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Richtlinien / FAQs für die Bewerbung um eine Mobilitätsbeihilfe an der Neuphilologischen Fakultät

» Bewerbungsverfahren und -formulare

 

Allgemeine Fragen

Wer kann eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?
Für welche Arten von Reisen kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?
► Welche Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet?
Wann soll ich mich bewerben?
► Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters (bei Konferenzen / Summer oder Winter Schools) oder das Einladungsschreiben (bei Forschungsreisen) vorliegt?
► Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben?
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
► Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
► Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?
► Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

► Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
► Muss ich abgesehen von den angeforderten  Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
► Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?
 

 



Allgemeine Fragen

 

Wer kann eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?

Antragsberechtigt sind ausschließlich Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Neuphilologischen Fakultät der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen sind.

Die Berechtigung zur Förderung endet mit Ablauf des Monats, in dem die Dissertationsschrift in der Fakultät eingereicht wurde oder mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wurde (z.B. Abbruch der Promotion oder Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).

Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem/der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

 

Bitte beachten Sie: Aufgrund der geltenden Reisebeschränkungen (Inland und Ausland) weisen wir alle Doktoandinnen und Doktoranden auf die Reiseregelungen der Universität und auf die länderspezifischen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes im Zusammenhang mit dem Coronavirus hin. Alle Empfängerinnen und Empfänger einer Mobilitätsbeihilfe werden darüber hinaus darum gebeten, bereits vor Reiseantritt die Ab- und Einreisebestimmungen sowie Quarantäneverordnungen zu überprüfen und weitere Änderungen der Reise- und Sicherheitshinweise im Auge zu behalten. Bitte informieren Sie sich hierzu insbesondere auf der Webseite der Personalabteilung (Informationen zu Dienstreisen).

 

Für welche Arten von Reisen kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?

Sie können eine Mobilitätsbeihilfe beantragen, um:

  • an einer Konferenz im In- oder Ausland teilzunehmen, die eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweist.
  • an einer Summer oder Winter School oder einem Workshop im In- oder Ausland teilzunehmen, die/der eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweist.
  • eine Forschungsreise im In- oder Ausland durchzuführen zwecks Datenerhebung, Recherche, Verfeinerung der Methoden, Vernetzung usw. Die Forschungsreise muss eine direkte Relevanz zu Ihrer Doktorarbeit aufweisen.

 

Welche Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet?

Bei der Beantragung einer Mobilitätsbeihilfe ist grundsätzlich das Gebot der Sparsamkeit und Nachhaltigkeit zu beachten. Zugreisen (2. Klasse, Sparpreis) sind Flugreisen vorzuziehen. 

 

Die Höhe der Mobilitätsbeihilfe basiert auf den Ausgaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular angeben. Sollten die tatsächlichen Gesamtkosten Ihrer Reise die von Ihnen im Bewerbungsformular angegebenen Kosten bzw. die Ihnen bewilligte maximale Fördersumme überschreiten, wird die Differenz nicht erstattet.

 

Folgende Kosten werden von der Mobilitätsbeihilfe erstattet:

  • Kosten für Hin- und Rückreise sowie die Beförderung vor Ort (Flugtickets, Zugtickets, öffentliche Verkehrsmittel). Bitte schlüsseln Sie die Kosten bei der Bewerbung entsprechend auf.
  • Kosten für Unterbringung (Hotel, Pension, Gästezimmer): Hotelkosten sind nur bei Kurzzeitaufenthalten und bis zu einer Obergrenze von 70 Euro/Nacht erstattungsfähig. Bei längeren Forschungsaufenthalten sind private Unterkünfte zu wählen.
  • Teilnahmegebühren

Folgende Ausgaben sind nicht erstattungsfähig:

  • Kosten für Verpflegung
  • Kosten für Bücher, Fotokopien und Freizeitaktivitäten
  • Kosten für private Reisen
  • Kosten für Reiserücktrittsversicherungen

Bitte beachten Sie: Übernachtungskosten sind frühestens ab einem Tag vor Beginn und bis zu maximal einen Tag nach Ende der Veranstaltung erstattungsfähig.

 

Wann soll ich mich bewerben?

Bewerbungen können zu jedem Zeitpunkt eingereicht werden.

Die Begutachtung der Anträge erfolgt im vierteljährlichen Rhythmus mit den unten aufgeführten Stichtagen für den Eingang der Bewerbungen. Die Reisen sollen innerhalb von 6 Monaten nach den jeweiligen Stichtagen stattfinden.
 

