heiDOCS Projektbeihilfe – Jetzt bewerben!

Jährliche Bewerbungsfristen sind der 15. Februar, 15. Juni und 15. Oktober. Bis zur jeweiligen Frist müssen die Unterlagen zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung vollständig eingegangen sein.

Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn der Stichtag auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Die Förderentscheidung wird ca. 8 Wochen nach der jeweiligen Bewerbungsfrist bekanntgegeben.

Beispiel:

Sie möchten sich zur Frist am 15. Februar um einen Zuschuss für den Erwerb eines Datensatzes bewerben. Ihnen liegt bereits ein Kostenvoranschlag oder ein bindendes Angebot eines Anbieters vor. Sie planen die Daten Mitte Mai zu erwerben (nach Bekanntgabe der Förderentscheidung). Im Falle eines positiven Förderbescheids können Sie die Rechnung im Anschluss an die erfolgte Dienstleistung bei der Graduiertenakademie einreichen. Diese veranlasst nach erfolgreicher Prüfung der Unterlagen die direkte Auszahlung des Betrags an den Dienstleister.

Wichtig:

• Eine Auszahlung der bewilligten Fördersumme an Sie ist aus haushaltsrechtlichen Gründen der Universität Heidelberg nicht möglich.
• Bewerbungen, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge (z.B. unvollständig ausgefüllte Kalkulation, fehlende Unterlagen) werden nicht berücksichtigt.

Diese Kriterien sind für die Auswahl ausschlaggebend:

• Wissenschaftliche Qualifikation der Antragsteller:innen
• Wissenschaftlich Qualität des Forschungsvorhabens
• Relevanz und Notwendigkeit der Projektbeihilfe für die Qualifikationsphase
• Stellungnahme des Betreuers oder der Betreuerin

Die Vergabe erfolgt durch eine Auswahlkommission des Council for Graduate Studies (CfGS) / eine vom CfGS legitimierte Auswahlkommission. Im Bedarfsfall wird mit den zuständigen Ansprechpartner:innen der Fakultät Rücksprache gehalten.

Die Projektbeihilfe beträgt maximal 1.000 Euro. Die bewilligte Höhe der Beihilfe basiert auf der im Bewerbungsformular angegebenen Höhe der Kosten.

Ja, sie können sich für mehrere Projektbeihilfen bewerben. Bitte beachten Sie jedoch, dass die maximale Fördergrenze für die Förderlinie "Projektbeihilfe" bei 1.000 Euro je Doktorand:in liegt.

Sollten Sie sich z.B. für einen Datensatzerwerb und einen Zuschuss zur Förderung externer Expertise gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.

Ja. Die maximale Fördergrenze liegt für die Dauer der gesamten Promotionsphase bei 2.500 Euro pro Doktorand:in für die heiDOCS-Fördermaßnahmen "Mobilitätsbeihilfe", "Projektbeihilfe" und "Publikationsbeihilfe".

Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de.

Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 8 Wochen nach Ablauf der jeweiligen Bewerbungsfrist. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.

Es ist nicht möglich, Sie vor Abschluss des Bewerbungsverfahrens über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung zu informieren.

Aus haushaltsrechtlichen Gründen der Universität Heidelberg kann die Fördersumme im Fall einer positiven Förderentscheidung nicht direkt an Sie ausgezahlt werden. Daher wird/werden die Rechnung(en) direkt von der Graduiertenakademie ausgezahlt. Aufgrund zumeist kurzer Rechnungsfristen ist daher die Angabe, wann Sie (ungefähr) mit der Rechnungstellung des Dienstleisters rechnen, für die Finanzplanung wichtig. Es ist dabei ausreichend, das voraussichtliche Datum im Online-Antragsformular (wichtig v.a. Monat und Jahr) anzugeben.

Bitte beachten Sie: Wenn die Rechnungsfrist des Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Zahlung der Rechnung und somit Förderung nicht möglich.

Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.

Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.

Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.

Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.

Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.

Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Projektbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird.

Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben bewilligt zu bekommen.

Datensatzerwerb/-erhebung, promotionsrelevante Materialien: Bitte reichen Sie mit dem Bewerbungsformular einen Nachweis über die Kosten (z.B. Angebot, Kostenvoranschlag) ein.

