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Allgemeine Fragen

► Wer kann eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?
► Wofür kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen und welche Kosten sind erstattungsfähig?
► Wann soll ich mich bewerben?
► Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters vorliegt?
► Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
► Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
► Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
► Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?
► Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?
► Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

► Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
► Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
► Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
► Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
► Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?
 

 

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Allgemeine Fragen

 

Wer kann eine Mobilitätsbeihilfe beantragen?

Antragsberechtigt sind ausschließlich Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Theologischen Fakultät der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen sind.

Die Berechtigung zur Förderung endet spätestens 3 Monate nach Ablauf des Monats, in dem die letzte mündliche Prüfung stattfindet, bzw. mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wird (z.B. bei Abschluss des Promotionsverfahrens durch Publikation der Arbeit, Abbruch der Promotion oder einem Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).

Die Förderung kann pro Doktorand/in einmal pro Semester während der Promotionszeit beantragt werden.

Bei der Vergabe der Mittel werden Antragsstellerinnen und Antragssteller bevorzugt, die an internationalen Konferenzen oder an Konferenzen, für die eine Einladung des Veranstalters vorliegt, teilnehmen oder einen eigenen Tagungsbeitrag (Vortrag oder Poster) einbringen.

 

Wofür kann ich eine Mobilitätsbeihilfe beantragen und welche Kosten sind erstattungsfähig?

Gefördert werden Tagungsteilnahmen, Konferenzen, Besuche von Summer-/Winterschools etc. in der Regel mit bis zu 1.500 Euro pro Reise für Reisekosten (ohne Unterkunft und Verpflegung) und Tagungs- bzw. Teilnahmegebühren. Die Fördersumme kann bei außereuropäischen Konferenzen überschritten werden, entsprechend des im Reisekostengesetz üblichen Rahmens.

Im Detail sind folgende Kosten durch die Mobilitätsbeihilfe erstattungsfähig:

• Kosten für Hin- und Rückreise sowie Beförderungen vor Ort (Flugtickets, Zugtickets, öffentliche Verkehrsmittel)
• Tagungs-/Teilnahmegebühren

Folgende Ausgaben sind nicht erstattungsfähig:

• Kosten für Unterbringung
• Kosten für Verpflegung
• Kosten für Bücher, Fotokopien und Freizeitaktivitäten
• Kosten für private Reisen
• Kosten für Reiserücktrittsversicherungen

Sollten die tatsächlichen Gesamtkosten Ihrer Reise die bewilligte Fördersumme überschreiten, kann die Differenz nicht erstattet werden.

Bitte beachten Sie die Reiseregelungen der Universität Heidelberg und die länderspezifischen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes.

 

Wann soll ich mich bewerben?

Bewerbungen können zu jedem Zeitpunkt eingereicht werden.

Die Begutachtung der Anträge erfolgt dreimal pro Semester zu den unten aufgeführten Stichtagen für den Eingang der Bewerbungen. Die Reisen sollen innerhalb von 6 Monaten nach den jeweiligen Stichtagen stattfinden.
 

Stichtage im Wintersemester:

1. Oktober

1. Dezember

1. Februar

 

Stichtage im Sommersemester:

1. April

1. Juni

1. August

Bitte reichen Sie Ihren Antrag unter Berücksichtigung des gewünschten Reisezeitraums und dem entsprechenden Stichtag ein. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Bewerbung zum frühestmöglichen Stichtag einzureichen. Die Förderentscheidung wird ca. 4 bis 6 Wochen nach den oben aufgeführten Stichtagen bekannt gegeben. Sollte Ihre Reise während der Begutachtungsphase stattfinden, können wir Sie nicht vor Beginn Ihrer Reise über das Ergebnis Ihres Antrags informieren.

Wichtig: Anträge, die nach der passenden Frist eingehen, sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

 

Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters vorliegt?

