbeihilfen
» Abschlussbeihilfen
» Projektbeihilfen
» Beratungsbeihilfen

 

Allgemeine Fragen

Wer kann eine Beihilfe aus dem heiDOCS-beCULT Programm "Promotionsförderung" beantragen?
Wann soll ich mich bewerben?
Gibt es eine maximale Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms?
Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms "Promotionsförderung" bewerben?
Kann ich mehrere Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms "Promotionsförderung" erhalten?
► Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
► Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
► Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
► Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
► Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

 

Spezifische Fragen zu den einzelnen Fördermaßnahmen

Mobilitätsbeihilfen

► Wofür kann ich eine Mobilitätbeihilfe beantragen?
Welche Reisezeiträume gilt es bei der Antragstellung zu beachten?
Welche Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet?
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
► Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?
► Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?
► Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
► Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?

 

Abschlussbeihilfen

Wofür kann ich eine Abschlussbeihilfe beantragen?
Welche Förderzeiträume gilt es bei der Antragstellung zu beachten?
Wie hoch ist die Förderung?
Wie hoch ist die Kinderzulage und wie kann ich sie beantragen?
► Ab wann und wie lange erhalte ich die Abschlussbeihilfe?
► Was muss ich beachten, wenn ich bis zu drei Monate vor Beginn der Förderung einem Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg (ausgenommen Uniklinik) nachgegangen bin? 
► Kann ich während des Bezugs der Abschlussbeihilfe ein Einkommen aus einem Beschäftigungsverhältnis beziehen oder ein anderes Stipendium erhalten?
► Gibt es eine Frist für die Einreichung der Dissertation nach Erhalt der Abschlussbeihilfe?
► Kann ich die Förderung unterbrechen?

 

Projektbeihilfen

Wofür kann ich eine Projektbeihilfe beantragen?
Welchen Förderzeitraum gilt es bei der Antragstellung zu beachten?
Wie hoch ist die Förderung?
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meines Projekts sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
► Was muss ich tun, um die Projektbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
Wann erfolgt die Auszahlung der Projektbeihilfe?
Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?
Was passiert mit meiner bewilligten Projektbeihilfe, wenn ich das geplante Projekt nicht durchführen kann?

 

Beratungsbeihilfen

Wofür kann ich eine Beratungsbeihilfe beantragen?
Welchen Förderzeitraum gilt es bei der Antragsstellung zu beachten?
Wie hoch ist die Förderung?
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Was muss ich tun, um die Beratungsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
► Was passiert mit meiner bewilligten Beratungsbeihilfe, wenn die externe Beratung nicht stattfinden kann?
► Was passiert mit meiner bewilligten Beratungsbeihilfe, wenn die externe Beratung verschoben werden muss?

 



Allgemeine Fragen

 

Wer kann eine Beihilfe aus dem heiDOCS-beCULT Programm "Promotionsförderung" beantragen?

Antragsberechtigt sind ausschließlich Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Fakultät für Verhaltens- und Empirische Kulturwissenschaften der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen sind.

 

Wann soll ich mich bewerben?

Bewerbungen können zu jedem Zeitpunkt eingereicht werden.

Die Begutachtung der Anträge erfolgt im vierteljährlichen Rhythmus mit den unten aufgeführten Stichtagen für den Eingang der Bewerbungen.

Stichtage:         

1. Januar
1. April    
1. Juli
1. Oktober


Die Förderentscheidung wird 6 bis 8 Wochen nach den Stichtagen bekannt gegeben.
 

Wichtig:

Gibt es eine maximale Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms?

Ja. Jeder Doktorandin/jedem Doktoranden stehen für die gesamte Promotionsphase maximal 1.500 Euro für Beihilfen aus den heiDOCS-beCULT Programmen „Promotions­förderung“ und „Karriereentwicklung zu (Aus­nahmen: Abschlussbeihilfen und Lektoratszuschüsse).

 

Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms "Promotionsförderung" bewerben?

Ja. Sie können sich gleichzeitig für mehrere Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms „Promotions­förderung“ bewerben.

Wichtig: Sollten Sie sich für mehrere Beihilfen gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine ge­sonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Schritten und Unterlagen (siehe: » Bewerbungs­verfahren und -formulare) eingereicht werden.

 

Kann ich mehrere Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms "Promotionsförderung" erhalten?

