heiDOCS Projektbeihilfe – Jetzt bewerben!
Förderzweck
Bewerbungsvoraussetzungen
Jährliche Bewerbungsfristen
Fördersumme
Gut zu wissen
FAQs / Richtlinien zur Bewerbung um eine Projektbeihilfe
Bewerbung um eine Projektbeihilfe
Auszahlung der Projektbeihilfe
Sind Sie Doktorand:in an der Universität Heidelberg und für Ihre Dissertation auf kostenpflichtige Datensätze angewiesen oder erheben Sie eine eigene Umfrage mit Probandenvergütung? Kann Ihre Studie nicht durch Institutsmittel oder im Rahmen eines Drittmittelprojekts abgedeckt werden? Übersteigt die projektbezogene Werbung für Ihre Umfrage den vorgesehenen finanziellen Rahmen?
Wird Ihre Forschungsarbeit durch externe (internationale) Expert:innen betreut, die im Rahmen Ihres Begutachtungs- oder Prüfungsverfahrens nach Heidelberg anreisen sollen, wofür aber nicht die notwendigen Reisemittel zur Verfügung stehen?
Dann bewerben Sie sich um eine Projektbeihilfe des heiDOCS-Förderprogramms der Graduiertenakademie für Doktorandinnen und Doktoranden der Universität Heidelberg!
Förderzweck
- den Erwerb von Datensätzen (inkl. des Erwerbs von Datenlizenzen)
- die Erhebung von Datensätzen
- den Erwerb projektbezogener Materialien (z.B. Probandenvergütung, Druck von Postern, Fragebögen), die Sie für die Durchführung Ihres Promotionsvorhabens benötigen
-
Förderung externer Expertise: die Begutachtung Ihres Dissertationsvorhabens von einer externen (internationalen) Expertin und/oder eines externen (internationalen) Experten. Die Qualifikation des Experten bzw. der Expertin muss den Richtlinien der entsprechenden Fakultät entsprechen.
Die Ausrichtung einer gemeinsamen Veranstaltung von Ihnen mit dem oder der Expert:in (z.B. ein Doktorand:innenkolloquium), das für andere Doktorand:innen der Fakultät geöffnet wird und im Rahmen des Aufenthalts stattfindet, kann sich positiv auf die Vergabe der Förderung auswirken.
Bitte beachten Sie, dass die Erhebung, Verarbeitung und Verwahrung der Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung erfolgen muss. Eine datenschutzkonforme Speicherung der Daten auf einem Uni-Server der zuständigen Einrichtung muss gewährleistet sein.
Bewerbungsvoraussetzungen
Sie sind antragsberechtigt, wenn (Sie)
- einen promotionsbefähigenden Studienabschluss vorweisen können und
- an einer der 13 Fakultäten der Universität als Doktorand:in angenommen sind* und
- Ihnen keine Mittel seitens Ihres Instituts oder Ihres drittmittelfinanzierten Promotionsprojekts für die Projektkosten zur Verfügung stehen.
*ausgenommen: Doktorand:innen, die studienbegleitend promovieren (Medizin)
Ihre Berechtigung zur Förderung endet mit Ablauf des Monats, in dem Ihre letzte mündliche Prüfung (Disputation/Rigorosum) stattfindet bzw. mit Ablauf des Monats, in dem Sie die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beenden (z.B. bei Promotionsabbruch oder Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).
Jährliche Bewerbungsfristen
Wichtig:
- Die Projektbeihilfe kann nicht rückwirkend, d.h. für in der Vergangenheit liegende Projekte gewährt werden. Bitte beachten Sie daher die o.g. Fristen bei der Antragstellung.
- Bewerbungen, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt. Eine Bewerbung ist unvollständig, wenn Unterlagen oder wichtige Informationen, wie z.B. die Kalkulation, fehlen.
