heiDOCS Mobilitätsbeihilfen – Jetzt bewerben!
Förderzweck
Bewerbungsvoraussetzungen
Bewerbungsfristen
Fördersumme
Gut zu wissen
FAQs / Richtlinien zur Bewerbung um eine Mobilitätsbeihilfe
Bewerbung um eine Mobilitätsbeihilfe
Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe
- Sind Sie Doktorand:in an der Universität Heidelberg und möchten Ihre Forschung auf einer Konferenz oder Tagung vorstellen oder Ihre Kenntnisse in einer fachspezifischen Summer/Winter School vertiefen?
- Planen Sie eine Forschungsreise um Bibliotheks- oder Archivrecherchen vor Ort durchzuführen oder um an einer anderen wissenschaftlichen Einrichtung Ihrer Forschung nachzugehen?
Dann bewerben Sie sich um eine Mobilitätsbeihilfe des heiDOCS-Förderprogramms der Graduiertenakademie für Doktorandinnen und Doktoranden der Universität Heidelberg!
Förderzweck
- an einer Veranstaltung teilzunehmen (Tagung, Konferenz, Workshop, Kongress), die eine direkte Relevanz zu Ihrem Promotionsvorhaben aufweist. Eine aktive Teilnahme (Vortrag, Leitung eines Panels, Posterpräsentation, etc.) ist grundsätzlich Voraussetzung. Bitte geben Sie die Art Ihrer Teilnahme im Antrag an.
- an einer Summer oder Winter School teilzunehmen, die eine direkte Relevanz zu Ihrem Promotionsverfahren aufweist.
- eine Forschungsreise für bis zu 3 Monate zwecks Datenerhebung, Feldforschung, Recherchearbeiten in Bibliotheken oder Archiven, Durchführung von Interviews, Gebrauch spezieller Geräte, Vernetzung usw. durchzuführen. Die Forschungsreise muss eine direkte Relevanz zu Ihrem Promotionsvorhaben aufweisen.
Bitte beachten Sie die Reiseregelungen der Universität Heidelberg und die länderspezifischen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes.
Bewerbungsvoraussetzungen
Sie sind für eine Mobilitätsbeihilfe antragsberechtigt, wenn Sie
- einen promotionsbefähigenden Studienabschluss vorweisen können und
- an einer der 13 Fakultäten der Universität als Doktorand:in angenommen sind*
*ausgenommen: Doktorand:innen, die studienbegleitend promovieren (Medizin)
Ihre Berechtigung zur Förderung endet mit Ablauf des Monats, in dem Ihre letzte mündliche Prüfung (Disputation/Rigorosum) stattfindet bzw. mit Ablauf des Monats, in dem Sie die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beenden (z.B. bei Promotionsabbruch oder Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).
Jährliche Bewerbungsfristen
Bitte beachten Sie bei der Planung Ihrer Reise und der Antragstellung außerdem die folgenden Fristen:
- Die Reise darf nicht während der 8-wöchigen Begutachtungsphase d.h. in der Zeit zwischen der Bewerbungsfrist und dem frühestmöglichen Reisebeginn, stattfinden. Sollte dies der Fall sein, ist eine Förderung nicht möglich.
- Sie können sich ausschließlich für eine Mobilitätsbeihilfe für eine Reise bewerben, die nach dem frühestmöglichen Reisebeginn der jeweiligen Frist beginnt.
- Die Reise sollte innerhalb eines Jahres nach Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe stattfinden.
- Die Mobilitätsbeihilfe kann nicht rückwirkend, d.h. für in der Vergangenheit liegende Reisen gewährt werden.
- Bewerbungen, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt. Eine Bewerbung ist unvollständig, wenn Unterlagen oder wichtige Informationen wie z.B. die Kalkulation fehlen.
Fördersumme
Folgende Kosten können erstattet werden:
- Hin- und Rückfahrt sowie die Beförderung vor Ort (Flug-, Bahn-, ÖPNV-Tickets)
- Unterbringung ohne Verpflegung (Hotel, Pension, Gästezimmer)
Bitte beachten Sie: Übernachtungskosten können frühestens 1 Tag vor Beginn und max. bis 1 Tag nach Ende der Veranstaltung erstattet werden.
