Richtlinien für die Bewerbung/FAQs und Link zu den Bewerbungsformularen

Richtlinien für die Bewerbung/FAQs Adobe
Zu den Bewerbungsformularen

 

Wer kann einen Reisekostenzuschuss beantragen?
Für welche Arten von Reisen kann ich einen Zuschuss beantragen?
Wann sollte ich mich bewerben?
Tipps zum Ausfüllen der Bewerbungsunterlagen
Muss ich zusätzlich zu meiner Bewerbung weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf etc.) einreichen?
Kann ich mich für die Teilnahme an einer Konferenz bewerben, bevor mein Konferenzbeitrag (Poster-Präsentation oder Vortrag) vom Konferenzveranstalter angenommen wurde?
Kann ich mich mehrmals für einen Reisekostenzuschuss bewerben?
► Kann ich mehr als einen Reisekostenzuschuss erhalten?
Wie hoch sind meine Chancen, einen Reisekostenzuschuss von der Graduiertenakademie zu erhalten?
Warum muss ich auf dem Bewerbungsformular Angaben zur Finanzierung meiner Promotion machen?
Welche Kosten werden von dem Reisekostenzuschuss gedeckt?
Ich weiß noch nicht, wie hoch die genauen Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Welche Gutachter entscheiden über meinen Reisekostenantrag?
Hinweis für Postdocs
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
Wie erfolgt die Auszahlung des Reisekostenzuschusses?
Was muss ich einreichen, um den Reisekostenzuschuss ausbezahlt zu bekommen?
Wie schnell sollte ich die Belege über entstandene Kosten einreichen?
Was passiert mit meinem zugesicherten Reisekostenzuschuss, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
Was passiert mit meinem zugesicherten Reisekostenzuschuss, wenn ich meine Reise verschieben muss?

 


 

Wer kann einen Reisekostenzuschuss beantragen?

Antragsberechtigt sind

  • Doktoranden/innen, die an der zuständigen Fakultät der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen sind und ein abgeschlossenes Hochschulstudium vorweisen können, das zur Promotion berechtigt. Medizinstudenten/innen, die Ihre Promotion studienbegleitend durchführen, sind nicht antragsberechtigt.
  • Postdocs, deren Promotion nicht länger als drei Jahre zurückliegt und, die sich zum Zeitpunkt der Bewerbung in einem Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Heidelberg befinden.

 

Für welche Arten von Reisen kann ich einen Zuschuss beantragen?

Sie können einen Reisekostenzuschuss beantragen, um:

  • an einer Konferenz teilzunehmen, die direkte Relevanz für Ihre Doktorarbeit besitzt. Die Konferenz kann im In- oder Ausland stattfinden. Eine aktive Teilnahme (durch eine Präsentation oder einen Vortrag) wird erwartet. Bitte geben Sie die Art Ihrer Teilnahme im Antrag unmissverständlich an.
  • an einem Workshop oder einer (Sommer- oder Winter-) Schule teilzunehmen, der oder die direkte Relevanz für Ihre Doktorarbeit besitzt. Eine aktive Teilnahme (durch eine Präsentation oder einen Vortrag) wird erwartet. Bitte geben Sie die Art Ihrer Teilnahme im Antrag unmissverständlich an.
  • einen Forschungsaufenthalt zwecks Datenerhebung, Feldforschung, Recherchearbeiten in Bibliotheken oder Archiven, Durchführung von Interviews, Gebrauch von speziellen Geräten usw. durchzuführen. Der Forschungsaufenthalt muss eine direkte Relevanz für Ihre Doktorarbeit besitzen.

Die Höhe eines Zuschusses basiert sich auf die Ausgaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular angeben, bis einer maximalen Höhe von 1.500,00€.

 

Wann sollte ich mich bewerben?

 
Alle Bewerbungsfristen für die Förderperiode sind abgelaufen.
 
Die Bewerbungsfristen für die Förderperiode 2019 werden in Herbst 2018 bekanntgegeben.
 

 


Tipps zum Ausfüllen der Bewerbungsunterlagen

Bitte nutzen Sie nur die bereitgestellte Fläche in den Bewerbungsformularen. Die Gutachter können keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.