Fördersumme
Folgende Kosten können erstattet werden:
- Datensatzerwerb
- Datensatzerhebung
- Probandenvergütung
- projektbezogene Materialien (z.B. Poster, Flyer)
Folgende Kosten können nicht erstattet werden:
- Kosten für Bücher, Kopien, Scans und Literatur
- Versicherungsgebühren
- Hardware
- Infrastruktur am Arbeitsplatz
- Geräte und technische Ausrüstung
- Hiwi-Verträge
Folgende Kosten können erstattet werden:
- Hin-und Rückreise
- Unterbringung ohne Verpflegung für max. 2 Nächte und max. 100 Euro/Nacht (Hotel, Pension, Gästezimmer)
Folgende Kosten können nicht erstattet werden:
- Honorare an die externen Gutachter:innen
- private Reisen oder Reisen von Angehörigen
- Tagespauschalen
- Verpflegung
- Freizeitaktivitäten
Gut zu wissen
-
Es besteht kein Rechtsanspruch auf Förderung.
-
Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem bzw. der Geförderten. Der/die Empfänger/in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.
-
Die Entscheidung über den Erfolg Ihrer Bewerbung erfolgt schriftlich (Briefpost) ca. 8 Wochen nach Fristende.
-
Anträge, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge, können nicht berücksichtigt werden.
-
Bitte stellen Sie sicher, dass die Erhebung, Verarbeitung und Verwahrung der promotionsrelevanten Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung erfolgt. Eine datenschutzkonforme Speicherung der Daten auf einem Uni-Server der zuständigen Einrichtung muss gewährleistet sein.
-
Die allgemein anerkannten Grundsätze guter wissenschaftlicher Praxis sind einzuhalten (§ 3 Abs. 5 LHG). Bitte beachten Sie die Satzung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis der Universität Heidelberg.
-
Sie werden ausdrücklich gebeten, Sorge dafür zu tragen, dass die geplante Maßnahme im Einklang mit dem Leitbild und den Grundsätzen der Universität Heidelberg steht.
FAQs / Richtlinien zur Bewerbung um eine Projektbeihilfe
ALLGEMEINE FRAGEN ZUM BEWERBUNGSVERFAHREN
Wann soll ich mich bewerben?
Jährliche Bewerbungsfristen sind der 15. Februar, 15. Juni und 15. Oktober. Bis zur jeweiligen Frist müssen die Unterlagen zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung vollständig eingegangen sein.
Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn der Stichtag auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.
Die Förderentscheidung wird ca. 8 Wochen nach der jeweiligen Bewerbungsfrist bekanntgegeben.
Wichtig:
- Bewerbungen, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge (z.B. unvollständig ausgefüllte Kalkulation, fehlende Unterlagen) werden nicht berücksichtigt.
Worauf wird bei der Auswahl geachtet und wer entscheidet über die Vergabe des Zuschusses für die Projektbeihilfe?
Diese Kriterien sind für die Auswahl ausschlaggebend:
- Wissenschaftliche Qualifikation der Antragsteller:innen
- Wissenschaftlich Qualität des Forschungsvorhabens
- Relevanz und Notwendigkeit der Projektbeihilfe für die Qualifikationsphase
- Stellungnahme des Betreuers oder der Betreuerin
Die Vergabe erfolgt durch eine Auswahlkommission des Council for Graduate Studies (CfGS). Im Bedarfsfall wird mit den zuständigen Ansprechpartner:innen der Fakultät Rücksprache gehalten.
Wie hoch ist die Förderung?
Die Projektbeihilfe beträgt maximal 1.000 Euro. Die bewilligte Höhe der Beihilfe basiert auf der im Bewerbungsformular angegebenen Höhe der Kosten.
Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Projektbeihilfen bewerben?
Ja, sie können sich für mehrere Projektbeihilfen bewerben. Bitte beachten Sie jedoch, dass die maximale Fördergrenze für die Förderlinie "Projektbeihilfe" bei 1.000 Euro je Doktorand:in liegt.
Sollten Sie sich z.B. für einen Datensatzerwerb und einen Zuschuss zur Förderung externer Expertise gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.
Gibt es eine maximale Fördersumme für Beihilfen aus dem heiDOCS-Programm?