Stichtage:

10. Januar
10. April
10. Juli
10. Oktober


Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Reisezeitraums und dem entsprechenden Stichtag ein. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Bewerbung zum frühestmöglichen Stichtag einzureichen.  Die Förderentscheidung wird ca. 8 Wochen nach den oben aufgeführten Stichtagen bekannt gegeben. Sollte Ihre Reise während der Begutachtungsphase stattfinden, können wir Sie nicht vor Beginn Ihrer Reise über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.

Wichtig: Anträge, die nach der passenden Frist eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

 

Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters (bei Konferenzen / Summer oder Winter Schools) oder das Einladungsschreiben (bei Forschungsreisen) vorliegt?

Ja. Der Zuschuss wird in diesem Fall unter Vorbehalt der Ausstellung der Teilnahmebestätigung/des Einladungsschreibens bewilligt. Bitte geben Sie im Bewerbungsformular an entsprechender Stelle an, wann Sie mit der Bestätigung rechnen und reichen Sie diese nach Erhalt unverzüglich per E-Mail (ga-docs@uni-heidelberg.de) in der Graduiertenakademie ein.

 

Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben?

Ja. Sofern die Reisen nicht zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, können Sie sich unter Berücksichtigung der genannten Stichtage für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben. Sollten Sie sich für mehrere Mobilitätsbeihilfen gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Schritten und Unterlagen (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) eingereicht werden.

 

Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?

Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

 

Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 8 Wochen nach Ablauf der festgelegten Stichtage. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren.
Leider ist es auch nicht möglich das Auswahlverfahren für Reisen, die bereits innerhalb des Begutachtungszeitraums stattfinden, zu beschleunigen. Falls Ihre Reise innerhalb dieses Zeitraums stattfindet, können wir nicht gewährleisten, dass Sie den Bescheid vor Antritt Ihrer Reise erhalten.

 

Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?

Für die Auszahlung des Zuschusses ist es notwendig, dass Sie das ausgefüllte Formular zur Erstattung der Reisekosten (welches Ihnen zusammen mit dem positiven Bescheid zugeschickt wird) sowie alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten einreichen. Bitte beachten Sie, dass nur die hier aufgeführten Kosten durch die Mobilitätsbeihilfe gedeckt werden können. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.

Sollten Sie für die vorliegende Reise Drittmittel erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit dem Abrechnungsformular ein. Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung der Teilnahmegebühren, Transport- oder Übernachtungskosten.

 

Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?

Bei Bewilligung des Zuschusses wird die Mobilitätsbeihilfe  nach Ablauf der Reise und Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforderlichen Nachweise spätestens 1 Monat nach Ende der Reise in der Graduiertenakademie eingereicht werden müssen.

 

Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?

Ja. Für Reisekosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie im Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe wird der Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.

Bitte beachten Sie:

  • Die Auszahlung des Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Ablauf der Reise in der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Reise nicht angetreten werden, muss eine Rückerstattung der Abschlagszahlung umgehend und spätestens binnen der einmonatigen Frist nach Ende der Reise an die Graduiertenakademie erfolgen.
  • Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise unter der Höhe der Abschlagszahlung liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?

Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihre Reise also nicht antreten können, verfällt die Mobilitätsbeihilfe ohne Ersatz. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Bitte beachten Sie, dass die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung nicht durch die Mobilitätsbeihilfe abgedeckt werden können.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?

Es ist grundsätzlich möglich, eine Forschungsreise zu verschieben – allerdings müssen Sie die Graduiertenakademie in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.

 

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

 

Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Gutachterkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.

 

Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe, werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

 

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten Ihrer Reise sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Mobilitätsbeihilfe bei einer Bewilligung maximal auf diesem Wert beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe, als auf dem Formular angegeben, erstattet zu bekommen.

 

Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für Ihre Reise, Ihr Promotionsprojekt oder andere Forschungsprojekte zur Verfügung gestellt werden oder wurden.
Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss oder Stipendium von einer anderen Seite als Auszeichnung bewertet.

Sollten Sie für die vorliegende Reise eine Förderung von dritter Seite erhalten und sollte diese (teilweise oder vollständig) Ihre Ausgaben für Teilnahmegebühren, Transport- und/oder Übernachtungskosten begleichen, erfolgt eine Verrechnung dieser Drittmittel mit der durch die Mobilitätsbeihilfe bewilligten Förderung.

 

Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?

Die Stellungnahme sollte von Ihrer Erstbetreuerin/Ihrem Erstbetreuer ausgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberin/dem Bewerber zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg.de) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahmen gelten die gleichen Stichtage wie für die Bewerbungen.

Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin/des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein/e andere/r Hochschullehrer/in des Faches um die Begutachtung des Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.

 

» BEWERBUNGSVERFAHREN UND -FORMULARE

 

Verantwortlich: Falk
Letzte Änderung: 02.08.2022
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