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Graduiertenakademie der Universität Heidelberg

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1. OG, Raum 135
69117 Heidelberg

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Sprechzeiten
Mo–Do: 10–12 Uhr
Mo & Mi: 13–15 Uhr

 

Servicestelle INF

Im Neuenheimer Feld 304
Erdgeschoss der Zentralmensa
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Sprechzeiten
Mi: 10–12 Uhr

 
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Formale Schritte zum Beginn der Promotion



Promovieren in Heidelberg – Ablauf

Die zwölf akademischen Fakultäten der Universität Heidelberg bestimmen und regeln die Promotion selbst und sind verantwortlich für die Anmeldung und Aufnahme ihrer Doktorand/innen. Je nachdem ob Sie eine Individualpromotion anstreben oder innerhalb eines strukturierten Promotionsprogramms promovieren, gestaltet sich der Ablauf Ihrer Promotion in Heidelberg unterschiedlich.

Wie beginne ich eine Promotion?

Schritt 1:
Betreuersuche

Tipps für die Kontaktaufnahme

Für die Durchführung Ihres Promotionsvorhabens benötigen Sie einen wissenschaftlichen Betreuer, der Sie bei der Wahl der Themenstellung und Methodik, in der Projektplanung sowie bei Ihrem individuellen Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarf berät und unterstützt. Als Betreuer kommt in der Regel ein Professor, Privatdozent oder in vielen Fällen auch ein Nachwuchsgruppenleiter des jeweiligen Fachs in Frage. Hier erhalten Sie Hinweise, wie Sie als Individualdoktorand bzw. als Mitglied eines strukturierten Promotionsprogramms einen Betreuer für Ihre Promotion finden können, auch wenn Sie bisher noch nicht über Kontakte zu Heidelberger Professoren verfügen.

Für die Suche nach einem geeigneten Betreuer Ihres Promotionsvorhabens grenzen Sie zunächst ein, an welchem Institut oder Seminar Ihr gewünschter Fachbereich angesiedelt ist. Die Webseiten der Institute und Seminare der Universität variieren stark in der Gestaltung sowie in den angebotenen Informationen. Es empfiehlt sich daher, für die Suche nach diesen Informationen genügend Zeit einzuplanen. Starten Sie beispielsweise mit der Liste der Fakultäten.

Im Vorlesungsverzeichnis sind die Inhalte der von den Dozenten angebotenen Lehrveranstaltungen einschließlich der Kontaktdaten angegeben.
Auch an den wissenschaftlichen Einrichtungen der Universität Heidelberg oder an außeruniversitären Einrichtungen, die mit der Universität zusammenarbeiten, können Sie einen Betreuer für Ihre Promotion finden. Sprechen Sie Wissenschaftler an, in deren Forschungsgebiet Sie Ihr Promotionsvorhaben thematisch verorten können. Kontaktdaten und E-Mail-Adressen sind auf den Webseiten der Institute und Seminare zu finden.

Strukturierte Promotionsprogramme schreiben ihre Promotionsstellen (mit oder ohne Finanzierung) in der Regel online und in Fachzeitschriften aus. Für die Bewerber werden mehrstufige Auswahlverfahren durchgeführt, die auch den Kontakt zu möglichen Betreuern und die Absprache von möglichen Themen beinhalten.

Bitte beachten Sie auch die Liste der strukturierten Promotionsprogramme in Heidelberg:
► Liste der strukturierten Promotionsprogramme
► Aktuelle Ausschreibungen

 

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Graduiertenakademie oder andere zentrale Einrichtungen der Universität aufgrund der hohen Anzahl von Promotionsanfragen leider keine Kontakte zu potentiellen Betreuern vermitteln können.

Schritt 2:
Betreuungszusage

Die Zusage des Betreuers

Eine Betreuungszusage ist die schriftliche Bestätigung eines Hochschullehrers, die wissenschaftliche Betreuung Ihres Dissertationsvorhabens bis zur Fertigstellung zu übernehmen. Bitte beachten Sie, dass kein Professor dazu verpflichtet ist, Ihnen eine Betreuungszusage zu erteilen, auch wenn alle formalen Voraussetzungen für die Aufnahme und Durchführung eines Promotionsvorhabens erfüllt sind.
 

Bitte beachten Sie, dass kein Professor dazu verpflichtet ist, Ihnen eine Betreuungszusage zu erteilen, auch wenn alle formalen Voraussetzungen für die Aufnahme und Durchführung eines Promotionsvorhabens erfüllt sind.

