heiDOCS Publikationsbeihilfe – Jetzt bewerben!
Förderzweck
Bewerbungsvoraussetzungen
Jährliche Bewerbungsfristen
Fördersumme
Gut zu wissen
FAQs / Richtlinien zur Bewerbung um eine Publikationsbeihilfe
Bewerbung um eine Publikationsbeihilfe
Auszahlung der Publikationsbeihilfe
- Sind Sie Doktorand:in an der Universität Heidelberg und wollen Ihre Dissertation bei einem renommierten Verlag publizieren?
- Fallen die Kosten für den Erwerb von Reproduktionsrechten höher aus als gedacht oder publizieren Sie in einer Sprache, die nicht Ihre Muttersprache ist?
Dann bewerben Sie sich um eine Publikationsbeihilfe des heiDOCS-Förderprogramms der Graduiertenakademie für Doktorandinnen und Doktoranden der Universität Heidelberg!
Förderzweck
-
Ihrer Dissertation (monografische oder kumulative Dissertation) bewerben.
-
von Aufsätzen in subskriptionspflichtigen wissenschaftlichen Zeitschriften oder Open-Access-Zeitschriften (gelistet in der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek), die von nachvollziehbarer Relevanz für Ihre Dissertation sind, bewerben.
Gefördert werden ausschließlich Aufsätze, die ein peer-review-Verfahren durchlaufen haben.
Wichtig:
- Für Aufsätze, die im Rahmen von Drittmittelprojekten entstehen und/oder für deren Finanzierung Publikationsmittel zur Verfügung stehen, kann keine Publikationsbeihilfe gewährt werden.
- das Lektorat dient dem Zweck, Ihre Veröffentlichung sprachlich abzurunden und somit Nachteile auszugleichen, die im Vergleich zu Muttersprachler:innen bestehen können.
- Ein Lektorat beinhaltet ausschließlich die Überprüfung und Korrektur der Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik (kein inhaltliches Lektorat).
Bewerbungsvoraussetzungen
a) Druckkostenzuschuss (inkl. Erwerb von Reproduktionsrechten)
Sie sind antragsberechtigt, wenn Sie
- einen promotionsbefähigenden Studienabschluss vorweisen können,
- an einer der 13 Fakultäten der Universität als Doktorand:in angenommen sind*,
- zum Zeitpunkt der Bewerbung Ihre Promotion (Rigorosum/Disputation) (höchstens 1 Jahr) abgeschlossen haben,
- eine Dissertationsnote 'magna cum laude' oder besser vorweisen können und
- zum Zeitpunkt der Bewerbung ein Kostenvoranschlag des Verlags oder bereits ein Vertrag mit dem Verlag vorliegen haben.
*ausgenommen: Doktorand:innen, die studienbegleitend promovieren (Medizin)
Die Zusage für eine Publikationsbeihilfe gilt zunächst für einen Zeitraum von einem Jahr. Sollte die Veröffentlichung nicht innerhalb dieses Zeitraums erfolgen, muss ein Antrag auf Verlängerung gestellt werden. Ein Antrag auf Verlängerung kann nur einmal gestellt werden.
b) Lektoratszuschuss
Sie sind antragsberechtigt, wenn (Sie)
- einen promotionsbefähigenden Studienabschluss vorweisen können,
- an einer der 13 Fakultäten der Universität als Doktorand:in angenommen sind*,
- Hauptautor:in der Veröffentlichung sind und
- Ihre Muttersprache nicht die Sprache der Veröffentlichung ist.
*ausgenommen: Doktorand:innen, die studienbegleitend promovieren (Medizin)
Die Zusage für einen Lektoratszuschuss gilt zunächst für einen Zeitraum von einem Jahr. Sollte das Lektorat nicht innerhalb dieses Zeitraums durchgeführt werden, muss ein Antrag auf Verlängerung gestellt werden. Ein Antrag auf Verlängerung kann nur einmal gestellt werden.
Die Berechtigung zur Förderung endet mit Ablauf des Monats, in dem Ihre letzte mündliche Prüfung (Disputation/Rigorosum) stattfindet bzw. mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wird (z.B. Promotionsabbruch oder Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).
Jährliche Bewerbungsfristen
Wichtig:
- Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den o.g. 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.
- Die Publikationsbeihilfe kann nicht rückwirkend, d.h. für in der Vergangenheit liegende Publikationen bzw. Lektorate gewährt werden.
- Bewerbungen, die nach Fristende eingehen oder unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt. Eine Bewerbung ist unvollständig, wenn Unterlagen oder wichtige Informationen, wie z.B. die Kalkulation, fehlen.