- Konferenzgebühren (Anmelde-/Teilnahmegebühren)
- ggf. Visagebühren
- verpflichtende Klimaabgaben (≠ freiwillige Klimaabgaben)
Folgende Kosten können nicht erstattet werden:
- Verpflegung wie z.B. conference dinner, Frühstückspauschalen
- Bücher, Kopien, Freizeitaktivitäten
- private Reisen sowie der Aufenthalt von Mitreisenden
- Reiserücktrittsversicherungen, Auslandsreiseversicherungen etc.
- zusätzliches Gepäck
- Kinderbetreuung
- Tagegelder
- freiwillige Klimaabgaben ≠ verpflichtende Klimaabgaben)
- Beiträge für Mitgliedschaften
Gut zu wissen
- Es besteht kein Rechtsanspruch auf Förderung.
- Die Entscheidung über den Erfolg Ihrer Bewerbung erfolgt schriftlich (Briefpost) ca. 8 Wochen nach Fristende.
- Anträge, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.
- Sollten Sie Ihre Reise nicht antreten können, verfällt die Mobilitätsbeihilfe ohne Ersatz.
- Bitte informieren Sie uns umgehend, sollten Sie Ihre Forschungsreise verschieben müssen. Voraussetzung für den Fortbestand der Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.
- Sie werden ausdrücklich gebeten, Sorge dafür zu tragen, dass die geplante Maßnahme im Einklang mit dem Leitbild und den Grundsätzen der Universität Heidelberg steht.
- Bitte beachten Sie, dass bei Ihrer Reise ins außereuropäische Ausland die exportrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.
FAQs / Richtlinien zur Bewerbung um eine Mobilitätsbeihilfe
ALLGEMEINE FRAGEN ZUM BEWERBUNGSVERFAHREN
Wann soll ich mich bewerben?
Jährliche Fristen sind der 15. Februar, 15. Juni und 15. Oktober. Bis zur jeweiligen Frist müssen die Unterlagen zur Berücksichtigung Ihrer Bewerbung vollständig eingegangen sein. Bitte beachten Sie, dass dies auch dann gilt, wenn der Stichtag auf das Wochenende oder einen Feiertag fällt.
Bitte beachten Sie die o.g. Fristen und Zeiträume bei der Planung Ihrer Reise:
- Die Reise kann nicht während der Begutachtungsphase stattfinden, d.h. in der Zeit zwischen der Bewerbungsfrist und dem frühestmöglichen Reisebeginn (keine Förderung möglich).
- Sie können sich ausschließlich um eine Mobilitätsbeihilfe für eine Reise bewerben, die nach dem frühestmöglichen Reisebeginn der jeweiligen Frist beginnt.
- Die Reise sollte innerhalb eines Jahres nach Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe stattfinden.
- Der Zuschuss kann nicht rückwirkend, d.h. für in der Vergangenheit liegende Reisen gewährt werden.
- Bewerbungen, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt. Eine Bewerbung ist unvollständig, wenn Unterlagen oder wichtige Informationen wie z.B. die Kalkulation fehlen.
Die Förderentscheidung wird ca. 8 Wochen nach der jeweiligen Bewerbungsfrist bekanntgegeben.
Beispiel:
Sie möchten an einer Konferenz teilnehmen, die vom 30.06.-02.07. stattfindet. Bitte bewerben Sie sich zu dem Stichtag am 15. Februar um eine Mobilitätsbeihilfe.
Eine Bewerbung zur Frist am 15. Juni ist zu spät, da die Reise in den 8-wöchigen Begutachtungszeitraum fallen würde und ein Antrag nicht rückwirkend gewährt werden kann.
Worauf wird bei der Auswahl geachtet und wer entscheidet über die Vergabe der Mobilitätsbeihilfe?
Diese Kriterien sind für die Auswahl ausschlaggebend:
- Wissenschaftliche Qualifikation der Antragsteller:innen
- Wissenschaftlich Qualität des Forschungsvorhabens
- Relevanz und Notwendigkeit der Reise
- Stellungnahme des Betreuers oder der Betreuerin
Die Vergabe erfolgt durch eine Auswahlkommission des Council for Graduate Studies (CfGS). Im Bedarfsfall wird mit den zuständigen Ansprechpartner:innen der Fakultät Rücksprache gehalten.
Wie hoch ist die Förderung?