Ja. Der Zuschuss wird in diesem Fall unter Vorbehalt der Ausstellung der Teilnahmebestätigung bewilligt. Bitte geben Sie im Bewerbungsformular an entsprechender Stelle an, wann Sie mit der Bestätigung rechnen und reichen Sie diese nach Erhalt unverzüglich per E-Mail (ga-docs@uni-heidelberg.de) in der Graduiertenakademie ein.

 

Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?

Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

 

Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?

Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 4 bis 6 Wochen nach Ablauf der festgelegten Stichtage. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung vor Abschluss des Begutachtungsverfahrens zu informieren.
Leider ist es auch nicht möglich, das Verfahren für Reisen, die bereits innerhalb des Begutachtungszeitraums stattfinden, zu beschleunigen. Falls Ihre Reise innerhalb dieses Zeitraums stattfindet, können wir nicht gewährleisten, dass Sie den Bescheid vor Antritt Ihrer Reise erhalten.

 

Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?

Für die Auszahlung des Zuschusses ist es notwendig, dass Sie das ausgefüllte Formular zur Erstattung der Reisekosten (welches Ihnen zusammen mit dem positiven Bescheid zugeschickt wird) sowie alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten einreichen. Bitte beachten Sie, dass nur die hier aufgeführten Kosten durch die Mobilitätsbeihilfe gedeckt werden können. Ausgaben, für die Sie keinen Nachweis vorlegen, können nicht erstattet werden.

Sollten Sie für die vorliegende Reise Drittmittel erhalten haben, reichen Sie bitte auch eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation/Einrichtung mit dem Abrechnungsformular ein. Als Drittmittel gelten in diesem Fall Fördergelder von dritter Seite für die Erstattung der Teilnahmegebühren oder Reisekosten.

 

Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?

Bei Bewilligung des Zuschusses werden Ihnen die zugesagten Kosten (auf der Grundlage von Ihren Angaben im Bewerbungsformular und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) nach Ablauf der Reise und Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforderlichen Nachweise spätestens 1 Monat nach Ende der Reise in der Graduiertenakademie eingereicht werden müssen.

 

Kann ich eine Abschlagszahlung beantragen?

Ja. Für Reisekosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie im Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe wird der Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.

Bitte beachten Sie:

• Die Auszahlung des Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Ablauf der Reise in der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Reise nicht angetreten werden, muss eine Rückerstattung der Abschlagszahlung umgehend und spätestens binnen der einmonatigen Frist nach Ende der Reise an die Graduiertenakademie erfolgen.
• Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise unter der Höhe der Abschlagszahlung liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.

 

Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?

Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihre Reise also nicht antreten können, verfällt die Mobilitätsbeihilfe ohne Ersatz. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Bitte beachten Sie, dass die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung nicht durch die Mobilitätsbeihilfe abgedeckt werden können.

 

 

 

Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

 

Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular (siehe: » Bewerbungsverfahren und -formulare) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Gutachterkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
 

 

Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente, wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

 

Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch genau die Kosten Ihrer Reise sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Mobilitätsbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird. Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe, als auf dem Formular angegeben, erstattet zu bekommen.

 

Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für Ihre Reise, Ihr Promotionsprojekt oder andere Forschungsprojekte zur Verfügung gestellt werden oder wurden.
Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss oder Stipendium von einer anderen Seite als Auszeichnung bewertet.

Sollten Sie für die vorliegende Reise eine Förderung von dritter Seite erhalten und sollte diese (teilweise oder vollständig) Ihre Ausgaben für Teilnahmegebühren und/oder Reisekosten begleichen, erfolgt eine Verrechnung dieser Drittmittel mit der durch die Mobilitätsbeihilfe bewilligten Förderung.

 

Wer kann die Stellungnahme für meinen Antrag ausstellen?

Die Stellungnahme sollte von Ihrer Erstbetreuerin/Ihrem Erstbetreuer ausgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberin/dem Bewerber zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg.de) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahmen gelten die gleichen Stichtage wie für die Bewerbungen.

Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin/des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein/e andere/r Hochschullehrer/in des Faches um die Begutachtung des Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.