LGF Abschlussbeihilfen FAQs

Welchen Zweck hat die LGF-Abschlussbeihilfe?

Die LGF-Abschlussbeihilfe dient der uneigennützigen finanziellen Förderung besonders begabter Doktorandinnen und Doktoranden der Universität Heidelberg, die sich in der Endphase ihrer Promotion befinden. Die Abschlussbeihilfe wird für die Fertigstellung der Dissertation und für maximal 6 Monate ausgezahlt. Die Abschlussbeihilfe kann nicht für den Zeitraum zwischen der Einreichung der Dissertation und der Disputation der Arbeit ausgezahlt werden. Die LGF-Abschlussbeihilfe begründet keine Einkünfte im Sinne der §§ 18, 19 EStG.

Die LGF-Abschlussbeihilfe begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und der/dem Beihilfenempfänger:in. Die Zahlungen sind somit kein Arbeitsentgelt im Sinne von § 14 SGB IV und unterliegen daher nicht der Sozialversicherungspflicht. Die/der Empfänger:in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

Ein Rechtsanspruch auf die Bewilligung einer Förderung besteht nicht.

Wer kann eine LGF-Abschlussbeihilfe beantragen?

Antragsberechtigt sind Doktorandinnen und Doktoranden, die an einer der 12 Fakultäten der Universität Heidelberg als Doktorand:in angenommen sind.

Von der Förderung ausgeschlossen sind:

• Medizinstudentinnen und -studenten, die ihre Doktorarbeit studienbegleitend schreiben
• Doktorandinnen und Doktoranden, die gleichzeitig für dasselbe Promotionsvorhaben eine gleichwertige Förderung von öffentlichen oder privaten Stellen erhalten
• Doktorandinnen und Doktoranden, die bereits von einer anderen Stelle eine Abschlussförderung für die Fertigstellung desselben Promotionsvorhabens erhalten haben

Die Dissertation sollte sich in einem fortgeschrittenen Stadium befinden, sodass die Abgabe der Arbeit unmittelbar oder bis zu maximal 3 Monate nach Ablauf der Förderung zu erwarten ist. Die geplanten Arbeitsschritte bis zur Abgabe der Dissertation sollten innerhalb des beantragten Förderzeitraums realisierbar sein.

Sollten Sie bis zu drei Monate vor dem gewünschten Förderbeginn einem Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg nachgehen, muss gewährleistet sein, dass zwischen der durch die Abschlussbeihilfe geförderten Tätigkeit und dem Beschäftigungsverhältnis kein zeitlicher, örtlicher und inhaltlicher Zusammenhang besteht. Dies schließt einen Bezug zum Fach des Dissertationsvorhabens nicht aus.

In welchem Zeitraum kann ich die LGF-Abschlussbeihilfe erhalten?

Zur Bewerbungsfrist im Frühjahr (Mitte April) kann die Förderung frühestens im August und spätestens im darauffolgenden Januar beginnen. Zur Bewerbungsfrist im Herbst (Mitte Oktober) kann die Förderung frühestens im darauffolgenden Februar und spätestens im darauffolgenden Juli beginnen. Ab gewünschtem Startzeitpunkt kann die Förderung für maximal 6 Monate gewährt werden. Bitte geben Sie im Online-Antragsformular die gewünschte Laufzeit der Förderung an. Beachten Sie dabei bitte, dass die Förderung nur zum Monatsersten beginnen und zum Monatsletzten enden kann.

Beispiel: Ihre aktuelle Promotionsförderung läuft am 30.09.2024 aus. Ihre Doktorarbeit werden Sie voraussichtlich im März 2025 fertigstellen und zum 31.03.2025 bei Ihrer Fakultät einreichen. Für diesen 6-monatigen Zeitraum zwischen Ende Ihrer bestehenden Finanzierung und Abgabe Ihrer Arbeit möchten Sie eine LGF-Abschlussbeihilfe beantragen. Ihre Bewerbung muss zur Frist im Frühjahr (Mitte April) 2024 eingereicht werden. Im Online-Antragsformular geben Sie für den gewünschten Zeitraum der Förderung folgende Daten ein: 01.10.2024 bis 31.03.2025.