Ja. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihnen für die gesamte Promotions­phase maximal 1.500 Euro für Beihilfen aus den heiDOCS-beCULT Programmen „Promotions­förderung“ und „Karriere­entwicklung gewährt werden können (Aus­nahmen: Abschlussbeihilfen und Lektoratszuschüsse).

 

Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Aus­füllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.

Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen.
Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.

Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Ein­tragungen
und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Gutachterkommission kann keinen Text
außerhalb der angegebenen Felder lesen.

Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen
die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

 

Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Doku­mente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe, werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

 

Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für die beantragte Fördermaßnahme zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Sollten Sie für die beantragte Fördermaßnahme Mittel von dritter Seite erhalten, erfolgt unter Umständen eine Verrechnung dieser Fördermittel mit der durch das heiDOCS-beCULT Programm bewilligten Fördersumme.

 

Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?

Die Stellungnahme muss von Ihrer Erstberaterin/Ihrem Erstberater ausgestellt werden. Für das Einreichen der Stellungnahmen gelten die gleichen Stichtage wie für die Bewerbungen. Ihre Beraterin/Ihr Berater wird gebeten, das Formular für die Stellungnahme per E-Mail bei der Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg.de) einzureichen.

Bitte beachten Sie:

  • Die Stellungnahme ist gegenüber der Bewerber/in/dem Bewerber vertraulich zu behandeln.
  • Für einen Antrag um eine Mobilitätsbeihilfe / Projektbeihilfe / Beratungsbeihilfe wird ein anderes Formular für die Stellungnahme zur Verfügung gestellt als für einen Antrag um eine Abschlussbeihilfe (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare).

 

Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?

Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

 

Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 6 bis 8 Wochen nach Ablauf der festgelegten Stichtage. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt. Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren.
 

 

Spezifische Fragen zu den einzelnen Fördermaßnahmen

 

Mobilitätsbeihilfen
 

Wofür kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?

Sie können eine Mobilitätsbeihilfe beantragen, um:

  • an einer Konferenz teilzunehmen, die eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweist. Die Konferenz kann im In- oder Ausland stattfinden. Ein eigener Beitrag  (bspw. durch eine Poster­präsentation oder einen Vortrag) wird erwartet. Bitte geben Sie die Art Ihrer Teilnahme im Bewer­bungsformular unmissverständlich an. Nur in besonders begründeten Ausnahmefällen kann die Mobilitätsbeihilfe für die Teilnahme an einer Konferenz als Gast (ohne aktiven  Beitrag) gewährt werden. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit der Graduiertenakademie in Verbindung (ga-docs@uni-heidelberg.de).
  • an einer Summer oder Winter School, einem Workshop o.ä. teilzunehmen. Eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit muss bestehen. Die Veranstaltung kann im In- oder Ausland stattfinden.
  • eine Forschungsreise im In- oder Ausland zwecks Datenerhebung, Feld­forschung, Recherche­arbeiten in Bibliotheken oder Archiven, Durchführung von Interviews, Gebrauch von speziellen Geräten, Vernetzung usw. durchzuführen. Die Forschungsreise muss eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweisen.

Die Berechtigung zur Förderung endet spätestens drei Monate nach Ablauf des Monats, in dem die letzte mündliche Prüfung stattfindet, bzw. mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wird (z.B. bei Abschluss des Promotions­verfahrens durch Publikation der Arbeit, Abbruch der Promotion oder einem Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).

Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

Bitte beachten Sie die Reiseregelungen der Universität Heidelberg und die länderspezifischen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes.

 

Welche Reisezeiträume gilt es bei der Antragsstellung zu beachten?

Ihre Reise sollte innerhalb von 12 Monaten nach den jeweiligen Stichtagen stattfinden. Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Reisezeitraums und dem entsprechenden Stichtag ein. Die Förderentscheidung wird 6 bis 8 Wochen nach den Stichtagen bekannt gegeben. Sollte Ihre Reise während dieser 6 bis 8 wöchigen Begutachtungsphase stattfinden, können wir Sie nicht vor Beginn Ihrer Reise über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.

Wichtig: Anträge, die nach der passenden Frist eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

 

Welche Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet?

Folgende Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet:

  • Kosten für Hin- und Rückreise sowie die Beförderung vor Ort (Flugtickets, Zugtickets, öffentliche Verkehrsmittel, etc.)
  • Kosten für Unterbringung (Hotel, Pension, Gästezimmer)
  • Konferenzgebühren
     

Folgende Ausgaben sind nicht erstattungsfähig:

  • Kosten für Verpflegung
  • Kosten für Bücher, Fotokopien und Freizeitaktivitäten
  • Kosten für private Reisen
  • Kosten für Reiserücktrittsversicherungen

Bitte beachten Sie: Übernachtungskosten sind frühestens ab einem Tag vor Beginn und bis zu maximal einen Tag nach Ende der Veranstaltung erstattungsfähig.
 

