Doktorandeninitiativen FAQs / Richtlinien zur Bewerbung

Wann sollen wir uns bewerben?

Jährliche Bewerbungsfristen sind der 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember.

Zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung müssen die Unterlagen bis zur jeweiligen Frist vollständig bei der Graduiertenakademie eingegangen sein.

Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn die Bewerbungsfrist auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Förderzeitraums und der entsprechenden Bewerbungsfrist ein:

Was müssen wir bei der Formulierung unseres Antrags beachten?

Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.

Was müssen wir beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.

Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.

Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.

Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

Müssen wir abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt (siehe Bewerbungsverfahren und -formulare). Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

Wir wissen noch nicht genau, wie hoch die Kosten der Doktorandeninitiative sein werden. Was geben wir auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Doktorandeninitiative bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme einer Doktorandeninitiative von 2.500 Euro) beruhen wird.

Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben zu erhalten.

Warum müssen wir eine Person bzw. ein Institut angeben, das die (finanztechnische) Verwaltung übernimmt?

Aus verwaltungs- und finanztechnischen Gründen sollen Anträge oder Verträge, die im Rahmen Ihrer Doktorandeninitiative erforderlich sind (z.B. Gastvortrags-/Hiwiverträge, Reisekostenanträge) über Ihr Institut bzw. Lehrstuhl geschlossen werden (z.B. das Institut Ihres oder Ihrer Mentor:in).

Bitte klären Sie im Vorfeld, wer diese verwaltungstechnischen Aufgaben übernimmt und im Falle der Bewilligung Ihres Antrags Ansprechpartner:in für die Graduiertenakademie zur Abwicklung der finanziellen Prozesse ist.

Bei einer positiven Förderentscheidung wird die bewilligte Fördersumme dem Institut/Lehrstuhl überwiesen. Die Kosten Ihrer Doktorandeninitiative werden dann direkt mit dem Institut abgerechnet.

Eine direkte Auszahlung/Erstattung der Kosten an Sie ist aus haushaltsrechtlichen Gründen nicht möglich.

Was sind Drittmittel und warum müssen wir diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite (z.B. Begabtenförderungswerke, andere Stiftungen) für die Doktorandeninitiative zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer anderen Institution als Auszeichnung bewertet.

Wer kann die Stellungnahme für unsere Bewerbung ausstellen?

Die Stellungnahme soll von der Mentorin oder dem Mentor der Doktorandeninitiative ausgestellt werden. Dabei kann es sich um einen Ihrer Promotionsbetreuer:in handeln, muss es aber nicht. Der oder die Mentor:in sollte mit Ihren wissenschaftlichen Qualifikationen vertraut sein und über die Inhalte der geplanten Doktorandeninitiative informiert sein.

Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerber:innen zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Bewerbungsfrist wie für die Bewerbung.

Im Falle einer Verhinderung (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.

Wie erfolgt die Auszahlung des Zuschusses?

Im Falle einer positiven Förderentscheidung wird die bewilligte Summe an das Institut, das sich bereiterklärt hat, die haushaltstechnische Verwaltung der Doktorandeninitiative zu übernehmen (s. Angabe im Online-Antrag), ausgezahlt.

Das Institut wird in Vertretung des Hauptantragstellers oder der Hauptantragstellerin verantwortlicher Veranstalter des beantragten Vorhabens und ggf. auch Arbeitgeber von Hiwis. Es verwaltet die gewährten Sachmittel. Die Verwendung der Sachmittel, darunter z.B. Übernachtungs- und Reisekosten für externe Gastredner:innen, richtet sich nach den haushaltsrechtlichen Regeln der Universität Heidelberg und den Richtlinien des heiDOCS-Förderprogramms.

Spätestens 2 Monate nach Abschluss der Doktorandeninitiative benötigt die Graduiertenakademie vom Institut einen Verwendungsnachweis über die ausgezahlten Gesamtkosten. Sollten die tatsächlichen Kosten der Doktorandeninitiative unter der bewilligten Fördersumme liegen, erfolgt eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie. Wenn die Kosten die bewilligte Fördersumme übersteigen, ist eine nachträgliche Aufstockung der Fördersumme bzw. Übernahme der Kosten durch das heiDOCS-Programm nicht möglich.

Was passiert mit unserem bewilligten Zuschuss, wenn wir die Doktorandeninitiative nicht durchführen können?

Der Zuschuss ist weder auf eine andere Doktorandeninitiative noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie die Veranstaltung nicht durchführen können, verfällt der Zuschuss ohne Ersatz.

Was passiert mit unserem bewilligten Zuschuss, wenn wir die Doktorandeninitiative verschieben müssen oder sich sonstige Änderungen ergeben?

Sollten sich Änderungen bei Ihrer Doktorandeninitiative ergeben, informieren Sie bitte schnellstmöglich die Graduiertenakademie. Wir werden im Einzelfall prüfen und entscheiden, ob die Bewilligung aufrechterhalten werden kann.