 

Betreuungszusage bei Individualpromotion  

Mit seiner Unterschrift akzeptiert der/die Professor/in das vorgeschlagene Promotionsthema und übernimmt die Betreuung. Die Betreuungszusage kann in Briefform erfolgen. Einige Fakultäten stellen auch ein entsprechendes Formular auf ihren Webseiten zur Verfügung. Sie enthält in der Regel die folgenden Informationen:

  • Vor- und Nachname Doktorand/in sowie das Geburtsdatum,
  • Arbeitstitel der Dissertation,
  • Angabe zum Betreuungsbeginn,
  • die explizite Aussage, dass der Betreuer bereit ist, den/die Doktorand/in bis zum Abschluss der Dissertation zu betreuen.

 

Promotionsvereinbarung

Die Promotionsvereinbarung wird auf Basis der Betreuungszusage geschlossen oder kann diese ersetzen. In der Promotionsvereinbarung halten Betreuer/in und Doktorand/in die Ausgestaltung des Promotionsprojekts hinsichtlich der geplanten Dauer, der zur Verfügung gestellten Ressourcen, des Berichtsturnus, der vereinbarten Weiterbildungen etc. fest. Das Formular für die Promotionsvereinbarung finden Sie auf der Website Ihrer Fakultät.

Die Promotionsvereinbarung ist der erste Schritt des Antrags auf Annahme als Doktorand/in an der Fakultät. Nach Abschluss der Vereinbarung muss der vollständige Antrag auf Annahme innerhalb von sechs Wochen im Dekanat eingereicht werden.

Weitere Informationen erhalten Sie in Ihrem Dekanat sowie im Doktorandenbüro der Universitätsverwaltung:

Doktorandenbüro der Universitätsverwaltung
E-Mail: zdb@uni-heidelberg.de
Sprechstunde: Mo 10–12 Uhr
Serviceportal der Universitätsverwaltung
Raum 036
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg

 

Fristen für den Antrag auf Annahme an der Fakultät
Nachdem Sie die schriftliche Betreuungszusage erhalten haben, sollten Sie zügig die Annahme als Doktorand/in an der zuständigen Fakultät beantragen. Bitte beachten Sie, dass einige Fakultäten Fristen setzen, innerhalb derer der Antrag auf Annahme gestellt werden muss. Ebenso haben Sie zu zahlreichen Dienstleistungen der Universitätseinrichtungen erst mit der Annahmebestätigung der Fakultät Zugang.
Mehr Informationen: Schritt 4: Annahme an der Fakultät

 

Betreuungszusage in strukturiertem Promotionsprogramm  

Mit der Aufnahme in ein Programm wird in diesen Fällen gleichzeitig die Betreuungszusage erteilt. Bitte erkundigen Sie sich jedoch bei den Koordinatoren Ihres Promotionsprogramms, ob dies auch für Sie zutrifft.

Schritt 3:
Registrierung

heiDOCS: Ihre Online-Promotionsakte

Die Universität Heidelberg hat ein elektronisches Registrierungs- und Serviceportal (heiDOCS) entwickelt, das am Anfang des Zulassungsverfahrens steht und das alle Doktorand/innen der Universität durch ihre Promotionsphase begleitet. Über das Portal werden Sie zudem über universitäre Angebote für Doktorand/innen informiert. Bevor Sie Ihre Bewerbung in Ihrer Fakultät einreichen, müssen Sie sich im heiDOCS-Portal anmelden und Ihre elektronische Promotionsakte anlegen.

Weitere Informationen:
► heiDOCS – Doktorandenportal (Zugang zur Online-Promotionsakte)
► Zentrales Doktorandenbüro

Schritt 4:
Annahme an der Fakultät

Antrag auf Annahme als Doktorand/in an der Fakultät

Die Annahme als Doktorand/in an der Fakultät bildet nach der Betreuungszusage den zweiten zentralen Schritt für Ihren Start in die Promotion. Im Annahmeverfahren wird geprüft, ob Ihr Hochschulabschluss und Ihr Promotionsvorhaben alle von der Fakultät verlangten Voraussetzungen erfüllen. Mit der Erteilung der Annahme durch den Promotionsausschuss erklärt sich die Fakultät verbindlich bereit, Ihre Dissertation bis zum Abschluss zu betreuen. Dies gilt auch, falls Ihr Betreuer Sie aus bestimmten Gründen nicht mehr betreuen kann. Die Fakultät unterstützt Sie in diesem Fall dabei, einen neuen Betreuer zu finden.
Das Annahmeverfahren kann je nach Fakultät variieren, ebenso je nachdem ob Sie individuell oder in einem strukturierten Promotionsprogramm promovieren. Im Folgenden erläutern wir den jeweiligen Ablauf.