Die Höhe der Mobilitätsbeihilfe basiert auf den Angaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular machen. Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise die von Ihnen im Bewerbungsformular angegebenen Kosten oder die oben festgelegte maximale Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms überschreiten, wird die Differenz nicht erstattet.

 

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten Ihrer Reise sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Mobilitätsbeihilfe bei einer Bewilligung auf maximal diesem Wert beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe, als auf dem Formular angegeben, erstattet zu bekommen.

 

Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?

Für die Auszahlung des Zuschusses ist es notwendig, dass Sie das ausgefüllte Formular zur Er­stattung der Reisekosten (welches Ihnen zusammen mit dem positiven Bescheid zugeschickt wird) sowie alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten einreichen. Bitte beachten Sie, dass nur die hier aufgeführten Kosten durch die Mobilitätsbeihilfe gedeckt werden können. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.

Sollten Sie für die vorliegende Reise Drittmittel erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit unserem Abrechnungsformular ein. Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung der Teilnahmegebühren, Transport- oder Übernachtungskosten.

 

Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?

Bei Bewilligung des Zuschusses werden Ihnen die zugesagten Kosten nach Ablauf der Reise und Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforderlichen Nachweise spätestens einen Monat nach Ende der Reise in der Gra­duiertenakademie eingereicht werden müssen.

 

Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?

Ja. Für Reisekosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie im Bewerbungs­formular (siehe:
» Bewerbungsverfahren und -formulare) eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewilligung der Mobilitäts­beihilfe wird der Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der verbliebenen und bewilligten Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.

Wichtig:

  • Die Auszahlung des Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie wider­rufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Ab­lauf der Reise in der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Reise nicht angetreten werden, muss umgehend eine Rückerstattung der Ab­schlags­zahlung an die Graduierten­akademie erfolgen.
  • Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise unter der Höhe der Abschlagszahlung liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?

Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihre Reise nicht antreten können, verfällt die Mobilitätsbeihilfe ohne Ersatz. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktritts-versicherung. Bitte beachten Sie, dass die Kosten einer Reiserück­trittsversicherung nicht durch die Mobilitätsbeihilfe abgedeckt werden können.

Wichtig: Bewilligte Fördersummen, die nicht von Ihnen abgerufen werden, werden nicht von der maximalen Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms abgezogen.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?

Es ist grundsätzlich möglich, eine Forschungsreise zu verschieben – allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für die Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.

 

 

Abschlussbeihilfen
 

Wofür kann ich eine Abschlussbeihilfe beantragen?

Die Abschlussbeihilfe dient als finanzielle Unterstützung für die Endphase der Promotion. Sie wird für die Fertigstellung der Dissertationsschrift und für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten ausge­zahlt. Die Abschlussbeihilfe kann nicht für den Zeitraum zwischen Einreichung der Dissertation und Disputation Ihrer Arbeit ausgezahlt werden.
 

Bitte beachten Sie: Abschlussbeihilfen können nur an zuvor drittmittel-finanzierte (bspw. Stipendium oder externe Projektstelle) oder selbst-finanzierte Doktorandinnen und Doktoranden der Fakultät für Verhaltens- und Empirische Kulturwissenschaften ausgezahlt werden.

Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

 

Welche Förderzeiträume gilt es bei der Antragsstellung zu beachten?

Die Abschlussbeihilfe kann frühestens zwei bis maximal sechs Monate nach den jeweiligen Stichtagen beginnen, d.h.:
 

Stichtage                   Beginn der Förderung

1. Januar 1. März bis 1. Juni desselben Jahres
1. April 1. Juni bis 1. September desselben Jahres
1. Juli 1. September bis 1. Dezember desselben Jahres
1. Oktober            1. Dezember bis 1. März des Folgejahres


Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Förderzeitraums und dem entsprechenden Stichtag ein. Die Förderentscheidung wird 6 bis 8 Wochen nach den oben aufgeführten Stichtagen bekannt gegeben.

Wichtig:

  • Die Beihilfe kann nicht rückwirkend ausgezahlt werden.
  • Unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.
     

Wie hoch ist die Förderung?