Bitte ändern Sie nicht die Formatierung der Felder in den Bewerbungsformularen.

Bitte füllen Sie die Formulare elektronisch aus; verfassen Sie Ihre Bewerbung nicht mit der Hand. Wenn Sie Probleme mit den Formularen haben, kontaktieren Sie bitte unser Büro.

Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel / können nicht mit einem Linux-System bearbeitet werden.

Um sicherzugehen, dass unsere elektronischen Formulare mit allen Versionen von Adobe funktionieren, speichern Sie bitte zunächst das leere Bewerbungsformular auf Ihrem Rechner, füllen es dann aus und speichern es erneut.

Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

 

Muss ich zusätzlich zu meiner Bewerbung weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf etc.) einreichen?

Nein, alle Informationen, die nötig sind, um Ihre Bewerbung zu bewerten, können in dem Bewerbungsformular angegeben werden. Die Gutachter erhalten nur das Antragsformular und die Stellungnahme des Betreuers/der Betreuerin. Den Gutachtern werden keine zusätzlichen Dokumente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe zugesendet.

 

Kann ich mich für die Teilnahme an einer Konferenz bewerben, bevor mein Konferenzbeitrag (Poster-Präsentation oder Vortrag) vom Konferenzveranstalter angenommen wurde?

Ja. Ein möglicher Zuschuss wird in einem derartigen Fall unter Vorbehalt der Annahme des Konferenzbeitrags bewilligt. Bitte geben Sie im Antrag an, wann Sie eine mögliche Annahme vom Konferenzveranstalter erwarten und reichen Sie die Annahme nach Erhalt ein.

 

Kann ich mich mehrmals für einen Reisekostenzuschuss bewerben?

Sie können sich nur einmal für eine bestimmte Konferenz, einen bestimmten Workshop oder Forschungsaufenthalt bewerben. Sie können auch nur einen Zuschuss pro Bewerbungsrunde beantragen. Während Ihrer gesamten Promotion  oder Postdoctätigkeit können Sie sich jedoch mehr als einmal für einen Reisekostenzuschuss bewerben, bis Sie eine Förderung erhalten (s. nächsten Punkt).

 

Kann ich mehr als einen Reisekostenzuschuss erhalten?

Sobald Sie einmal eine Förderung erhalten haben, können Sie sich in der Regel nicht mehr bewerben. Eine erneute Bewerbung kann nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte.

 

Wie hoch sind meine Chancen, einen Reisekostenzuschuss von der Graduiertenakademie zu erhalten?

Wir können ungefähr 20-30% der erhaltenen Anträge finanzieren. Wir empfehlen Ihnen daher mit Nachdruck, dass Sie gleichzeitig nach anderen Finanzierungsmöglichkeiten für Ihre Reise suchen, z.B. beim Kongress- und Vortragsreiseprogramm des DAAD.

 

Warum muss ich auf dem Bewerbungsformular Angaben zur Finanzierung meiner Promotion machen?

Sie werden zur Finanzierung Ihrer Promotion gefragt, weil bei der Begutachtung berücksichtigt wird, ob Ihnen andere Finanzierungsquellen (z.B. durch Ihr Institut, Ihr Graduiertenprogramm oder Ihr Stipendium) zur Verfügung stehen.

 

Welche Kosten werden von dem Reisekostenzuschuss gedeckt?

Ihnen werden die Ausgaben für die Hin- und Rückreise sowie die Beförderung vor Ort (Flugtickets, Zugtickets, öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen, Taxikosten etc.), für die Unterbringung (Hotel, Pension, Gästezimmer) sowie für Konferenzgebühren erstattet. Nicht gedeckt werden Kosten für Verpflegung, Sachkosten wie Bücher und Fotokopien, Bench Fees, Unterhaltung oder private Reisen. Die Höhe eines Zuschusses basiert sich auf die Ausgaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular angeben, bis einer maximalen Höhe von 1.500,00€.