Wie hoch ist die LGF-Abschlussbeihilfe?

Die Abschlussbeihilfe der Landesgraduiertenförderung beträgt 1.350 Euro pro Monat. Darin enthalten ist ein monatlicher Reise- und Sachkostenzuschlag i.H.v. 100 Euro.

Empfängerinnen und Empfänger der Beihilfe ohne Pflichtmitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung können auf Antrag einen Krankenkassenzuschuss i.H.v. 50% der nachgewiesenen Kosten bis zu maximal 100 Euro pro Monat beantragen.

Empfängerinnen und Empfänger der Beihilfe mit Kind(ern) können auf Antrag einen Kinderzuschlag i.H.v. 400 Euro pro Monat für das erste Kind und weiteren 100 Euro pro Monat für jedes weitere Kind beantragen.

Wer kann das Gutachten erstellen?

Als Gutachter bzw. Gutachterin können ausschließlich Hochschullehrer:innen im Sinne von § 44 (1) Nr. 1, LHG Baden-Württemberg tätig werden. In der Regel sind dies Professoren:innen, Juniorprofessoren:innen, Nachwuchsgruppenleiter:innen, Privatdozenten:innen oder Hochschuldozenten:innen mit einer der Habilitation vergleichbaren Qualifikation.

Idealerweise sollte das Gutachten für den Antrag um die LGF-Abschlussbeihilfe von Ihrer/Ihrem Erstbetreuer:in Ihrer Doktorarbeit eingereicht werden.

Es ist empfehlenswert sich an die Anzahl der in der Ausschreibung angeforderten Gutachten zu halten. Zusätzlich eingereichte Gutachten werden nicht berücksichtigt.

Bitte teilen Sie Ihrer/Ihrem Betreuer:in unbedingt Ihre LGFG-Kennziffer bzw., sofern diese noch nicht vorliegt, Ihre persönliche E-Mail-Adresse mit. Sie werden dadurch benachrichtigt, sobald das Gutachten für Sie eingeht. Bitte fragen Sie bei Ihrer/Ihrem Betreuer:in nach, sollten Sie nicht rechtzeitig vor Ablauf der Frist eine Benachrichtigung über den Eingang des Gutachtens per E-Mail erhalten.

Gibt es ein Formular für das Gutachten und wo finde ich dieses?

Ja, das Gutachterformular wird mit Bekanntgabe der Ausschreibung auf der Webseite der Graduiertenakademie zur Verfügung gestellt. Nachdem das Formular ausgefüllt und gespeichert wurde, kann es von dem/der Gutachter:in wieder über die Webseite der Graduiertenakademie hochgeladen werden.

Bitte teilen Sie Ihrer/Ihrem Betreuer:in unbedingt Ihre LGFG-Kennziffer bzw., sofern diese noch nicht vorliegt, Ihre persönliche E-Mail-Adresse mit. Sie werden dadurch benachrichtigt, sobald das Gutachten für Sie eingeht. Bitte fragen Sie bei Ihrer/Ihrem Betreuer:in nach, sollten Sie nicht rechtzeitig vor Ablauf der Frist eine Benachrichtigung über den Eingang des Gutachtens per E-Mail erhalten.

Wie erfahre ich, ob das erforderliche Gutachten eingereicht wurde?

Sobald das Gutachten für Sie hochgeladen wurde, erhalten Sie von der Graduiertenakademie eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Dafür ist es notwendig, dass Sie Ihrer/Ihrem Betreuer:in Ihre LGFG-Kennziffer bzw., sofern diese noch nicht vorliegt, Ihre persönliche E-Mail-Adresse mitteilen. Sollten Sie kurz vor Ablauf der Bewerbungsfrist keine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail erhalten haben, kontaktieren Sie bitte Ihre:n Promotionsbetreuer:in.

Kann ich anstelle der Annahme als Doktorand:in meine Immatrikulationsbescheinigung einreichen?

Ja, sofern aus der Immatrikulationsbescheinigung hervorgeht, dass Sie im Promotionsstudium immatrikuliert sind.