Die Abschlussbeihilfe beträgt max. 1.200 Euro pro Monat. Die Auszahlung der Förderung erfolgt monatlich. Sollten Sie Kinder haben, können Sie eine Kinderzulage beantragen.

 

Wie hoch ist die Kinderzulage und wie kann ich sie beantragen?

Die Kinderzulage beträgt 400 Euro/Monat. Für jedes weitere Kind erhöht sich die Kinderzulage um jeweils 100 Euro/Monat. Bei Bewilligung der Abschlussbeihilfe wird Ihnen das Antragsformular für den Kinderzuschlag zugeschickt. Bitte geben Sie daher im Online-Antragsformular an, ob und wie viele Kinder Sie haben.

Bitte beachten Sie die folgenden Voraussetzungen für den  Bezug der Kinderzulage. Sie können die Kinderzulage erhalten, wenn

  • Ihnen oder Ihrer/Ihrem (Ehe)Partner/in für ein gemeinsames Kind Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz oder Bundeskindergeldgesetz gewährt wird,
  • Ihnen als Alleinstehendem/r für ein Kind Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz oder Bundeskindergeldgesetz gewährt wird,
  • Sie aufgrund Ihrer ausländischen Staatsangehörigkeit keinen Rechtsanspruch auf Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz oder dem Bundeskindergeldgesetz haben und durch Vorlage einer Bescheinigung des Einwohnermeldeamtes nachweisen können, dass Ihre Kinder mit Ihnen in häuslicher Gemeinschaft leben.

 

Ab wann und wie lange erhalte ich die Abschlussbeihilfe?

Die Förderung beginnt frühestens einen bis maximal sechs Monate nach den genannten Stichtagen. Die Abschlussbeihilfe wird für die Dauer von maximal 6 Monaten ausgezahlt. Den Startzeitpunkt sowie die Dauer der Förderung können Sie unter Berücksichtigung der Stichtage und den entsprechend vorgegebenen Zeiträumen für den Beginn der Förderung frei wählen. Eine Förderung kann nur zum Monatsersten beginnen und zum Monatsletzten enden. Bitte geben Sie im Bewerbungsformular den gewünschten Zeitraum für die Förderung an. 

Bitte beachten Sie: Der beantragte Zeitraum der Förderung sollte den geplanten Arbeits­schritten bis zur Abgabe der Dissertation entsprechen.

 

Was muss ich beachten, wenn ich bis zu drei Monate vor Beginn der Förderung einem Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg (ausgenommen Uniklinik) nachgegangen bin?

Sollten Sie bis zu drei Monate vor Beginn der Förderung einer Beschäftigung als Mitarbeiter/in nach TV-L oder als wissenschaftliche Hilfskraft an der Universität Heidelberg (ausgenommen Uniklinikum) mit einem Umfang von mehr als 25% einer Vollzeitbeschäftigung nachgegangen sein, welche im direkten Zusammenhang mit Ihrem Promotionsprojekt stand (d.h. im Rahmen dessen Sie ein Einkommen für die inhaltliche Bearbeitung Ihres Promotionsprojektes bezogen), ist die Förderung durch die heiDOCS-Überbrückungsbeihilfe während dieses Zeitraums i.d.R. nicht möglich. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg.de).

 

Kann ich während des Bezugs der Abschlussbeihilfe ein Einkommen aus einem Beschäftigungsverhältnis beziehen oder ein anderes Stipendium erhalten?

Die Abschlussbeihilfe dient dem Zweck, Ihr Promotionsvorhaben zügig und erfolgreich abzuschlie­ßen. Daher sollten Sie sich während Erhalt der Abschlussbeihilfe ausschließ­lich der Fertigstellung Ihrer Dissertationsschrift widmen. Ebenso dient die Abschluss­beihilfe dazu, besonders bedürftige Doktorandinnen und Doktoranden in ihrer Abschlussphase finanziell zu unterstützen. Sollten Sie also während des Bezugs der Abschlussbeihilfe ein Einkommen aus einem Beschäftigungs­verhältnis beziehen oder ein anderes Stipendium erhalten, so müssen die Gründe dafür in Ihrem Antrag deutlich darlegt werden. Bitte reichen Sie hierfür ein Begründungsschreiben mit Ihrem Bewerbungs­formular in der Graduiertenakademie ein (ga-docs@uni-heidelberg.de).