 

Ich weiß noch nicht, wie hoch die genauen Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch die genauen Kosten Ihrer Reise sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe des Zuschusses bei einer Bewilligung auf diesem Wert beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich mehr erstattet zu bekommen als Sie auf dem Formular eingetragen haben.

 

Welche Gutachter entscheiden über meinen Reisekostenantrag?

Unsere Gutachter sind Professorinnen und Professoren aus allen Fächern der Universität Heidelberg. Es ist sehr wahrscheinlich, dass  Ihr Antrag  von Gutachtern außerhalb Ihres direkten Forschungsfelds begutachtet wird. Es ist deswegen sehr wichtig, dass Sie Ihr Projekt und die geplante Veranstaltung (Konferenz, Workshop, Forschungsaufenthalt) auf eine Weise beschreiben, die auch für Wissenschaftler/Wissenschaftlerinnen außerhalb Ihres Fachbereichs gut verständlich ist.

 

Hinweis für Postdocs

Postdocs können Reisekostenzuschüsse bis zu 3 Jahren nach Abschluss der Promotion beantragen. Allerdings erhalten Postdocs im ersten Jahr ihrer Postdoc-Tätigkeit Priorität in der Begutachtung.

 

Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?

Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie telefonisch unter 06221 – 54 19763 nachfragen. Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

 

Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden erst nach Abschluss des Begutachtungsverfahrens verschickt. Dieses Verfahren dauert mindestens 8-10 Wochen nach der Bewerbungsfrist. Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren und es gibt auch kein beschleunigtes Vergabeverfahren für Reisen, die innerhalb der 8-10-wöchigen Begutachtungszeitraum stattfinden. Falls Ihre Reise innerhalb dieses Zeitraums stattfindet, können Sie nicht davon ausgehen, dass Sie den Bescheid vor Antritt Ihrer Reise erhalten.

Wir bemühen uns, die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide sofort nach Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu verschicken. Jeder Antragsteller erhält eine schriftliche Benachrichtigung über die Ergebnisse des Begutachtungsverfahrens zunächst per E-Mail und dann auf dem Postweg. Bitte geben Sie deswegen auf dem Online Anmeldeformular Ihre gültige Post- und E-Mail-Adresse an.

 

Wie und wann erfolgt die Auszahlung der Reisekostenzuschüsse?

Wenn Sie einen Reisekostenzuschuss von uns zugesichert bekommen haben, werden Ihnen Ihre tatsächlich entstandenen Kosten bis zur bewilligten Höhe erstattet. Die Rückerstattung findet erst nach Abschluss Ihrer Reise statt. Bitte reichen Sie davor keine Belege bei uns ein.

 

Was muss ich einreichen, um den Reisekostenzuschuss ausbezahlt zu bekommen?

Sie müssen bei uns das entsprechende ausgefüllte Formular zur Erstattung der Reisekosten (welches Sie zusammen mit dem positiven Bescheid per E-Mail erhalten) sowie alle Original-Belege und -Quittungen von entstandenen Kosten, die Sie erstattet bekommen möchten, einreichen. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.

 

Wie schnell sollte ich die Belege über entstandene Kosten einreichen?

Bitte reichen Sie Ihre Quittungen und Belege so schnell wie möglich nach Ihrer Rückkehr bei uns ein. Entstandene Ausgaben können maximal bis zum 1. Dezember des zutreffenden Kalenderjahres erstattet werden.

 

Was passiert mit meinem zugesicherten Reisekostenzuschuss, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?

Der Reisekostenzuschuss ist weder auf eine andere Reise bzw. Veranstaltung noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie also Ihre Reise nicht antreten können, verfällt der Reisekostenzuschuss ohne Ersatz.

 

Was passiert mit meinem zugesicherten Reisekostenzuschuss, wenn ich meine Reise verschieben muss?

Es ist grundsätzlich möglich, eine Forschungsreise zu verschieben – allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Der Reisekostenzuschuss kann nur zugesichert bleiben, wenn sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.

 

ZUM BEWERBUNGSVERFAHREN UND -FORMULAREN

Verantwortlich: kuehn
Letzte Änderung: 28.06.2018
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