Ja. Die maximale Fördergrenze liegt für die Dauer der gesamten Promotionsphase bei 2.500 Euro pro Doktorand:in für die heiDOCS-Fördermaßnahmen "Mobilitätsbeihilfe", "Projektbeihilfe" und "Publikationsbeihilfe".
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de.
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.
Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 8 Wochen nach Ablauf der jeweiligen Bewerbungsfrist. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie vor Abschluss des Bewerbungsverfahrens über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung zu informieren.
FRAGEN ZU DEN BEWERBUNGSUNTERLAGEN
Warum muss ich beim Online-Antragsformular das (voraussichtliche) Rechnungsdatum angeben?
Aufgrund verwaltungsrelevanter Prozesse ist die Angabe des (voraussichtlichen) Rechnungsdatums erforderlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Graduiertenakademie die Rechnung direkt beim Dienstleister begleichen soll.
Bitte beachten Sie: Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.
Was muss ich bei der Formulierung meines Antrags beachten?
Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.
Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.
Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Projektbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird.
Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben bewilligt zu bekommen.
Datensatzerwerb/-erhebung, promotionsrelevante Materialien: Bitte reichen Sie mit dem Bewerbungsformular einen Nachweis über die Kosten (z.B. Angebot, Kostenvoranschlag) ein.
Förderung externer Expertise: Ich weiß noch nicht genau, wann der Aufenthalt der Expertin bzw. des Experten stattfinden wird. Was gebe ich auf dem Formular an?
Wenn Sie noch nicht wissen, zu welchem Zeitpunkt der Aufenthalt stattfinden wird, geben Sie bitte ein voraussichtliches Datum an und weisen Sie im Bewerbungsformular darauf hin, dass sich noch Änderungen bei den Aufenthaltsdaten ergeben können. Sobald Sie die konkreten Daten kennen, reichen Sie uns diese bitte nach.
Förderung externer Expertise: Warum muss ich eine Person bzw. ein Institut angeben, das die (finanztechnische) Verwaltung übernimmt?
Aus verwaltungs- und finanztechnischen Gründen müssen die Reise- und Übernachtungskosten, die im Rahmen des Aufenthalts des externen Experten oder der externen Expertin entstehen, über Ihr Institut/Lehrstuhl abgerechnet werden.
Nach positiver Förderentscheidung wird die bewilligte Fördersumme dem angegebenen Institut von der Graduiertenakademie zur Verfügung gestellt. Das Institut ist für die Verwaltung der Reise- und Übernachtungskosten des oder der externen Expert:in zuständig.
Bitte klären Sie vorab ab, wer diese verwaltungstechnischen Schritte übernimmt und im Falle einer positiven Förderentscheidung Ansprechpartner:in für die Graduiertenakademie zur Abwicklung der finanziellen Prozesse ist.
Eine Auszahlung der Fördersumme an Sie ist aus haushaltsrechtlichen Gründen der Universität Heidelberg nicht möglich.
Bitte beachten Sie: Falls der Besuch des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine vorherige Bereitstellung der Fördersumme an das zuständige Institut nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an das Institut erfolgen.
Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite für Ihr Projekt zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer weiteren Institution als Auszeichnung bewertet.
Wer kann die Stellungnahme für meine Bewerbung ausstellen?
Die Stellungnahme soll von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin ausgestellt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberinnen oder Bewerbern zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Bewerbungsfrist wie für die Bewerbung.
Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin oder des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
FRAGEN ZUM VERFAHREN NACH BEWILLIGUNG DER PROJEKTBEIHILFE
Wie erfolgt die Auszahlung des Zuschusses?
a) Datenerhebung, Datensätze, projektbezogene Materialien
Die Projektbeihilfe kann entweder als Rückerstattung an Sie ausgezahlt werden oder als Rechnungsbegleichung an den Rechnungssteller (Dienstleister).
Im Falle einer Auszahlung an den Rechnungssteller (Dienstleister des Projekts) reichen Sie bitte möglichst schnell die Rechnung bei der Graduiertenakademie ein. Sollte die Rechnungssumme die bwilligte Fördersumme übersteigen, muss vom externen Rechnungsteller eine Teilrechnung in Höhe der bewilligten Fördersumme ausgestellt werden.