Bitte beachten Sie: Bei einem Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Heidelberg (z.B. als geprüfte wissenschaftliche Hilfskraft oder als Mitarbeiter/in nach TV-L) ist zu beachten, dass zwischen der durch die Abschlussbeihilfe geförderten Tätigkeit und dem Beschäftigungsverhältnis kein zeitlicher, örtlicher und inhaltlicher Zusammenhang bestehen darf. Dies schließt einen Bezug zum Fach des Dissertationsvorhabens nicht aus.

Wichtig: Sollten sich während Erhalt der Abschlussbeihilfe Änderungen in Ihrem Einkommensver­hältnis ergeben, kontaktieren Sie bitte umgehend die Graduierten­akademie.

 

Gibt es eine Frist für die Einreichung der Dissertation nach Erhalt der Abschlussbeihilfe?

Ja. Die Dissertation muss spätestens 3 Monate nach Ablauf der Förderung in der Fakultät einge­reicht werden. Bitte reichen Sie eine Bestätigung von der Fakultät über die Abgabe der Doktorarbeit binnen dieser Frist in der Graduiertenakademie ein.

Sollte die Arbeit innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf der Förderung nicht fertiggestellt sein, sind zu diesem Zeitpunkt ein Zwischenbericht über den Stand der Arbeit samt einem Arbeitsplan sowie einer kurzen Stellungnahme Ihrer Beraterin/Ihres Beraters in der Graduiertenakademie einzureichen. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht binnen der o.g. Frist eingehen, behält sich die Graduiertenakademie vor, die Bewilligung ganz oder teilweise zu widerrufen.

 

Kann ich die Förderung unterbrechen?

Ja. In begründeten Ausnahmefällen (bspw. Krankheit, Schwangerschaft, besondere familiäre Be­lastung) kann die Förderung um bis zu 12 Monate unterbrochen werden, sofern Ihr/e Promotions­berater/in bestätigt, dass der Abschluss des Promotions­vorhabens durch die Unterbrechung nicht gefährdet wird. Bitte kontaktieren Sie im Fall einer Unterbrechung umgehend die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg.de). 

 

 

Projektbeihilfen
 

Wofür kann ich eine Projektbeihilfe beantragen?

Die Projektbeihilfe dient als finanzielle Unterstützung für die Durchführung von promotionsrelevanten Projekten bzw. den Erwerb von projektbezogenen Materialien (bspw. Probandenvergütung, Druck von Fragebögen oder Postern/ Flyer für Aushänge o.ä.).

Bitte stellen Sie sicher, dass die Erhebung, Verarbeitung und Verwahrung der Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung erfolgt.

Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

Welchen Förderzeitraum gilt es bei der Antragsstellung zu beachten?

Der Zuschuss kann nicht für bereits in der Vergangenheit durchgeführte Projektmaßnahmen gewährt werden. Die Förderentscheidung wird 6bis 8 Wochen nach den Stichtagen bekannt gegeben. Sollten Ausgaben für die Durchführung Ihres Projektes während dieser 6 bis 8 wöchigen Begutach­tungs­phase anfallen, können wir Sie nicht rechtzeitig über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.

Wichtig: Unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

 

Wie hoch ist die Förderung?

Die Höhe der Projektbeihilfe basiert auf den Angaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular machen. Sollten die tatsächlichen Kosten für die Durchführung Ihres Projektes die von Ihnen im Bewerbungs­formular angegebenen Kosten oder die oben festgelegte maximale Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms überschreiten, wird die Differenz nicht erstattet.

 

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meines Projekts sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten Ihres Projekts sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Projektbeihilfe bei einer Bewilligung auf maximal diesem Wert beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe, als auf dem Formular angegeben, erstattet zu  bekommen.

 

Was muss ich tun, um die Projektbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?

Für die Auszahlung des Zuschusses ist es notwendig, dass Sie das ausgefüllte Formular zur Erstattung der Projektkosten (welches Ihnen zusammen mit dem positiven Bescheid zugeschickt wird) sowie alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten einreichen. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.

Sollten Sie für das vorliegende Projekt Drittmittel erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit unserem Abrechnungsformular ein. Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung der Projektkosten, für die Sie sich hier bewerben (bspw. Probandenvergütung, Druck von Fragebögen oder Postern/Flyer für Aushänge o.ä.).

 

Wann erfolgt die Auszahlung der Projektbeihilfe?

