Formale Schritte zum Beginn der Promotion
Promovieren in Heidelberg
Die 13 akademischen Fakultäten der Universität Heidelberg bestimmen und regeln die Promotion selbst und sind verantwortlich für die Anmeldung und Aufnahme ihrer Doktorand/innen. Je nachdem ob Sie eine Individualpromotion anstreben oder innerhalb eines strukturierten Promotionsprogramms promovieren, gestaltet sich der Ablauf Ihrer Promotion in Heidelberg unterschiedlich.
INTERNATIONALE DOKTORANDEN/INNEN
Bitte nutzen Sie die Informationen in englischer Sprache!
Wie beginne ich eine Promotion? (Ablauf für deutsche Staatsbürger)
Schritt 1:
Betreuersuche
Tipps für die Kontaktaufnahme
Für die Durchführung Ihres Promotionsvorhabens benötigen Sie einen wissenschaftlichen Betreuer, der Sie bei der Wahl der Themenstellung und Methodik, in der Projektplanung sowie bei Ihrem individuellen Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarf berät und unterstützt. Als Betreuer kommt in der Regel ein Professor, Privatdozent oder in vielen Fällen auch ein Nachwuchsgruppenleiter des jeweiligen Fachs in Frage. Hier erhalten Sie Hinweise, wie Sie als Individualdoktorand bzw. als Mitglied eines strukturierten Promotionsprogramms einen Betreuer für Ihre Promotion finden können, auch wenn Sie bisher noch nicht über Kontakte zu Heidelberger Professoren verfügen.
Für die Suche nach einem geeigneten Betreuer Ihres Promotionsvorhabens grenzen Sie zunächst ein, an welchem Institut oder Seminar Ihr gewünschter Fachbereich angesiedelt ist. Die Webseiten der Institute und Seminare der Universität variieren stark in der Gestaltung sowie in den angebotenen Informationen. Es empfiehlt sich daher, für die Suche nach diesen Informationen genügend Zeit einzuplanen. Starten Sie beispielsweise mit der Liste der Fakultäten.
Im Vorlesungsverzeichnis sind die Inhalte der von den Dozenten angebotenen Lehrveranstaltungen einschließlich der Kontaktdaten angegeben.
Auch an den wissenschaftlichen Einrichtungen der Universität Heidelberg oder an außeruniversitären Einrichtungen, die mit der Universität zusammenarbeiten, können Sie einen Betreuer für Ihre Promotion finden. Sprechen Sie Wissenschaftler an, in deren Forschungsgebiet Sie Ihr Promotionsvorhaben thematisch verorten können. Kontaktdaten und E-Mail-Adressen sind auf den Webseiten der Institute und Seminare zu finden.
Strukturierte Promotionsprogramme schreiben ihre Promotionsstellen (mit oder ohne Finanzierung) in der Regel online und in Fachzeitschriften aus. Für die Bewerber werden mehrstufige Auswahlverfahren durchgeführt, die auch den Kontakt zu möglichen Betreuern und die Absprache von möglichen Themen beinhalten.
Bitte beachten Sie auch die Liste der strukturierten Promotionsprogramme in Heidelberg:
► Liste der strukturierten Promotionsprogramme
► Aktuelle Ausschreibungen
Schritt 2:
Promotionsvereinbarung
Promotionsvereinbarung
In der Promotionsvereinbarung halten Betreuer/in und Doktorand/in die Ausgestaltung des Promotionsprojekts hinsichtlich der geplanten Dauer, der zur Verfügung gestellten Ressourcen, des Berichtsturnus, der vereinbarten Weiterbildungen etc. fest. Das Formular für die Promotionsvereinbarung finden Sie auf der Website Ihrer Fakultät.
Die Promotionsvereinbarung ist der erste Schritt des Antrags auf Annahme als Doktorand/in an der Fakultät. Nach Abschluss der Vereinbarung muss der vollständige Antrag auf Annahme innerhalb von sechs Wochen im Dekanat eingereicht werden.
Weitere Informationen erhalten Sie in Ihrem Dekanat sowie im Doktorandenbüro der Universitätsverwaltung:
Doktorandenbüro der Universitätsverwaltung
E-Mail: zdb@uni-heidelberg.de
Sprechstunde: Mo 10–12 Uhr
Serviceportal der Universitätsverwaltung
Raum 036
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Fristen für den Antrag auf Annahme an der Fakultät
Nachdem die Promotionsvereinbarung geschlossen wurde, sollten Sie zügig die Annahme als Doktorand/in an der zuständigen Fakultät beantragen. Bitte beachten Sie, dass einige Fakultäten Fristen setzen, innerhalb derer der Antrag auf Annahme gestellt werden muss. Ebenso haben Sie zu zahlreichen Dienstleistungen der Universitätseinrichtungen erst mit der Annahmebestätigung der Fakultät Zugang.