Kann ich an meinen hochgeladenen Bewerbungsunterlagen nachträglich etwas ändern?

Ja, Sie können bis zum Bewerbungsschluss unter dem Link, der Ihnen nach Ausfüllen und Abschicken des Online-Antragsformulars per E-Mail zugeschickt wird, Ihre Bewerbungsunterlagen (in einer PDF-Datei) unter Angabe Ihrer LGFG-Kennziffer oder Ihrer E-Mail-Adresse hochladen. Bitte beachten Sie, dass nur die zuletzt eingestellte Version Ihrer Bewerbungsunterlagen bei mehrfachem Hochladen berücksichtigt wird.

Kann ich meine Bewerbung auf Englisch einreichen?

Ja, Sie können Ihre Bewerbungsunterlagen auf Englisch einreichen.

Gibt es Formatvorgaben für den Bericht über mein Promotionsvorhaben?

Die einzige Vorgabe für Ihren Bericht ist die Beschränkung auf maximal fünf Seiten Text zzgl. der Literaturliste. Als Richtwert empfiehlt sich ein 1,5-facher Zeilenabstand und ein Schriftgrad von 10 bis 12 Punkten. Bei bibliographischen Angaben von mehr als fünf Seiten empfehlen wir Ihnen die Angabe in der Literaturliste auf ausgewählte Werke zu beschränken.

Müssen die Anlagen zur Bewerbung als PDF-Datei hochgeladen werden? Kann ich die Anlagen stattdessen auch in einem Word-Dokument oder in PowerPoint zusammenstellen?

Bitte laden Sie ausschließlich eine einzelne PDF-Datei mit Ihren Bewerbungsunterlagen hoch. PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumente oder Ähnliches können nicht berücksichtigt werden. Eine PDF-Datei können Sie aus Word, PowerPoint und gängigen Bildbearbeitungsprogrammen direkt erzeugen (sofern das entsprechende Acrobat-Modul installiert ist) oder mit kostenfreien Zusatzprogrammen über das Druckmenü. Wenn Sie Ihre PDF-Datei zusammenfügen, stellen Sie bitte sicher, dass die PDF-Datei mittels Adobe Acrobat Reader zu öffnen und die Datei lesbar ist.

Bitte beachten Sie, dass die maximale Dateigröße 10 MB nicht überschreiten darf. Komprimieren Sie deshalb gegebenenfalls Bilder und Bilddateien, bevor Sie sie in die PDF-Datei einfügen.

Beim Versuch, das Online-Formular abzusenden, ist ein Fehler aufgetreten und meine eingegebenen Daten wurden nicht übernommen. Was kann ich tun?

Bitte füllen Sie das Online-Formular erneut aus und laden Sie Ihre PDF-Datei mit den Bewerbungsunterlagen nochmals hoch. Beachten Sie, dass die Datei maximal 10 MB groß sein darf und nur PDF-Dateien für den Upload zulässig sind. Sie erhalten nach dem erneuten Ausfüllen des Online-Formulars eine neue Kennziffer und eine neue Bestätigungsmail. Bitte verwenden Sie ausschließlich diese neue Kennziffer bei der weiteren Korrespondenz.

Kann ich während des Bezugs der Abschlussbeihilfe einer Tätigkeit nachgehen und was muss ich dabei beachten?

Grundsätzlich dient die Abschlussbeihilfe dazu, dass Sie Ihr Promotionsvorhaben zügig und erfolgreich abzuschließen. Daher sollten Sie sich während des Erhalts der Abschlussbeihilfe ausschließlich der Fertigstellung Ihrer Dissertation widmen. Sollten Sie während des Bezugs der Abschlussbeihilfe dennoch einer Tätigkeit nachgehen, müssen die Gründe dafür im Online-Antragsformular deutlich dargelegt werden. Weiterhin gelten die folgenden Voraussetzungen für die Nebenbeschäftigung:

