Projektbeihilfen FAQs / Richtlinien zur Bewerbung

Wann soll ich mich bewerben?

Jährliche Bewerbungsfristen sind der 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember.

Zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung müssen die Unterlagen bis zur jeweiligen Frist vollständig bei der Graduiertenakademie eingegangen sein.

Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn die Bewerbungsfrist auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Die Förderentscheidung wird ca. 6-8 Wochen nach der jeweiligen Bewerbungsfrist bekanntgegeben.

a) Datenerhebung, Datensätze, projektbezogene Materialien

Sie können sich ausschließlich für eine Projektbeihilfe bewerben, die zum Zeitpunkt der Bewerbungsfrist in der Zukunft liegt. Die Projektbeihilfe kann nicht rückwirkend, d.h. für bereits in der Vergangenheit liegende Datenerhebungen etc. gewährt werden.

Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Förderbeginns ein:

Bewerbungsfrist und Rechnungsbegleichung/Auszahlung der Förderung

• 15. März    
• 15. Juni             
• 15. September         
• 15. Dezember

Bitte beachten Sie: Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den 6-8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.

b) Förderung externer Expertise

Der Aufenthalt des externen Experten oder der externen Expertin sollte innerhalb von 8 Monaten nach dem jeweiligen Stichtag erfolgen. Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Betreuungszeitraums und der entsprechenden Frist ein:

Warum muss ich beim Online-Antragsformular das (voraussichtliche) Rechnungsdatum angeben?

Aufgrund verwaltungsrelevanter Prozesse ist die Angabe des (voraussichtlichen) Rechnungsdatums erforderlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Graduiertenakademie die Rechnung direkt beim Dienstleister begleichen soll.

Bitte beachten Sie: Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.

Was muss ich bei der Formulierung meines Antrags beachten?

Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.

Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.

Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.

Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.

Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden aufgeführt. Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Projektbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird.

Bitte legen Sie eine kurze Begründung zu den Ausgaben vor. Falls Sie beispielsweise bei der Bewerbung um externe Betreuung ausschließlich Transportkosten beantragen, erläutern Sie bitte, wie die verbleibenden Kosten wie z.B. Übernachtungskosten finanziert werden. Die Nutzung weiterer Finanzierungsmöglichkeiten stellt keinen Nachteil für Ihre Bewerbung dar - im Gegenteil, sie kann als Vorteil gewertet werden.

Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben bewilligt zu bekommen.

Datensatzerwerb/-erhebung, promotionsrelevante Materialien: Bitte reichen Sie mit dem Bewerbungsformular einen Nachweis über die Kosten (z.B. Angebot, Kostenvoranschlag) ein.

Förderung externer Expertise: Ich weiß noch nicht genau, wann der Aufenthalt der Expertin bzw. des Experten stattfinden wird. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, zu welchem Zeitpunkt der Aufenthalt stattfinden wird, geben Sie bitte ein voraussichtliches Datum an und weisen Sie im Bewerbungsformular darauf hin, dass sich noch Änderungen bei den Aufenthaltsdaten ergeben können. Sobald Sie die konkreten Daten kennen, reichen Sie uns diese bitte nach.

Förderung externer Expertise: Warum muss ich eine Person bzw. ein Institut angeben, das die (finanztechnische) Verwaltung übernimmt?

Aus verwaltungs- und finanztechnischen Gründen müssen die Reise- und Übernachtungskosten, die im Rahmen des Aufenthalts des externen Experten oder der externen Expertin entstehen, über Ihr Institut/Lehrstuhl abgerechnet werden.

Nach positiver Förderentscheidung wird die bewilligte Fördersumme dem angegebenen Institut von der Graduiertenakademie zur Verfügung gestellt. Das Institut ist für die Verwaltung der Reise- und Übernachtungskosten des oder der externen Expert:in zuständig.

Bitte klären Sie vorab ab, wer diese verwaltungstechnischen Schritte übernimmt und im Falle einer positiven Förderentscheidung Ansprechpartner:in für die Graduiertenakademie zur Abwicklung der finanziellen Prozesse ist.

Eine Auszahlung der Fördersumme an Sie ist aus haushaltsrechtlichen Gründen der Universität Heidelberg nicht möglich.

Bitte beachten Sie: Falls der Besuch des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine vorherige Bereitstellung der Fördersumme an das zuständige Institut nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an das Institut erfolgen.

Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für Ihr Projekt zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer weiteren Institution als Auszeichnung bewertet.

Wer kann die Stellungnahme für meine Bewerbung ausstellen?

Die Stellungnahme soll von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin ausgestellt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberinnen oder Bewerbern zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Bewerbungsfrist wie für die Bewerbung.

Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin oder des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.

Wie erfolgt die Auszahlung des Zuschusses?

a) Datenerhebung, Datensätze, projektbezogene Materialien

Die Projektbeihilfe kann entweder als Rückerstattung an Sie ausgezahlt werden oder als Rechnungsbegleichung an den Rechnungssteller (Dienstleister).

Im Falle einer Auszahlung an den Rechnungssteller (Dienstleister des Projekts) reichen Sie bitte möglichst schnell die Rechnung bei der Graduiertenakademie ein. Sollte die Rechnungssumme die bwilligte Fördersumme übersteigen, muss vom externen Rechnungsteller eine Teilrechnung in Höhe der bewilligten Fördersumme ausgestellt werden.

b) Förderung externer Expertise

Im Falle einer positiven Förderentscheidung wird die bewilligte Summe an das Institut, das sich bereiterklärt hat, die Verwaltung der Reise- und Übernachtungskosten zu übernehmen (s. Angabe im Online-Antrag) ausgezahlt. Das Institut kann damit die Reise- und Übernachtungskosten des Experten bzw. der Expertin direkt begleichen (Buchen des Hotels, Ausstellen von Reiseanträgen etc.).

Alle notwendigen Informationen zur Auszahlung der Projektbeihilfe erhalten Sie unten.

Was passiert mit der bewilligten Beihilfe, wenn ich von dem beantragten Projekt zurücktrete?

Die Projektbeihilfe ist weder auf eine andere Person noch einen anderen Zweck übertragbar. Sollten Sie z.B. die Datensätze nicht erwerben oder die externe Betreuung nicht stattfinden, verfällt die Projektbeihilfe ohne Ersatz.

Was passiert mit meiner bewilligten Beihilfe, wenn die externe Betreuung verschoben werden muss?

Es ist grundsätzlich möglich, die externe Betreuung zu verschieben - allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für das Fortbestehen der Bewilligung ist, dass es sich weiterhin um den gleichen Experten oder die gleiche Expertin handelt und sich am Zweck des Aufenthalts nichts ändert.