Die Höhe der Mobilitätsbeihilfe basiert auf den Angaben, die Sie auf dem Bewerbungsformular angeben. Es gelten die maximalen Fördersummen:
Folgende Kosten können erstattet werden:
- Hin- und Rückfahrt sowie die Beförderung vor Ort (Flug-, Bahn-, ÖPNV-Tickets)
- Unterbringung ohne Verpflegung (Hotel, Pension, Gästezimmer)
Bitte beachten Sie: Übernachtungskosten können frühestens 1 Tag vor Beginn und max. bis 1 Tag nach Ende der Veranstaltung erstattet werden.
- Konferenzgebühren (Anmelde-/Teilnahmegebühren)
- ggf. Visagebühren
- verpflichtende Klimaabgaben (≠ freiwillige Klimaabgaben)
Folgende Kosten können nicht erstattet werden:
- Verpflegung wie z.B. conference dinner, Frühstückspauschalen
- Bücher, Kopien, Freizeitaktivitäten
- private Reisen sowie der Aufenthalt von Mitreisenden
- Reiserücktrittsversicherungen, Auslandsreiseversicherungen etc.
- zusätzliches Gepäck
- Kinderbetreuung
- Tagegelder
- freiwillige Klimaabgaben ≠ verpflichtende Klimaabgaben)
- Beiträge für Mitgliedschaften
Kann ich mich für eine Mobilitätsbeihilfe bewerben bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters oder das Einladungsschreiben (längere Forschungsreise) vorliegt?
Ja. Der Zuschuss wird in diesem Fall unter Vorbehalt der Ausstellung der Teilnahmebestätigung/des Einladungsschreibens bewilligt. Bitte geben Sie im Formular an entsprechender Stelle an, wann Sie damit rechnen und reichen Sie diese nach Erhalt unverzüglich per E-Mail (ga-docs@uni-heidelberg.de) bei der Graduiertenakademie ein.
Kann ich mich gleichzeitig für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben?
Ja. Sofern die Reisen nicht zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, können Sie sich unter Berücksichtigung der genannten Fristen und Reisezeiträume für mehrere Mobilitätsbeihilfen bewerben. Bitte beachten Sie jedoch die maximalen Fördergrenzen der entsprechenden Reiseziele.
Sollten Sie sich für mehrere Mobilitätsbeihilfen gleichzeitig bewerben, muss für jeden Antrag eine gesonderte Bewerbung mit allen erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.
Gibt es eine maximale Fördersumme für Beihilfen aus dem heiDOCS-Programm?
Ja. Die maximale Fördergrenze liegt für die Dauer der gesamten Promotionsphase bei 2.500 Euro pro Doktorand:in für die heiDOCS-Fördermaßnahmen "Mobilitätsbeihilfe", "Projektbeihilfe" und "Publikationsbeihilfe".
Wie kann ich sichergehen, dass die Graduiertenakademie meine Bewerbung erhalten hat?
Leider ist es uns nicht möglich, den Eingang jeder Bewerbung automatisch zu bestätigen. Falls Sie sichergehen möchten, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist und bearbeitet wird, können Sie sich per E-Mail an uns wenden: ga-docs@uni-heidelberg.de.
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.
Wann erfahre ich, ob meine Bewerbung erfolgreich war?
Das Begutachtungsverfahren dauert ca. 8 Wochen nach Ablauf der jeweiligen Bewerbungsfrist. Die Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheide werden unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens auf dem Postweg verschickt.
Es ist nicht möglich, Sie vor Abschluss des Bewerbungsverfahrens über die Ergebnisse Ihrer Bewerbung zu informieren.
FRAGEN ZU DEN BEWERBUNGSUNTERLAGEN
Was muss ich bei der Formulierung meines Antrags beachten?
Ihr Antrag wird sowohl von fachnahen als auch von fachfremden Gutachter:innen gelesen und bewertet. Die Inhalte Ihrer wissenschaftlichen Ausführungen sollten daher ohne das Hinzuziehen weiterer Literatur verständlich sein.
Was muss ich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars beachten?
Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Bitte nutzen Sie in den Bewerbungsformularen nur die bereitgestellte Fläche für Ihre Eintragungen und ändern Sie nicht die Formatierung der Felder. Die Auswahlkommission kann keinen Text außerhalb der angegebenen Felder lesen.
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Bewerbungsunterlagen als separate Anhänge hinzu. Sie brauchen die verschiedenen Dokumente nicht in einer PDF-Datei zusammenfassen.
Warum müssen Doktorand:innen mit Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg* zusätzliche Unterlagen einreichen?