Alle notwendigen Informationen und Formulare zur Auszahlung der Projektbeihilfe erhalten Sie hier.
b) Förderung externer Expertise
Im Falle einer positiven Förderentscheidung wird die bewilligte Summe an das Institut, das sich bereiterklärt hat, die Verwaltung der Reise- und Übernachtungskosten zu übernehmen (s. Angabe im Online-Antrag) ausgezahlt. Das Institut kann damit die Reise- und Übernachtungskosten des Experten bzw. der Expertin direkt begleichen (Buchen des Hotels, Ausstellen von Reiseanträgen etc.).
Alle notwendigen Informationen zur Auszahlung der Projektbeihilfe erhalten Sie hier.
Was passiert mit der bewilligten Beihilfe, wenn ich von dem beantragten Projekt zurücktrete?
Die Projektbeihilfe ist weder auf eine andere Person oder einen anderen Zweck übertragbar. Sollten Sie z.B. die Datensätze nicht erwerben oder die externe Betreuung nicht stattfinden, verfällt die Projektbeihilfe ohne Ersatz.
Was passiert mit meiner bewilligten Beihilfe, wenn die externe Betreuung verschoben werden muss?
Es ist grundsätzlich möglich, die externe Betreuung zu verschieben - allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für das Fortbestehen der Bewilligung ist, dass es sich weiterhin um den gleichen Experten oder die gleiche Expertin handelt und sich am Zweck des Aufenthalts nichts ändert.
Bewerbung um eine Projektbeihilfe
Die Bewerbung um eine Projektbeihilfe muss bis zur jeweiligen Bewerbungsfrist (15.02. / 15.06. / 15.10.) abgeschlossen sein und erfolgt in drei Schritten:
1) Ausfüllen und Absenden des ONLINE-ANTRAGSFORMULARS
a) ONLINE-ANTRAGSFORMULAR DATENERHEBUNG, DATENSÄTZE, etc.
b) ONLINE-ANTRAGSFORMULAR EXPERTENBETREUUNG
2) Ausfüllen des BEWERBUNGSFORMULARS (PDF) und Versand der Bewerbungsunterlagen
per E-Mail an die Graduiertenakademie: ga-docs@uni-heidelberg.de
a) BEWERBUNGSFORMULAR DATENERHEBUNG, DATENSÄTZE, etc.
b) BEWERBUNGSFORMULAR EXPERTENBETREUUNG
Einzureichende Unterlagen:
- Bewerbungsformular (PDF-Dokument)
- Kopie der Annahme als Doktorand:in an der Fakultät oder aktuelle Immatrikulationsbescheinigung (Promotion mit Abschlussprüfung)
- Kopie des promotionsbefähigenden Studienabschlusses mit Angabe der Abschlussnote
- Sofern zutreffend (Datensatzerwerb/-erhebung): Nachweis über die (voraussichtliche) Höhe der Kosten durch Angebote oder Kostenvoranschläge etc.
- Sofern zutreffend (Förderung externer Expertise): Formlose Betreuungsbestätigung des Experten bzw. der Expertin
- Sofern zutreffend: Förderzusage von eingeworbenen Drittmitteln
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Unterlagen als separate Anhänge bei. Es ist nicht notwendig, die Dokumente in einer PDF-Datei zusammenfassen.
3) Einreichen der STELLUNGNAHME (PDF) des oder der Erstbetreuer:in:
a) STELLUNGNAHME DATENERHEBUNG, DATENSÄTZE, etc.
b) STELLUNGNAHME EXPERTENBETREUUNG
Die Stellungnahme ist direkt von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin bis zur geltenden Bewerbungsfrist per E-Mail an die Graduiertenakademie zu senden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Im Falle einer Verhinderung (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer oder eine andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
Bitte tragen Sie Ihre Daten nicht im Browser in die Formulare ein, sondern speichern Sie das entsprechende Formular zunächst auf Ihrem Computer und füllen Sie erst dann die Felder aus. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht korrekt übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Auszahlung der Projektbeihilfe
a) Datenerhebung, Datensätze, projektbezogene Materialien
Die bewilligte Fördersumme kann entweder als Rückerstattung an Sie ausgezahlt werden oder als Rechnungsbegleichung an den Rechnungssteller (Dienstleister).