• Die Tätigkeit muss wissenschaftlicher Natur sein (bspw. Mitarbeit an Forschungsaufgaben oder wissenschaftliche Mitarbeit an Lehraufgaben) und einen Bezug zu dem Fach haben, in dem die Promotion angefertigt wird, und/oder zu einem möglichen Berufsfeld nach Abschluss der Promotion.
• Bei einem Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Heidelberg (z.B. als geprüfte wissenschaftliche Hilfskraft oder als Mitarbeiter:in nach TV-L) ist zu beachten, dass die Tätigkeiten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses und der Abschlussbeihilfe getrennt sind.. Dies schließt einen Bezug zum Fach des Dissertationsvorhabens nicht aus.
• Die Arbeitszeit darf maximal 40 Stunden pro Monat betragen.
• Das monatlich erzielte Netto-Einkommen darf nicht mehr als 25% des monatlichen Netto-Einkommens der Gehaltsgruppe TV-L E 13, Stufe 3 nach der jeweils gültigen Tabelle des Tarifvertrags für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Tarifgebiet West, betragen. Bei Überschreitung dieser Summe wird die LGF-Abschlussbeihilfe entsprechend gekürzt.

Bei Bewilligung der Abschlussbeihilfe müssen Sie Auskunft über Ihre Nebentätigkeit(en) geben. Sollte(n) diese die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllen, müssen Sie mit Beginn der Förderung die Tätigkeit(en) niederlegen; andernfalls erlischt der Anspruch auf die Abschlussförderung.

Bitte beachten Sie: Sollten sich während Erhalt der Abschlussbeihilfe Änderungen in Ihrem Einkommensverhältnis ergeben, kontaktieren Sie bitte umgehend die Graduiertenakademie.

Was muss ich beachten, wenn ich bis zu drei Monate vor Beginn der Förderung einem Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg (ausgenommen Uniklinik) nachgegangen bin?

Sollten Sie bis zu drei Monate vor Beginn der Förderung einer Beschäftigung als Mitarbeiter:in nach TV-L oder als wissenschaftliche Hilfskraft an der Universität Heidelberg (ausgenommen Uniklinikum) mit einem Umfang von mehr als 25% einer Vollzeitbeschäftigung nachgegangen sein, welche im direkten Zusammenhang mit Ihrem Promotionsprojekt stand (d.h. im Rahmen dessen Sie ein Einkommen für die inhaltliche Bearbeitung Ihres Promotionsprojektes bezogen), ist die Förderung durch die LGF-Abschlussbeihilfe grundsätzlich nicht möglich. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall das LGF-Team der Graduiertenakademie.

Kann ich mich für die Abschlussbeihilfe bewerben, wenn mein aktuelles Einkommen über der Einkommensgrenze (25% TV-L E13, Stufe 3 Tarifgebiet West) liegt oder diese bereits überschritten hat?

Ja, Sie können sich für eine LGF-Abschlussbeihilfe bewerben, selbst wenn Ihr aktuelles Einkommen diese Einkommensgrenze überschreitet. Wird die Einkommensgrenze während des Bewilligungszeitraums der Förderung überschritten, erfolgt eine Anrechnung auf die Höhe der Abschlussbeihilfe. Diese Regelung betrifft also nur die Höhe Ihres Einkommens während des Bezugs der Abschlussförderung.

Wann und wie erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

Die Graduiertenakademie wird Sie nach Abschluss des Vergabeverfahrens (voraussichtlich Anfang Juli/Mitte Dezember) schriftlich informieren, ob Ihre Bewerbung erfolgreich war.

Habe ich als Empfänger:in der LGF-Abschlussbeihilfe einen Urlaubsanspruch?

Nein. Der Erhalt der Abschlussbeihilfe begründet kein Beschäftigungsverhältnis und es dürfen keine Gegenleistungen und auch keine Weisungsbefugnisse erfolgen.

Was muss hinsichtlich Steuern/Sozialversicherung bei den LGF-Abschlussbeihilfen beachtet werden?

Die Beihilfen dürfen von der Universität steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden, wenn die Voraussetzungen nach dem Einkommensteuergesetz erfüllt sind. Ob ggf. eine Steuerpflicht seitens des Empfänger:in entsteht oder besteht, ist durch diese:n selbst zu klären. Der/die Doktorand:in ist für eine mögliche Versteuerung und Versicherung selbst verantwortlich.