Publikationsbeihilfen FAQs / Richtlinien zur Bewerbung

Wann soll ich mich bewerben?

Jährliche Bewerbungsfristen sind der 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember. 

Zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung müssen die Unterlagen bis zur jeweiligen Frist vollständig bei der Graduiertenakademie eingegangen sein.

Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn die Bewerbungsfrist auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Förderbeginns ein:

Bewerbungsfrist und frühestmöglicher Förderbeginn

• 15. März   
• 15. Juni             
• 15. September         
• 15. Dezember

Die Förderentscheidung wird ca. 8 Wochen nach dem jeweiligen Stichtag bekannt gegeben.

Wichtig:

• Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den o.g. 6-8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.
• Die Publikationsbeihilfe kann nicht rückwirkend, d.h. für in der Vergangenheit liegende Publikationen oder Lektorate gewährt werden.
• Bewerbungen, die nach Fristende eingehen, sowie unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt. Eine Bewerbung ist unvollständig, wenn Unterlagen oder wichtige Informationen, wie z.B. die Kalkulation, fehlen. 

Warum muss ich beim Online-Antragsformular das (voraussichtliche) Rechnungsdatum angeben?

Aufgrund verwaltungsrelevanter Prozesse ist die Angabe des (voraussichtlichen) Rechnungsdatums erforderlich. Das gilt insbesondere dann, wenn die Graduiertenakademie die Rechnung direkt beim Verlag oder Dienstleister des Lektorats begleichen soll. Es ist dabei ausreichend, das voraussichtliche Datum im Online-Antragsformular (wichtig v.a. Monat und Jahr) anzugeben.

Bitte beachten Sie: Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung, sollte Ihr Antrag bewilligt werden, nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.

Was muss ich bei der Formulierung meines Antrags beachten?

Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.

Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.

Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.

Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.

Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden aufgeführt. Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Publikations- bzw. Lektoratskosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten ein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Publikationsbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird. Bitte reichen Sie zusätzlich Angebote/Kostenvoranschläge von zwei Dienstleistern bzw. bei einer Bewerbung um einen Druckkostenzuschuss das Angebot/ den Vertrag mit dem Verlag ein.

Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben bewilligt zu bekommen.

Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite (z.B. Begabtenförderungswerke, andere Stiftungen, etc.) für die Publikation Ihrer Dissertation zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer dritten Institution als Auszeichnung bewertet.

Wer kann die Stellungnahme für meine Bewerbung ausstellen?

Die Stellungnahme soll von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin ausgestellt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberinnen oder Bewerbern zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Bewerbungsfrist wie für die Bewerbung.

Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin oder des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.

Wie erfolgt die Auszahlung des Zuschusses?

Die Publikationsbeihilfe kann entweder als Rückerstattung an Sie ausgezahlt werden oder als Rechnungsbegleichung an den Rechnungssteller (Verlag oder Dienstleister des Lektorats).

Im Falle einer Auszahlung an den Rechnungssteller (Verlag, Dienstleister des Lektorats) reichen Sie bitte möglichst schnell die Rechnung bei der Graduiertenakademie ein. Sollte die Rechnungssumme die bewilligte Fördersumme übersteigen, muss vom externen Rechnungssteller eine Teilrechnung in Höhe der bewilligten Fördersumme ausgestellt werden.

Alle notwendigen Informationen und Formulare zur Auszahlung der Publikationsbeihilfe erhalten Sie unter.

Was passiert mit meiner bewilligten Publikationsbeihilfe (Druckkostenzuschuss), wenn ich meine Dissertation nicht bei dem angegebenen Verlag veröffentliche?

Die Beihilfe ist grundsätzlich an den von Ihnen angegebenen Verlag gebunden. Sollte Ihre Arbeit nicht bei dem angegebenen Verlag veröffentlicht werden können, setzen Sie sich bitte umgehend mit der Graduiertenakademie in Verbindung (ga-docs@uni-heidelberg.de). 

Was passiert mit meiner bewilligten Publikationsbeihilfe, wenn ich meine Dissertation nicht innerhalb eines Jahres nach der Förderzusage veröffentliche?

Sollte die Veröffentlichung oder das Lektorat nicht innerhalb von einem Jahr nach der Bewilligung der Publikationsbeihilfe erfolgen, muss ein Antrag auf Verlängerung gestellt werden. Ein Verlängerungsantrag kann nur einmal gestellt werden. Sollte es zu einer Verzögerung bei der Publikation Ihrer Dissertation oder dem Lektorat kommen, kontaktieren Sie bitte umgehen die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg).

Was passiert mit meinem bewilligten Lektoratszuschuss, wenn ich das Lektorat nicht durchführe?

Der Zuschuss ist weder auf eine andere Veröffentlichung noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie das Lektorat nicht durchführen lassen, verfällt der Zuschuss ohne Ersatz.