Mobilitätsbeihilfe FAQs / Richtlinien zur Bewerbung
Inhaltsübersicht
Allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren
Wann soll ich mich bewerben?
Jährliche Fristen sind der 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember.
Zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung müssen die Unterlagen bis zur jeweiligen Frist vollständig bei der Graduiertenakademie eingegangen sein.
Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn die Bewerbungsfrist auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.
Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Förderzeitraums und der entsprechenden Bewerbungsfrist ein:
Tabelle
| Fristen | Frühester Reisebeginn ab |
|---|
| Fristen | Frühester Reisebeginn ab |
|---|---|
15. März | 30. April |
15. Juni | 31. Juli |
15. September | 31. Oktober |
15. Dezember | 15. Februar |
Bitte beachten Sie die o.g. Fristen und Zeiträume bei der Planung Ihrer Reise:
- Die Reise kann nicht während der Begutachtungsphase stattfinden, d.h. in der Zeit zwischen der Bewerbungsfrist und dem frühestmöglichen Reisebeginn (keine Förderung möglich).
- Sie können sich ausschließlich um eine Mobilitätsbeihilfe für eine Reise bewerben, die nach dem frühestmöglichen Reisebeginn der jeweiligen Frist beginnt.
- Die Reise sollte innerhalb eines Jahres nach Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe stattfinden.
- Der Zuschuss kann nicht rückwirkend, d.h. für in der Vergangenheit liegende Reisen gewährt werden.
- Bewerbungen, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt. Eine Bewerbung ist unvollständig, wenn Unterlagen oder wichtige Informationen wie z.B. die Kalkulation fehlen.
Die Förderentscheidung wird ca. 6-8 Wochen nach der jeweiligen Bewerbungsfrist bekanntgegeben.
Beispiel:
Sie möchten an einer Konferenz teilnehmen, die vom 30.06.-02.07. stattfindet. Bitte bewerben Sie sich zu dem Stichtag am 15. März um eine Mobilitätsbeihilfe. Eine Bewerbung zur Frist am 15. Juni ist zu spät, da die Reise in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fallen würde und ein Antrag nicht rückwirkend gewährt werden kann.
Meine Reise beginnt vor dem angegebenen frühestmöglichen Datum, kann ich mich trotzdem bewerben?
Das heiDOCS-Programm als zentrales Förderprogramm der Universität Heidelberg unterliegt u.a. den zentralen haushaltsrechtlichen Verwaltungsvorgaben der Universität. Für die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfen aus dem heiDOCS-Programm muss vor Beginn der Reise die Bewilligung zur Förderung vorliegen. Um einen Antrag auf die Mobilitätsbeihilfe stellen zu können, darf Ihre Reise also erst nach Abschluss des 8-wöchigen Begutachtungszeitraums bzw. frühestens zu den angegebenen Terminen beginnen.
Die Einhaltung dieser Fristen ist unumgänglich. Wir bitten Sie daher, von individuellen Ausnahmenanfragen abzusehen.
Worauf wird bei der Auswahl geachtet und wer entscheidet über die Vergabe der Mobilitätsbeihilfe?
Diese Kriterien sind für die Auswahl ausschlaggebend:
- Wissenschaftliche Qualifikation der Antragsteller:innen
- Wissenschaftliche Qualität des Forschungsvorhabens
- Relevanz und Notwendigkeit der Reise
- Stellungnahme des Betreuers oder der Betreuerin
Die Vergabe erfolgt durch eine Auswahlkommission des Council for Graduate Studies (CfGS). Im Bedarfsfall wird mit den zuständigen Ansprechpartner:innen der Fakultät Rücksprache gehalten.
Wie hoch ist die Förderung?