Bitte reichen Sie für die Auszahlung die unten aufgeführten Unterlagen im Original oder persönlich bei der Graduiertenakademie ein:
Graduiertenakademie Universität Heidelberg
heiDOCS Förderprogramm
Im Neuenheimer Feld 370
69120 Heidelberg
i. Sie möchten die Projektbeihilfe als Rückerstattung der bereits von Ihnen bezahlten Rechnung erhalten
Bitte reichen Sie folgende Unterlagen bei der Graduiertenakademie ein:
- Formular Antrag auf Auszahlung der Projektbeihilfe
- Rechnung des Dienstleisters (sofern dieser Nachweis nicht bereits bei der Graduiertenakademie eingereicht wurde)
- Zahlungsnachweis wie z.B. Kontoabbuchungen oder PayPal-Überweisungen (sofern nicht auf den Rechnungen ausgewiesen ist, dass die Zahlung bereits erfolgte sowie bei Nicht-Euro-Währungen)
- sofern zutreffend: Drittmittelnachweis (d.h. Nachweis über die Förderung von dritter Seite zur Erstattung der Projektkosten)
ii. Die Projektbeihilfe soll von der Graduiertenakademie direkt an den Rechnungssteller (Dienstleister) ausgezahlt werden
Bitte reichen Sie folgende Unterlagen bei der Graduiertenakademie ein:
- Rechnung des Dienstleisters (sofern dieser Nachweis nicht bereits bei der Graduiertenakademie eingereicht wurde)
- Sofern zutreffend: Drittmittelnachweis (d.h. Nachweis über die Förderung von dritter Seite zur Erstattung der Projektkosten)
Bitte beachten Sie:
- Die Projektbeihilfe kann ausschließlich an externe Dienstleister aus dem Inland überweisen werden. Bei Rechnungen aus dem Ausland erfolgt die Auszahlung der Förderung in Form einer Rückerstattung der bereits von Ihnen bezahlten Kosten.
- Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. Sollte dieser Fall eintreten, kann die Auszahlung der Förderung nur durch eine Rückerstattung der bereits von Ihnen bezahlten Rechnung erfolgen.
- Falls die Rechnungssumme die bewilligte Fördersumme übersteigt, muss eine Teilrechnung in Höhe der bewilligten Fördersumme ausgestellt werden.
b) Förderung externer Expertise
Die bewilligte Summe wird an das Institut, das sich bereit erklärt hat, die Verwaltung der Reise- und Übernachtungskosten zu übernehmen (s. Angabe im Online-Antrag) ausgezahlt. Das Institut kann damit die Reise- und Übernachtungskosten des Experten bzw. der Expertin direkt begleichen (Hotelbuchung, Ausstellen von Reisekostenanträgen..).
Die Verwendung der bewilligten Fördermittel für Reise- und Übernachtungskosten richtet sich nach den Regeln der Universität Heidelberg und den Richtlinien des heiDOCS-Förderprogramms. Spätestens 2 Monate nach dem Aufenthalt des Experten oder der Expertin benötigt die Graduiertenakademie einen Verwendungsnachweis über die ausgezahlten Gesamtkosten:
- Sollten die tatsächlichen Kosten unter der Höhe der bewilligten Summe liegen, erfolgt eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie.
- Falls die Gesamtkosten die bewilligte Fördersumme übersteigen ist es nicht möglich, die bewilligte Fördersumme nachträglich aufzustocken. Die Differenz muss dann von Ihnen getragen werden.
Wir bitten den bzw. die in Ihrer Bewerbung genannte:n Ansprechpartner:in Ihres Instituts nach Erhalt des positiven Förderentscheids zur Kontaktaufnahme mit der Graduiertenakademie, um die Auszahlung des Förderbetrags uniintern in die Wege zu leiten.