Fördersumme
Die bewilligte Höhe des Zuschusses basiert auf der im Bewerbungsformular angegebenen Höhe der Kosten. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung einen Kostenvoranschlag oder ggf. den Vertrag mit dem Verlag bei.
Folgende Kosten können erstattet werden:
- Druckkosten
- Erwerb von Reproduktionsrechten (z.B. Bildrechte)
Folgende Kosten können nicht erstattet werden:
- Kosten für Fotokopien, Scans und Literatur
- Druckkosten für die Abgabeexemplare der Dissertationsschrift bei der Fakultät
Die bewilligte Höhe des Zuschusses basiert auf der im Bewerbungsformular angegebenen Höhe der Kosten.
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung zusätzlich Angebote/Kostenvoranschläge von zwei unterschiedlichen Dienstleistern ein.
Gut zu wissen
- Es besteht kein Rechtsanspruch auf Förderung.
- Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem bzw. der Geförderten. Der bzw. die Empfänger:in der Beihilfe darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.
- Die Entscheidung über den Erfolg Ihrer Bewerbung erfolgt schriftlich (Briefpost) ca. 8 Wochen nach Fristende.
- Anträge, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.
- Die allgemein anerkannten Grundsätze guter wissenschaftlicher Praxis sind einzuhalten (§ 3 Abs. 5 LHG). Bitte beachten Sie die Satzung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis der Universität Heidelberg.
- Sie werden ausdrücklich gebeten, Sorge dafür zu tragen, dass die geplante Maßnahme im Einklang mit dem Leitbild und den Grundsätzen der Universität Heidelberg steht.
FAQs / Richtlinien zur Bewerbung um eine Publikationsbeihilfe
ALLGEMEINE FRAGEN ZUM BEWERBUNGSVERFAHREN
Wann soll ich mich bewerben?
Jährliche Bewerbungsfristen sind der 15. Februar, 15. Juni und 15. Oktober. Bis zur jeweiligen Frist müssen die Unterlagen zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung vollständig eingegangen sein. Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn der Stichtag auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.
Wichtig:
- Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den o.g. 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.
- Die Publikationsbeihilfe kann nicht rückwirkend, d.h. für in der Vergangenheit liegende Publikationen oder Lektorate gewährt werden.
- Bewerbungen, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt. Eine Bewerbung ist unvollständig, wenn Unterlagen oder wichtige Informationen, wie z.B. die Kalkulation, fehlen.
Worauf wird bei der Auswahl geachtet und wer entscheidet über die Vergabe der Publikationsbeihilfe?
Diese Kriterien sind für die Auswahl ausschlaggebend:
- Wissenschaftliche Qualifikation der Antragsteller:innen
- Wissenschaftlich Qualität des Forschungsvorhabens
- Relevanz und Notwendigkeit der Publikationsbeihilfe
- Stellungnahme des Betreuers oder der Betreuerin
Die Vergabe erfolgt durch eine Auswahlkommission des Council for Graduate Studies (CfGS). Im Bedarfsfall wird mit den zuständigen Ansprechpartner:innen der Fakultät Rücksprache gehalten.
Wie hoch ist die Förderung?
Der Zuschuss für die Publikationsbeihilfe beträgt maximal 1.000 Euro. Die bewilligte Höhe des Zuschusses basiert auf der im Bewerbungsformular angegebenen Höhe der Kosten.
Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Publikationsbeihilfen bewerben?
Ja, sie können sich für mehrere Publikationsbeihilfen bewerben. Sollten Sie sich z.B. für einen Druckkostenzuschuss und einen Lektoratszuschuss gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.
Bitte beachten Sie: Die maximale Fördergrenze für die Förderlinie "Publikationsbeihilfe" liegt bei 1.000 Euro je Doktorand:in für die gesamte Promotionsphase.
Gibt es eine maximale Fördersumme für Beihilfen aus dem heiDOCS-Programm?
Ja. Die maximale Fördergrenze liegt für die Dauer der gesamten Promotionsphase bei 2.500 Euro pro Doktorand:in für die heiDOCS-Fördermaßnahmen "Mobilitätsbeihilfe", "Projektbeihilfe" und "Publikationsbeihilfe".
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de.
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.
Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 8 Wochen nach Ablauf der jeweiligen Bewerbungsfrist. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie vor Abschluss des Bewerbungsverfahrens über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung zu informieren.
FRAGEN ZU DEN BEWERBUNGSUNTERLAGEN
Warum muss ich beim Online-Antragsformular das (voraussichtliche) Rechnungsdatum angeben?