Die Höhe der Mobilitätsbeihilfe basiert auf den Angaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular angeben. Es gelten die maximalen Fördersummen:
Tabelle
| Konferenz, Tagung | Summer / Winter School | Forschungsreise (bis 3 Monate) |
|---|
| Konferenz, Tagung | Summer / Winter School | Forschungsreise (bis 3 Monate) | |
|---|---|---|---|
Deutschland | max. 500 Euro | max. 500 Euro | max. 500 Euro / Monat |
Innerhalb Europas | max. 700 Euro | max. 700 Euro | max. 700 Euro / Monat |
Andere Länder | max. 1.000 Euro | max. 1.000 Euro | max. 800 Euro / Monat |
Folgende Kosten können erstattet werden:
- Hin- und Rückfahrt sowie die Beförderung vor Ort (Flug-, Bahn-, ÖPNV-Tickets)
- Unterbringung ohne Verpflegung (Hotel, Pension, Gästezimmer)
Bitte beachten Sie: Übernachtungskosten können frühestens ab 1 Tag vor Beginn und max. bis 1 Tag nach Ende der Veranstaltung erstattet werden. - Konferenzgebühren (Anmelde-/Teilnahmegebühren)
- ggf. Visagebühren
- verpflichtende Klimaabgaben (≠ freiwillige Klimaabgaben)
Folgende Kosten können nicht erstattet werden:
- Verpflegung wie z.B. conference dinner, Frühstückspauschalen
- Bücher, Kopien, Freizeitaktivitäten
- private Reisen sowie der Aufenthalt von Mitreisenden
- Reiserücktrittsversicherungen, Auslandsreiseversicherungen etc.
- Aufschläge für zusätzliches Gepäck
- Kinderbetreuung
- Tagegelder
- freiwillige Klimaabgaben (≠ verpflichtende Klimaabgaben)
- Beiträge für Mitgliedschaften
Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters oder das Einladungsschreiben (längere Forschungsreise) vorliegt?
Ja. Der Zuschuss wird in diesem Fall unter Vorbehalt der Ausstellung der Teilnahmebestätigung/des Einladungsschreibens bewilligt. Bitte geben Sie im Formular an entsprechender Stelle an, wann Sie damit rechnen und reichen Sie diese nach Erhalt unverzüglich per E-Mail (ga-docs@uni-heidelberg.de) bei der Graduiertenakademie ein.
Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben?
Ja. Sofern die Reisen nicht zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, können Sie sich unter Berücksichtigung der genannten Fristen und Reisezeiträume für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben. Bitte beachten Sie jedoch die maximalen Fördergrenzen der entsprechenden Reiseziele.
Sollten Sie sich für mehrere Mobilitätsbeihilfen gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.
Gibt es eine maximale Fördersumme für Beihilfen aus dem heiDOCS-Programm?
Ja. Die maximale Fördergrenze liegt für die Dauer der gesamten Promotionsphase bei 2.500 Euro pro Doktorand:in für die heiDOCS-Fördermaßnahmen "Mobilitätsbeihilfe", „Projektbeihilfe“ und "Publikationsbeihilfe".
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.
Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 6-8 Wochen nach Ablauf der jeweiligen Bewerbungsfrist. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie vor Abschluss des Bewerbungsverfahrens über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung zu informieren.
Fragen zu den Bewerbungsunterlagen
Was muss ich bei der Formulierung meines Antrags beachten?
Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.
Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.
Warum müssen Doktorand:innen mit Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg* zusätzliche Unterlagen einreichen?
Wenn Sie ein Beschäftigungsverhältnis als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L an der Universität Heidelberg haben, erfolgt die Abrechnung Ihrer Reisekosten über die Reisekostenstelle (Dezernat Personal) der Universitätsverwaltung. Dies ist auch der Fall, wenn Ihr Reisevorhaben keinen Zusammenhang zu Ihrem Beschäftigungsverhältnis aufweist. Daher ist es notwendig, dass Sie den „Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ Ihrer Bewerbung beifügen. Die zuständige Dienststelle ist die Graduiertenakademie. Bitte beachten Sie daher die Hinweise zum Ausfüllen des Antrags (siehe: Bewerbungsverfahren und -formulare).
Bitte beachten Sie: Sie fallen in die Gruppe der Beschäftigten an der Universität Heidelberg, sobald Sie einen Arbeitsvertrag als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L mit der Universität haben, unabhängig von der Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat.
*Sie haben einen Arbeitsvertrag als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L mit der Universität Heidelberg (ausgenommen Universitätsklinikum) und verfügen über eine 8-stellige Personalnummer.
Bitte beachten Sie: Angestellte des Universitätsklinikums haben eine 5-stellige Personalnummer. Diese Personen sind nicht an der Universität Heidelberg angestellt und müssen keinen Dienstreiseantrag stellen.
Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden aufgeführt (siehe: Bewerbungsverfahren und -formulare). Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Wen Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Mobilitätsbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird.
Bitte legen Sie eine kurze Begründung zu den Ausgaben vor. Falls Sie beispielsweise ausschließlich eine Förderung der Transportkosten beantragen, erläutern Sie bitte, wie die verbleibenden Kosten (z.B. Übernachtungskosten) finanziert werden. Die Nutzung weiterer Finanzierungsmöglichkeiten stellt keinen Nachteil für Ihre Bewerbung dar – im Gegenteil, sie kann als Vorteil gewertet werden.
Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben zu erhalten.
Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite (z.B. DAAD, Begabtenförderungswerke, andere Stiftungen) für die Reise zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer dritten Institution als Auszeichnung bewertet.
Sollten Sie im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses an oder außerhalb der Universität Heidelberg eine Teil-Erstattung der Reisekosten erhalten, geben Sie bitte auch diese Kostenerstattung bei den Drittmitteln an.
Sollten Sie für die vorliegende Reise eine Förderung von dritter Seite (z.B. zur Finanzierung der Teilnahmegebühren, den Transport- oder Übernachtungskosten, etc.) erhalten, erfolgt eine Anrechnung der Drittmittel auf die Fördersumme. Sollten Sie im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses an oder außerhalb der Universität Heidelberg eine Teil-Erstattung der Reisekosten erhalten, kontaktieren Sie bitte rechtzeitig die Graduiertenakademie, um die Auszahlungsmodalitäten zu besprechen.
Wer kann die Stellungnahme für meine Bewerbung ausstellen?
Die Stellungnahme soll von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin ausgestellt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberin oder Bewerber zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Frist wie für die Bewerbung.
Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin oder des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
Fragen zum Verfahren nach Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe
Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
Nach Abschluss Ihres Reisevorhabens und spätestens einen Monat nach Ende Ihrer Reise reichen Sie bitte die aufgeführten Unterlagen per Post oder persönlich bei der Graduiertenakademie ein, um die Mobilitätsbeihilfe zu erhalten (siehe: Auszahlung).
Bitte beachten Sie, dass Doktorand:innen mit Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg* andere Unterlagen für die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe einreichen müssen als Doktorand:innen ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg.
*Sie haben einen Arbeitsvertrag als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L mit der Universität Heidelberg (ausgenommen Universitätsklinikum) und verfügen über eine 8-stellige Personalnummer.
Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?
Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe werden Ihnen die zugesagten Kosten (auf der Grundlage von Ihren Angaben im Bewerbungsformular und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersummen) nach Ablauf der Reise und Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforderlichen Nachweise spätestens einen Monat nach Ende der Reise bei der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg eingereicht werden müssen.
Kann ich einen Reisekostenvorschuss bzw. eine Abschlagszahlung beantragen?
Ja. Für Reisekosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie einen Reisekostenvorschuss bzw. eine Abschlagszahlung beantragen (siehe: Auszahlung). Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe wird der Vorschuss bzw. Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.
Bitte beachten Sie:
- Die Auszahlung des Vorschusses bzw. Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Ablauf der Reise bei der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Reise nicht angetreten werden, muss eine Rückerstattung des Reisekostenvorschusses bzw. Abschlags umgehend und spätestens binnen der einmonatigen Frist nach Ende der (geplanten) Reise an die Graduiertenakademie erfolgen.
- Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise unter der Höhe des Reisekostenvorschusses bzw. Abschlags liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihre Reise also nicht antreten können, verfällt die Mobilitätsbeihilfe ohne Ersatz. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Bitte beachten Sie aber, dass die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung nicht durch die Mobilitätsbeihilfe abgedeckt werden können.
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?
Es ist grundsätzlich möglich, eine Forschungsreise zu verschieben – allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für das Weiterbestehen der Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.
Ich möchte meine geplante Summer School, Forschungsreise oder Konferenz mit einer weiteren Reise verbinden. Was muss ich beachten?
Sollte das tatsächliche Reisedatum außerhalb des erstattungsfähigen Zeitraums (1 Tag vor und 1 Tag nach der Konferenz/ Forschungsreise/Summer School) liegen, sind mindestens drei Vergleichsangebote, z.B. für Flug- und Transportkosten im erstattungsfähigen Zeitraum, einzureichen, um nachzuweisen, dass durch die abweichenden Reisedaten keine Mehrkosten entstanden sind. Vergleichsangebote sind ebenfalls erforderlich, wenn der Abflug- oder Ankunftsort von Ihrem Dienst- oder Wohnort abweicht oder wenn ein privater Aufenthalt direkt im Anschluss an die Konferenzreise geplant ist. Vergleichsangebote müssen für dieselbe Airline und gleichzeitig mit der tatsächlichen Buchung eingeholt werden. Bitte informieren Sie die Graduiertenakademie frühestmöglich über solche abweichenden Reiseplanungen. Die Kostenerstattung kann in diesen Fällen nicht vorab garantiert werden.