Bei Bewilligung des Zuschusses werden Ihnen die zugesagten Kosten nach Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Die Auszahlung der Beihilfe erfolgt nach Durchführung des Projekts. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforder­lichen Nachweise spätestens einen Monat nach Durchführung des Projekts in der Graduierten­akademie eingereicht werden müssen.

 

Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?

Ja. Für Projektkosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie im Bewerbungs­formular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewil­ligung der Projektbeihilfe wird der Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der verbliebenen und bewilligten Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.

Bitte beachten Sie:

  • Die Auszahlung des Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Durchführung des Projekts in der Graduiertenakademie eingehen oder sollte das Projekt nicht durchgeführt werden, muss umgehend eine Rückerstattung der Ab­schlags­zahlung an die Graduiertenakademie erfolgen.
  • Sollten die tatsächlichen Kosten Ihres Projekts unter der Höhe der Abschlagszahlung liegen,
    muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.
     

Was passiert mit meiner bewilligten Projektbeihilfe, wenn ich das geplante Projekt nicht durchführen kann?

Der Zuschuss ist weder auf ein anderes Projekt noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihr Projekt nicht durchführen können, verfällt die Projektbeihilfe ohne Ersatz.

Wichtig: Bewilligte Fördersummen, die nicht von Ihnen abgerufen werden, werden nicht von der maximalen Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms abgezogen.

 

 

Beratungsbeihilfen
 

Wofür kann ich eine Beratungsbeihilfe beantragen?

Die Beratungsbeihilfe dient dazu, Ihr Promotionsvorhaben von einem/einer internationale/n Experten/ Expertin begutachten zu lassen. Bitte beachten Sie, dass nur Reise- und Unterbringungskosten der internationalen Gutachter/innen erstattungsfähig sind; Honorare können nicht ausgezahlt werden.

 

Welchen Förderzeitraum gilt es bei der Antragsstellung zu beachten?

Die Betreuung durch die/den internationale/n Expertin/Experten sollte innerhalb von 12 Monaten nach den jeweiligen Stichtagen stattfinden. Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Beratungszeitraums und dem entsprechenden Stichtag ein. Die Förderentscheidung wird 6 bis 8 Wochen nach den Stichtagen bekannt gegeben. Sollte die Beratung während dieser 6 bis 8 wöchigen Begutachtungsphase stattfinden, können wir Sie nicht vor Beginn der Beratungsphase über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.

Wichtig: Anträge, die nach der passenden Frist eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

 

Wie hoch ist die Förderung?

Die Höhe der Beratungsbeihilfe basiert auf den Angaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular machen. Sollten die tatsächlichen Kosten für die Beratung die von Ihnen im Bewerbungsformular angegebenen Kosten oder die oben festgelegte maximale Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms überschreiten, wird die Differenz nicht erstattet.

 

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Beträge in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Beratungsbeihilfe bei einer Bewilligung auf maximal diesem Wert beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe, als auf dem Formular angegeben, erstattet zu bekommen.

 

Was muss ich tun, um die Beratungsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?

Für die Auszahlung des Zuschusses ist es notwendig, dass Sie das ausgefüllte Formular zur Erstattung der Beratungskosten (welches Ihnen zusammen mit dem positiven Bescheid zugeschickt wird) sowie alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Reise- und Unterbringungskosten der/des internationalen Expertin/Experten in der Graduiertenakademie einreichen. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.

Sollten Sie für das vorliegende Beratung Drittmittel erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit unserem Abrechnungsformular ein. Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung der Reise- und Unterbringungskosten der/des internationalen Expertin/Experten.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Beratungsbeihilfe, wenn die externe Beratung nicht stattfinden kann?

Die Beratungsbeihilfe ist nicht auf eine andere Person oder einen anderen Zweck übertragbar. Sollte die externe Betreuung nicht stattfinden, verfällt die Beratungsbeihilfe ohne Ersatz.

Wichtig: Bewilligte Fördersummen, die nicht von Ihnen abgerufen werden, werden nicht von der maximalen Fördersumme für Beihilfen des heiDOCS-beCULT Programms abgezogen.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Beratungsbeihilfe, wenn die externe Beratung verschoben werden muss?

Es ist grundsätzlich möglich, eine externe Beratung zu verschieben – allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für die Bewilligung ist, dass es sich weiterhin um den/die gleiche/n internationale/n Experten/Expertin handelt und sich am Zweck des Aufenthalts nichts ändert.

 

 

Verantwortlich: Eric Herbst
Letzte Änderung: 15.12.2023
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