Aufgrund verwaltungsrelevanter Prozesse ist die Angabe des (voraussichtlichen) Rechnungsdatums erforderlich. Das gilt insbesondere dann, wenn die Graduiertenakademie die Rechnung direkt beim den Verlag oder Dienstleister des Lektorats begleichen soll. Es ist dabei ausreichend, das voraussichtliche Datum im Online-Antragsformular (wichtig v.a. Monat und Jahr) anzugeben.
Bitte beachten Sie: Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. In diesem Fall kann die Auszahlung der Förderung, sollte Ihr Antrag bewilligt werden, nur als Rückerstattung an Sie erfolgen.
Was muss ich bei der Formulierung meines Antrags beachten?
Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.
Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.
Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Publikations- bzw. Lektoratskosten sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten ein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Publikationsbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird. Bitte reichen Sie zusätzlich Angebote/Kostenvoranschläge von zwei Dienstleistern bzw. bei einer Bewerbung um Druckkostenzuschuss das Angebot/ den Vertrag mit dem Verlag ein.
Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben bewilligt zu bekommen.
Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite (z.B. Begabtenförderungswerke, andere Stiftungen, etc.) für die Publikation Ihrer Dissertation zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer dritten Institution als Auszeichnung bewertet.
Wer kann die Stellungnahme für meine Bewerbung ausstellen?
Die Stellungnahme soll von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin ausgestellt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberinnen oder Bewerbern zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Bewerbungsfrist wie für die Bewerbung.
Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin oder des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
FRAGEN ZUM VERFAHREN NACH BEWILLIGUNG DER PUBLIKATIONSBEIHILFE
Wie erfolgt die Auszahlung des Zuschusses?
Die Publikationsbeihilfe kann entweder als Rückerstattung an Sie ausgezahlt werden oder als Rechnungsbegleichung an den Rechnungssteller (Verlag oder Dienstleister des Lektorats).
Im Falle einer Auszahlung an den Rechnungssteller (Verlag, Dienstleister des Lektorats) reichen Sie bitte möglichst schnell die Rechnung bei der Graduiertenakademie ein. Sollte die Rechnungssumme die bewilligte Fördersumme übersteigen, muss vom externen Rechnungssteller eine Teilrechnung in Höhe der bewilligten Fördersumme ausgestellt werden.
Alle notwendigen Informationen und Formulare zur Auszahlung der Publikationsbeihilfe erhalten Sie hier.
Was passiert mit meiner bewilligten Publikationsbeihilfe (Druckkostenzuschuss), wenn ich meine Dissertation nicht bei dem angegebenen Verlag veröffentliche?
Die Beihilfe ist grundsätzlich an den von Ihnen angegebenen Verlag gebunden. Sollte Ihre Arbeit nicht bei dem angegebenen Verlag veröffentlicht werden können, setzen Sie sich bitte umgehend mit der Graduiertenakademie in Verbindung (ga-docs@uni-heidelberg.de).
Was passiert mit meiner bewilligten Publikationsbeihilfe, wenn ich meine Dissertation nicht innerhalb eines Jahres nach der Förderzusage veröffentliche?
Sollte die Veröffentlichung oder das Lektorat nicht innerhalb von einem Jahr nach der Bewilligung der Publikationsbeihilfe erfolgen, muss ein Antrag auf Verlängerung gestellt werden. Ein Verlängerungsantrag kann nur einmal gestellt werden. Sollte es zu einer Verzögerung bei der Publikation Ihrer Dissertation oder dem Lektorat kommen, kontaktieren Sie bitte umgehen die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg).
Was passiert mit meinem bewilligten Lektoratszuschuss, wenn ich das Lektorat nicht durchführe?
Der Zuschuss ist weder auf eine andere Veröffentlichung noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie das Lektorat nicht durchführen lassen, verfällt der Zuschuss ohne Ersatz.