Mehr Informationen: Schritt 4: Annahme an der Fakultät
Promotionsvereinbarung in strukturiertem Promotionsprogramm 
Mit der Aufnahme in ein Programm wird in diesen Fällen gleichzeitig die Promotionsvereinbarung geschlossen. Bitte erkundigen Sie sich jedoch bei den Koordinatoren Ihres Promotionsprogramms, ob dies auch für Sie zutrifft.
Schritt 3:
Registrierung
heiDOCS: Ihre Online-Promotionsakte
Die Universität Heidelberg hat ein elektronisches Registrierungs- und Serviceportal (heiDOCS) entwickelt, das am Anfang des Zulassungsverfahrens steht und das alle Doktorand/innen der Universität durch ihre Promotionsphase begleitet. Über das Portal werden Sie zudem über universitäre Angebote für Doktorand/innen informiert. Bevor Sie Ihre Bewerbung in Ihrer Fakultät einreichen, müssen Sie sich im heiDOCS-Portal anmelden und Ihre elektronische Promotionsakte anlegen. (Achtung: Als Doktorand/in der Fakultät für Biowissenschaften und der Fakultät für Physik und Astronomie können Sie sich nicht selbst anmelden. Bitte wenden Sie sich an Ihr zuständiges Promotionsbüro.) Über das Portal wird Ihnen auch Ihre Uni ID zugeteilt.
Weitere Informationen:
► heiDOCS – Doktorandenportal (Zugang zur Online-Promotionsakte)
► Zentrales Doktorandenbüro
Kontakt:
Doktorandenbüro der Universitätsverwaltung
E-Mail: zdb@uni-heidelberg.de
Sprechstunde: Mo 10–12 Uhr
Serviceportal der Universitätsverwaltung
Raum 036
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Schritt 4:
Annahme an der
Fakultät
Immatrikulation als Doktorand/in an der Universität Heidelberg
Die Immatrikulation ist jetzt verpflichtend für alle Doktorand/innen in Baden-Württemberg. Nachdem Sie durch Ihre Fakultät als Doktorand/in angenommen wurde, müssen Sie sich für ein Promotionsstudium immatrikulieren.
Befreiung von der Immatrikulationspflicht:
- Doktoranden/innen, die vor dem 01. April 2018 durch Ihre Fakultäten angenommen wurden, unterliegen der Immatrikulationspflicht nicht. Sie können wählen, ob sie sich immatrikulieren oder nicht.
- Doktoranden/innen, die mit einem Arbeitsvertrag von 50% oder mehr der regulären Arbeitszeit an der Universität oder am Universitätsklinikum angestellt sind, können sich auf Antrag von der Immatrikulationspflicht befreien lassen. Für Auskünfte zum Antrag auf Befreiung von der Immatrikulationspflicht kontaktieren Sie bitte das Zentrale Doktorandenbüro (zdb@uni-heidelberg.de)
Doktoranden/innen können sich ab sofort ganzjährig immatrikulieren. Es wird aber empfohlen, die Immatrikulation jeweils vor Ende der jeweiligen Rückmeldephase (15. Juli für das Sommersemester; 15. Februar für das Wintersemester) durchzuführen.
Antrag auf Annahme als Doktorand/in an der Fakultät
Die Annahme als Doktorand/in an der Fakultät bildet nach der Betreuungszusage den zweiten zentralen Schritt für Ihren Start in die Promotion und muss möglichst früh am Anfang Ihrer Promotion beantragt werden. Im Annahmeverfahren wird geprüft, ob Ihr Hochschulabschluss und Ihr Promotionsvorhaben alle von der Fakultät verlangten Voraussetzungen erfüllen. Mit der Erteilung der Annahme durch den Promotionsausschuss erklärt sich die Fakultät verbindlich bereit, Ihre Dissertation bis zum Abschluss zu betreuen. Dies gilt auch, falls Ihr Betreuer Sie aus bestimmten Gründen nicht mehr betreuen kann. Die Fakultät unterstützt Sie in diesem Fall dabei, einen neuen Betreuer zu finden.
Ihre Annahme als Doktorand/in ist für einen begrenzten Zeitraum gültig. Dieser beträgt in der Regel 3 bis 5 Jahre, variiert aber je nach Fakultät. Sie finden die erste Frist auf Seite 4 Ihrer heiDOCS-Akte. Wenn Sie Ihre Promotion nicht innerhalb dieses Zeitraums abschließen, müssen Sie im Promotionsbüro Ihrer Fakultät eine Verlängerung Ihrer Annahme beantragen.
Das Annahmeverfahren kann je nach Fakultät variieren, ebenso je nachdem ob Sie individuell oder in einem strukturierten Promotionsprogramm promovieren. Im Folgenden erläutern wir den jeweiligen Ablauf.