Wenn Sie noch nicht wissen, zu welchem Zeitpunkt der Aufenthalt stattfinden wird, geben Sie bitte ein voraussichtliches Datum an und weisen Sie im Bewerbungsformular darauf hin, dass sich noch Änderungen bei den Aufenthaltsdaten ergeben können. Sobald Sie die konkreten Daten kennen, reichen Sie uns diese bitte nach.

Aus verwaltungs- und finanztechnischen Gründen müssen die Reise- und Übernachtungskosten, die im Rahmen des Aufenthalts des externen Experten oder der externen Expertin entstehen, über Ihr Institut/Lehrstuhl abgerechnet werden.

Nach positiver Förderentscheidung wird die bewilligte Fördersumme dem angegebenen Institut von der Graduiertenakademie zur Verfügung gestellt. Das Institut ist für die Verwaltung der Reise- und Übernachtungskosten des oder der externen Expert:in zuständig.

Bitte klären Sie vorab ab, wer diese verwaltungstechnischen Schritte übernimmt und im Falle einer positiven Förderentscheidung Ansprechpartner:in für die Graduiertenakademie zur Abwicklung der finanziellen Prozesse ist.

Eine Auszahlung der Fördersumme an Sie ist aus haushaltsrechtlichen Gründen der Universität Heidelberg nicht möglich.

Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für Ihr Projekt zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer weiteren Institution als Auszeichnung bewertet.

Die Stellungnahme soll von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin ausgestellt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberinnen oder Bewerbern zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Bewerbungsfrist wie für die Bewerbung.

Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin oder des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.

a) Datenerhebung, Datensätze, projektbezogene Materialien

Die finanzielle Abwicklung Ihrer Projektbeihilfe erfolgt im Rahmen der bewilligten Förderhöhe unmittelbar zwischen dem Rechnungssteller und der Graduiertenakademie. Dazu reichen Sie nach erfolgter Dienstleistung bitte schnellstmöglich die Rechnung bei der Graduiertenakademie ein.

Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie zusammen mit dem schriftlichen Bescheid detaillierte Informationen zur finanziellen Abwicklung der Publikationsbeihilfe.

Wichtig:

• Eine direkte Auszahlung der bewilligten Fördersumme an Sie ist aus haushaltsrechtlichen Gründen der Universität Heidelberg nicht möglich.
• Falls der Rechnungsbetrag die bewilligte Fördersumme übersteigt, muss eine Teilrechnung in Höhe der bewilligten Fördersumme eingereicht werden.

b) Förderung externer Expertise

Im Falle einer positiven Förderentscheidung wird die bewilligte Summe an das Institut, das sich bereiterklärt hat, die Verwaltung der Reise- und Übernachtungskosten zu übernehmen (s. Angabe im Online-Antrag) ausgezahlt. Das Institut kann damit die Reise- und Übernachtungskosten des Experten bzw. der Expertin direkt begleichen (Buchen des Hotels, Ausstellen von Reiseanträgen etc.).

Die Verwendung der bewilligten Fördermittel für Reise- und Übernachtungskosten richtet sich nach den Regeln der Universität Heidelberg und den Richtlinien des heiDOCS-Förderprogramms. Spätestens 2 Monate nach dem Aufenthalt des Experten oder der Expertin benötigt die Graduiertenakademie einen Verwendungsnachweis über die ausgezahlten Gesamtkosten:

• Sollten die tatsächlichen Kosten unter der Höhe der bewilligten Summe liegen, erfolgt eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie.
• Falls die Gesamtkosten die bewilligte Fördersumme übersteigen, ist es nicht möglich, die bewilligte Fördersumme nachträglich aufzustocken. Die Differenz muss dann von Ihnen getragen werden.

Eine direkte Auszahlung der bewilligten Fördersumme an Sie ist aus haushaltsrechtlichen Gründen der Universität Heidelberg nicht möglich.

Die Projektbeihilfe ist weder auf eine andere Person oder einen anderen Zweck übertragbar. Sollten Sie z.B. die Datensätze nicht erwerben oder die externe Betreuung nicht stattfinden, verfällt die Projektbeihilfe ohne Ersatz.

Es ist grundsätzlich möglich, die externe Betreuung zu verschieben - allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für das Fortbestehen der Bewilligung ist, dass es sich weiterhin um den gleichen Experten oder die gleiche Expertin handelt und sich am Zweck des Aufenthalts nichts ändert.