Bewerbung um eine Publikationsbeihilfe
Die Bewerbung um eine Publikationsbeihilfe muss bis zur jeweiligen Frist (15.02. / 15.06. / 15.10.) abgeschlossen sein und erfolgt in drei Schritten:
1) Ausfüllen und Absenden des ONLINE-ANTRAGSFORMULARS
a) ONLINE-ANTRAGSFORMULAR DRUCKKOSTENZUSCHUSS
b) ONLINE-ANTRAGSFORMULAR LEKTORATSZUSCHUSS
2) Ausfüllen des BEWERBUNGSFORMULARS (PDF) und Versand der Bewerbungsunterlagen
per E-Mail an die Graduiertenakademie: ga-docs@uni-heidelberg.de
a) BEWERBUNGSFORMULAR DRUCKKOSTENZUSCHUSS
b) BEWERBUNGSFORMULAR LEKTORATSZUSCHUSS
Einzureichende Unterlagen:
- Bewerbungsformular (PDF-Dokument)
- Kopie der Annahme als Doktorand:in an der Fakultät oder aktuelle Immatrikulationsbescheinigung (Promotion mit Abschlussprüfung)
- Kopie des promotionsbefähigenden Studienabschlusses mit Angabe der Abschlussnote
- Nachweis über die (voraussichtliche) Höhe der Kosten durch Angebote von zwei Dienstleistern (Lektoratszuschuss) bzw. Angebot oder Kopie des schon vorliegenden Vertrags (Druckkosten)
- Sofern zutreffend: Förderzusage von eingeworbenen Drittmitteln
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Unterlagen als separate Anhänge bei. Es ist nicht notwendig, die Dokumente in einer PDF-Datei zusammenfassen.
3) Einreichen der STELLUNGNAHME (PDF) des oder der Erstbetreuer:in:
Die Stellungnahme ist direkt von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin bis zur geltenden Bewerbungsfrist per E-Mail an die Graduiertenakademie zu senden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Im Falle einer Verhinderung (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer oder eine andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
Bitte tragen Sie Ihre Daten nicht im Browser in die Formulare ein, sondern speichern Sie das entsprechende Formular zunächst auf Ihrem Computer und füllen Sie erst dann die Felder aus. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht korrekt übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Auszahlung der Publikationsbeihilfe
Die Publikationsbeihilfe kann entweder als Rückerstattung an Sie ausgezahlt werden oder als Rechnungsbegleichung an den Rechnungssteller (Dienstleister des Lektorats).
Bitte reichen Sie für die Auszahlung die unten aufgeführten Unterlagen im Original per Post oder persönlich bei der Graduiertenakademie ein.
Graduiertenakademie Universität Heidelberg
heiDOCS Förderprogramm
Im Neuenheimer Feld 370
69120 Heidelberg
i. Sie möchten die Publikationsbeihilfe als Rückerstattung der bereits von Ihnen bezahlten Rechnung erhalten
Bitte reichen Sie folgende Unterlagen bei der Graduiertenakademie ein:
- Formular Antrag auf Auszahlung der Publikationsbeihilfe
- Rechnung vom Verlag bzw. Dienstleister des Lektorats(sofern dieser Nachweis nicht bereits bei der Graduiertenakademie eingereicht wurde)
- Zahlungsnachweis wie z.B. Kontoabbuchungen oder PayPal-Überweisungen (sofern nicht auf den Rechnungen ausgewiesen ist, dass die Zahlung bereits erfolgte sowie bei Nicht Euro-Währungen)
- Sofern zutreffend: Nachweis über die erfolgte Veröffentlichung der Dissertation (bspw. Link zur Webseite des Verlags, o.Ä.)
- Sofern zutreffend: Drittmittelnachweis (d.h. Nachweis über die Förderung von dritter Seite zur Erstattung der Druckkosten bzw. Lektoratskosten)
ii. Die Publikationsbeihilfe soll von der Graduiertenakademie direkt an den externen Dienstleister ausgezahlt werden (nur bei inländischen Rechnungen)
Bitte reichen Sie folgende Unterlagen bei der Graduiertenakademie ein:
- Rechnung vom Verlag bzw. Dienstleister des Lektorats(sofern dieser Nachweis nicht bereits bei der Graduiertenakademie eingereicht wurde)
- Sofern zutreffend: Nachweis über die erfolgte Veröffentlichung der Dissertation (bspw. Link zur Webseite des Verlags, o.Ä.)
- Sofern zutreffend: Drittmittelnachweis (d.h. Nachweis über die Förderung von dritter Seite zur Erstattung der Druckkosten bzw. Lektoratskosten)
Bitte beachten Sie:
- Die Publikationsbeihilfe kann ausschließlich an den externen Dienstleister aus dem Inland überwiesen werden. Bei Rechnungen aus dem Ausland erfolgt die Auszahlung der Förderung in Form einer Rückerstattung der bereits von Ihnen bezahlten Kosten.
- Wenn die Rechnungsfrist des externen Dienstleisters in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fällt, ist eine rechtzeitige Rechnungsbegleichung durch die Graduiertenakademie nicht möglich. Sollte dieser Fall eintreten, kann die Auszahlung der Förderung nur durch eine Rückerstattung der bereits von Ihnen bezahlten Rechnung erfolgen.
- Falls die Rechnungssumme die bewilligte Fördersumme übersteigt, muss eine Teilrechnung in Höhe der bewilligten Fördersumme ausgestellt werden.