Annahme bei Individualpromotion
Unterlagen
- Formular "Antrag auf Annahme als Doktorand/in" (dieses Formular erhalten Sie im Dekanat Ihrer Fakultät)
- Betreuungszusage des Promotionsbetreuers oder Promotionsvereinbarung (siehe Schritt 2)
- Nachweis eines abgeschlossenen Studiums (in der Regel Ihr Abschlusszeugnis)
- Dissertationsthema und Exposé
- akademischer Lebenslauf
- Erklärung über bisherige oder laufende Promotionsversuche
Der Promotionsausschuss der Fakultät kann die Annahme als Doktorand/in auch an die Erfüllung weiterer Bedingungen knüpfen, wie z.B. an den Nachweis einer bestimmten Prüfung oder Lehrveranstaltung. Die erfolgte Annahme wird Ihnen schriftlich bestätigt. Mit diesem Dokument werden Sie Angehöriger der Universität Heidelberg und sind berechtigt die Angebote und Dienstleistungen der Universitätseinrichtungen zu nutzen.
Annahme in einem strukturierten Promotionsprogramm
Auch im Rahmen eines strukturierten Promotionsprogramms muss die Annahme beim zuständigen Dekanat beantragt werden. Dieser Schritt wird oft, aber keineswegs immer, von den Promotionsprogrammen für ihre Doktorand/innen im Rahmen der sonstigen Aufnahmeformalitäten des Programms übernommen. Bitte erkundigen Sie sich daher frühzeitig bei den Koordinator/innen nach der geltenden Vorgehensweise.
Wichtig: Änderungen an Ihrem Projekt
Im Falle grundlegender Änderungen im Rahmen Ihrer Promotion sind Sie verpflichtet, diese dem Dekanat Ihrer Fakultät unverzüglich mitzuteilen. Änderungen können z.B. sein:
- Wechsel des Dissertationsthemas
- Wechsel des Betreuers/der Betreuerin
- Abbruch des Promotionsvorhabens
- Verlängerung der Promotionszeit
Schritt 5: Immatrikulation
► Enrollment for international doctoral candidates
Immatrikulation als Doktorand/in (mit deutscher Staatsangehörigkeit) an der Universität Heidelberg
Alle angenommenen Doktorand*innen in Baden-Württemberg sind gesetzlich verpflichtet, sich ab dem Zeitpunkt der Annahme als Doktorand*in und für die Dauer ihrer Promotion bis zum Ablegen der mündlichen Promotionsprüfung (Rigorosum oder Verteidigung) zu immatrikulieren.
Doktoranden/innen können sich ab sofort ganzjährig immatrikulieren. Es wird aber empfohlen, die Immatrikulation jeweils vor Ende der jeweiligen Rückmeldephase (15. Juli für das Wintersemester; 15 Februar für das Sommersemester) durchzuführen. Bitte beachten Sie, dass unabhängig vom Zeitpunkt Ihrer Erstimmatrikulation während des Semesters Sie den vollen Semesterbeitrag für das jeweilige Semester zahlen müssen. Dies gilt auch, wenn Sie sich erst spät im Semester einschreiben. Eine Teilzahlung des Semesterbeitrags ist nicht möglich.
Für ein Promotionsstudium werden keine Studiengebühren erhoben, jedoch fallen bei der Immatrikulation sowie jedes Semester bei der Rückmeldung folgende Gebühren an (Stand:Sommersemester 2025):
| 80,00 € | Verwaltungskostenbeitrag |
| 10,00 € | Beitrag für die Verfasste Studierendenschaft |
Sozialbeitrag für das Studentenwerk: |
|
| 66,00 € | Eigenleistungen des Studentenwerks |
| 5,10 € | Umlage für Nextbike und für Theaterflatrate |
| 161,10 € | Gesamt |
Vorteile der Immatrikulation
- Anspruch auf Leistungen des Studierendenwerks: z.B. Zugang zur Bewerbung um Wohnheimzimmer / -appartements, CampusCard, Kinderbetreuung, Rechtsberatung,
- Unfallversicherung: vollständiger Schutz (mehr Informationen zu Versicherungen für Doktorandinnen und Doktoranden finden Sie hier).
- Allgemeine Rabatte und Vergünstigungen ausserhalb der Universität aufgrund des Studierenden Status.
Befreiung von der Immatrikulationspflicht:
• Doktoranden/innen, die vor dem 01. April 2018 durch Ihre Fakultäten angenommen wurden, unterliegen der Immatrikulationspflicht nicht. Sie können wählen, ob sie sich immatrikulieren oder nicht.