 

Annahme bei Individualpromotion  

Die Annahme als Doktorand/in müssen Sie grundsätzlich selbst bei der zuständigen Fakultät beantragen. Sie benötigen dafür in der Regel die im Folgenden aufgelisteten Unterlagen. Weitere Informationen und die Formulare können Sie der Website Ihrer Fakultät entnehmen.

 

Unterlagen
  • Formular "Antrag auf Annahme als Doktorand/in" (dieses Formular erhalten Sie im Dekanat Ihrer Fakultät)
  • Betreuungszusage des Promotionsbetreuers oder Promotionsvereinbarung (siehe Schritt 2)
  • Nachweis eines abgeschlossenen Studiums (in der Regel Ihr Abschlusszeugnis)
  • Dissertationsthema und Exposé
  • akademischer Lebenslauf
  • Erklärung über bisherige oder laufende Promotionsversuche

 

Bitte beachten Sie, dass Ihr Antrag auf Annahme in der Fakultät oft nur zu bestimmten Terminen im Jahr bearbeitet werden kann. Ebenso können Fristen bestehen, innerhalb derer die Annahme beantragt werden muss, nachdem der/die Doktorand/in eine Betreuungszusage erhalten hat.

 

Der Promotionsausschuss der Fakultät kann die Annahme als Doktorand/in auch an die Erfüllung weiterer Bedingungen knüpfen, wie z.B. an den Nachweis einer bestimmten Prüfung oder Lehrveranstaltung. Die erfolgte Annahme wird Ihnen schriftlich bestätigt. Mit diesem Dokument werden Sie Angehöriger der Universität Heidelberg und sind berechtigt die Angebote und Dienstleistungen der Universitätseinrichtungen zu nutzen.

 

Annahme in einem strukturierten Promotionsprogramm  

Auch im Rahmen eines strukturierten Promotionsprogramms muss die Annahme beim zuständigen Dekanat beantragt werden. Dieser Schritt wird oft, aber keineswegs immer, von den Promotionsprogrammen für ihre Doktorand/innen im Rahmen der sonstigen Aufnahmeformalitäten des Programms übernommen. Bitte erkundigen Sie sich daher frühzeitig bei den Koordinator/innen nach der geltenden Vorgehensweise.

 

Wichtig: Änderungen an Ihrem Projekt

Im Falle grundlegender Änderungen im Rahmen Ihrer Promotion sind Sie verpflichtet, diese dem Dekanat Ihrer Fakultät unverzüglich mitzuteilen.
Änderungen können z.B. sein:

  • Wechsel des Themas
  • Wechsel des Betreuers
  • Abbruch des Promotionsvorhabens
  • Verlängerung der Promotionszeit

► Ansprechpartner in den Dekanaten

 

Schritt 5:
Allgemeine Informationen
zur Immatrikulation

Immatrikulation als Doktorand/in an der Universität Heidelberg

Nachdem durch die Annahme an der Fakultät geprüft wurde, ob alle fachlichen Voraussetzungen für eine Promotion erfüllt sind, müssen Sie sich als Doktorand immatrikulieren. Aufgrund der Novellierung des Landeshochschulgesetzes in Baden-Württemberg im März 2018 gelten dazu seit dem 1. April 2018 folgende Bestimmungen:

  • Alle Doktoranden/innen, die am oder nach dem 01. April 2018 durch Ihre Fakultäten angenommen wurden, müssen sich an der Universität immatrikulieren.
  • Doktoranden/innen, die vor dem 01. April 2018 durch Ihre Fakultäten angenommen wurden, unterliegen der Immatrikulationspflicht nicht. Sie können wählen, ob sie sich immatrikulieren oder nicht.
  • Immatrikulierte Doktoranden/innen bilden eine eigene Statusgruppe und haben dadurch Stimmrechte in bestimmten Hochschulgremien.
  • Internationale Doktoranden/innen mit einem Aufenthaltstitel gemäß §20 AufenthG (zu Forschungszwecken) dürfen sich unabhängig vom Umfang Ihres Arbeitsvertrags auch immatrikulieren.
  • Doktoranden/innen, die mit einem Arbeitsvertrag von 50% oder mehr der regulären Arbeitszeit an der Universität oder am Universitätsklinikum angestellt sind, können sich auf Antrag von der Immatrikulationspflicht befreien lassen. In diesem Fall haben sie ausschließlich Stimmrechte als akademische Mitarbeiter und nicht als Doktoranden/innen. Das Antragsverfahren wird aktuell entwickelt (Stand: Juli 2018).
  • Doktoranden/innen können sich ab sofort ganzjährig immatrikulieren. Es wird aber empfohlen, die Immatrikulation jeweils vor Ende der jeweiligen Rückmeldephase (15. Juli für das Sommersemester; 15. Februar für das Wintersemester) durchzuführen.