• Doktoranden/innen, die mit einem Arbeitsvertrag von 50% oder mehr der regulären Arbeitszeit an der Universität oder am Universitätsklinikum angestellt sind, können sich von der Immatrikulationspflicht befreien lassen. Für Auskünfte zum Antrag auf Befreiung von der Immatrikulationspflicht kontaktieren Sie bitte das Zentrale Doktorandenbüro (zdb@uni-heidelberg.de).
Hier finden Sie den Antrag auf Befreiung von der Immatrikulationspflicht.
Immatrikulationsverfahren für deutsche Staatsangehörige
Über den Link zur "Immatrikulation in die Promotion" kommen Sie auf die HeiCo Plattform, auf der Sie ein Konto anlegen müssen, um Ihre Immatrikulation durchführen zu können. Dafür benötigen Sie Ihre Uni-ID.
Bitte folgen Sie die Anweisungen im HeiCo System bis hin zum eletronischen Absenden der Bewerbung. Das HeiCo System wird Sie auch anleiten, um die unten aufgelistete Unterlagen per Post an die Studierendenadministration zu schicken.
Bewerbungen für das Sommersemester sind ab dem 15. Januar möglich.
Bewerbungen für das Wintersemester sind ab dem 15. Juni möglich.
►Sie finden alle HeiCo Anleitungen hier
Immatrikulationsunterlagen
- Ausgedruckter und original unterschriebener Immatrikulationsantrag
- Dokument "Annahme als Doktorand/in", darf nicht älter als sechs Monate sein
- Amtlich beglaubigte Kopie des Hochschulabschlusszeugnisses
- Amtlich beglaubigte Kopie der Hochschulzugangsberechtigung (z.B. Abiturzeugnis)
- Exmatikulationsbescheinigung(en) der zuletzt besuchten Hochschule(n)
- Kopie des Personalausweises
- Passbild zum Hochladen in das Online-Bewerbungsformular
- Exmatrikulationsbescheinigung (falls zutreffend)
Adressieren Sie die Unterlagen an:
Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Studierendenadministration
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Nach Bearbeitung Ihres Immatrikulationsantrags werden Sie darum gebeten, Ihre CampusCard im Studierendenportal in der Seminarstr. 2 abzuholen.
Sonderfälle
Für Bildungsinländer mit nicht-deutscher Staatsangehörigkeit ist das Akademische Auslandsamt der Universität zuständig. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an uns.
Umschreibung
Umschreibung
Um sich innerhalb der Fristen für eine Promotion an der Universität Heidelberg umschreiben zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Sie haben Ihr Masterstudium abgeschlossen
- Sie wurden schon als Doktorand*in an Ihrer Fakultät angenommen
- Sie sind in dem Semester, das dem für die Promotion angestrebten Semester vorausgeht, an der Universität Heidelberg eingeschrieben
Für die Umschreibung auf Promotion brauchen Sie folgende digitale Unterlagen:
- Die Annahme als Doktorand/in ausgestellt, unterschrieben und gestempelt vom Promotionsbüro Ihrer Fakultät
- Abschlusszeugnis (in der Regel Master, Staatsexamen oder Zeugnis der Ärztlichen Prüfung)
- Antrag auf Umschreibung: wird in heiCO zum Herunter- und wieder Hochladen bereitgestellt
Vergewissern Sie sich, dass Sie für das Semester, in dem Sie sich umschreiben möchten, zurückgemeldet sind (d.h. Sie haben schon die relevante Semestergebühr bezahlt). Halten Sie Ihre digitalen Unterlagen bereit und starten Sie Ihren Antrag auf Umschreibung ins Promotionsstudium im heiCO-Portal wie gewohnt über die Kachel „Meine Bewerbungen“ als neuen Studiengang. Das heiCO-Portal erkennt Ihre bestehende Immatrikulation und behandelt Sie automatisch als Umschreiber*in.
Falls Sie weitere Informationen benötigen oder ein Ausnahmefall vorliegt, können Sie uns gerne kontaktieren.
Exmatrikulation
Exmatrikulation
Bei der Exmatrikulation handelt es sich um das Beenden ihrer Einschreibung an der Universität Heidelberg.
Am Ende des Semesters, in dem Sie die Verteidigung Ihrer Doktorarbeit (Disputation/Rigorosum) bestehen, müssen sie sich exmatrikulieren. Wir empfehlen es Ihnen, offiziell eine Exmatrikulation zu beantragen, anstatt Ihre Einschreibung einfach auslaufen zu lassen, indem Sie sich nicht für das folgende Semester zurückmelden.
Die für diesen Antrag relevanten Unterlagen, sowie weitere Informationen über das Exmatrikulationsverfahren, finden sich auf dieser Webseite: https://www.uni-heidelberg.de/de/studium/studienorganisation/exmatrikulation
Falls Sie Fragen haben, die nicht auf der obigen Webseite beantwortet werden, können Sie gerne auf uns zukommen.