Immatrikulation
 
 

 
Wichtige Informationen zum Verfahren für internationale Doktorand/innen:
► Enrollment for international doctoral students
 

Immatrikulation als Doktorand/in an der Universität Heidelberg

Nachdem durch die Annahme an der Fakultät geprüft wurde, ob alle fachlichen Voraussetzungen für eine Promotion erfüllt sind, können Sie sich als Doktorand/in immatrikulieren. Doktorand/innen sind nicht verpflichtet sich zu immatrikulieren, können dies aber freiwillig tun. Wichtig für internationale Doktorand/innen: Abhängig von Ihrem Aufenthaltsstatus kann eine Immatrikulation für Ihre Aufenthaltserlaubnis erforderlich sein. Es werden keine Studiengebühren erhoben, jedoch fallen bei der Immatrikulation folgende Gebühren an (Stand: Februar 2015):

 

70,00 € Verwaltungskostenbeitrag
7,50 € Beitrag für die Verfasste Studierendenschaft
 
Sozialbeitrag für das Studentenwerk:
49,00 € Eigenleistungen des Studentenwerks
25,80 € Komplementärfinanzierung des Semestertickets
152,30 € Gesamt

 

Vorteile der Immatrikulation  

 

Immatrikulationsverfahren  

Für die Immatrikulation füllen Sie den Immatrikulationsantrag online aus. Das Formular wird für das Sommersemester im Februar und für das Wintersemester im August freigeschaltet.

 

Vorgehen
Über den Link zur "Online-Immatrikulation" unten auf der Webseite kommen Sie zum Formular und zur Auswahl des angestrebten Abschlusses. Bitte füllen Sie den Immatrikulationsantrag vollständig aus und drucken Sie ihn aus.
Schicken Sie ihn zusammen mit allen erforderlichen Unterlagen per Post an die Studierendenadministration.

 

Unterlagen
  • Ausgedruckter Immatrikulationsantrag
  • Dokument "Annahme als Doktorand/in", darf nicht älter als sechs Monate sein
  • Amtlich beglaubigte Kopie des Hochschulabschlusszeugnisses
  • Amtlich beglaubigte Kopie der Hochschulzugangsberechtigung (z.B. Abiturzeugnis)
  • Exmatikulationsbescheinigung(en) der zuletzt besuchten Hochschule(n)
  • Kopie des Personalausweises
  • Versicherungsbescheinigung der Krankenkasse oder Befreiungsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse (für Privatversicherte) (► Wichtige Versicherungen)
  • Passbild zum Hochladen in das Online-Bewerbungsformular
  • Einzugsermächtigung über den Studierendenwerksbeitrag und die Verwaltungsgebühr
  • Ein an Sie selbst adressierter und ausreichend frankierter DIN C4-Rückumschlag.

 

Adressieren Sie die Unterlagen an:
Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Studierendenadministration
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg

 

Nach Bearbeitung Ihres Antrags erhalten Sie Ihren Studierendenausweis per Post zugesandt.

 

Sonderfälle
Für Bildungsinländer mit nicht-deutscher Staatsangehörigkeit ist das Akademische Auslandsamt der Universität zuständig. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an die Graduiertenakademie.

 

Einschreibefristen
Die Fristen liegen zwischen Mitte März und Mitte April für das Sommersemester sowie zwischen Mitte September und Mitte Oktober für das Wintersemester.

 

Die genauen Daten finden Sie unter:
► Uni Heidelberg: Termine Externer Inhalt
► Uni Heidelberg: Immatrikulation Externer Inhalt

Sprachanforderungen
 
 

Sprachanforderungen für internationale Doktorand/innnen

Hinweis zur Sprache
In der Promotionsordnung des jeweiligen Fachs ist festgelegt, in welcher Sprache die Dissertation abgefasst werden kann. Möchten Sie Ihre Dissertation in einer anderen Sprache schreiben, ist dies unbedingt sowohl mit dem Betreuer als auch mit dem Dekanat der Fakultät abzuklären.

 

Weitere Informationen:
► Sprachanforderungen für internationale Doktorand/innen
 
Bitte seien Sie sich bewusst, dass aufgrund der großen Anzahl von Anfragen, die wir erhalten, die Graduiertenakademie und andere Einrichtungen der Universität keinen Kontakt zu potentiellen Betreuern/innen oder Promotionsprogrammen herstellen können.
Verantwortlich: Eric Herbst
Letzte Änderung: 28.11.2018
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