Wenn Sie ein Beschäftigungsverhältnis als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L an der Universität Heidelberg haben, erfolgt die Abrechung Ihrer Reisekosten über die Reisekostenstelle (Dezernat Personal) der Universitätsverwaltung. Dies ist auch der Fall, wenn Ihr Reisevorhaben keinen Zusammenhang zu Ihrem Beschäftigungsverhältnis aufweist. Daher ist es notwendig, dass Sie den "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise" Ihrer Bewerbung beifügen. Die zuständige Dienststelle ist die Graduiertenakademie. Bitte beachten Sie daher die Hinweise zum Ausfüllen des Antrags (siehe: Bewerbungsunterlagen).
*Sie haben einen Arbeitsvertrag als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L mit der Universität Heidelberg und verfügen über eine 8-stellige Personalnummer.
Muss ich abgesehen von den angeforderten Unterlagen weitere Dokumente (z.B. Publikationslisten, Lebenslauf, etc.) einreichen?
Alle Formulare und Dokumente, die für die Begutachtung Ihres Antrags notwendig sind, werden hier aufgeführt. Zusätzliche Dokumente wie Publikationslisten, Literaturverzeichnisse oder Lebensläufe werden nicht zur Begutachtung weitergeleitet.
Ich weiß noch nicht genau, wie hoch die Kosten meiner Reise sein werden. Was gebe ich auf dem Formular an?
Wen Sie noch nicht wissen, wie hoch die Kosten sein werden, tragen Sie bitte eine möglichst exakte Kalkulation der Ausgaben in das Formular ein. Bitte beachten Sie, dass die Höhe der Mobilitätsbeihilfe bei einer Bewilligung auf diesem Wert (und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersumme) beruhen wird.
Es ist nicht möglich, nachträglich eine höhere Summe als auf dem Formular angegeben, zu erhalten.
Was sind Drittmittel und warum muss ich diese angeben?
Drittmittel sind finanzielle Mittel, die Ihnen von dritter Seite (z.B. DAAD, Begabtenförderungswerke, andere Stiftungen) für die Reise zur Verfügung gestellt werden oder wurden. Die Einwerbung von Drittmitteln kann sich im Entscheidungsprozess günstig auswirken. So wird z.B. ein Zuschuss von einer dritten Institution als Auszeichnung bewertet.
Sollte Sie für die vorliegende Reise eine Förderung von dritter Seite (z.B. zur Finanzierung der Teilnahmegebühren, den Transport- oder Übernachtungskosten, etc.) erhalten, erfolgt eine Anrechnung der Drittmittel auf die Fördersumme.
Wer kann die Stellungnahme für meine Bewerbung ausstellen?
Die Stellungnahme soll von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin ausgestellt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme vertraulich gegenüber der Bewerberinnen oder Bewerbern zu behandeln und direkt per E-Mail an die Graduiertenakademie (ga-docs@uni-heidelberg) zu schicken ist. Für das Einreichen der Stellungnahme gilt die gleiche Bewerbungsfrist wie für die Bewerbung.
Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin oder des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer bzw. andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
FRAGEN ZUM VERFAHREN NACH BEWILLIGUNG DER MOBILITÄTSBEIHILFE
Was muss ich tun, um die Mobilitätsbeihilfe ausbezahlt zu bekommen?
Nach Abschluss Ihres Reisevorhabens und spätestens einen Monat nach Ende Ihrer Reise, reichen Sie bitte die hier aufgeführten Unterlagen per Post oder persönlich bei der Graduiertenakademie ein, um die Mobilitätsbeihilfe zu erhalten.
Bitte beachten Sie, dass Doktorand:innen mit Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg* andere Unterlagen für die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe einreichen müssen als Doktorand:innen ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg.
*Sie haben einen Arbeitsvertrag als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L mit der Universität Heidelberg und verfügen über eine 8-stellige Personalnummer.
Wann erfolgt die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe?
Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfewerden Ihnen die zugesagten Kosten (auf der Grundlage von Ihren Angaben im Bewerbungsformular und unter Berücksichtigung der maximal möglichen Fördersummen) nach Ablauf der Reise und Eingang der notwendigen Unterlagen ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass hierfür alle erforderlichen Nachweise spätestens einen Monat nach Ende der Reise bei der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg eingereicht werden müssen.
Kann ich einen Reisekostenvorschuss bzw. eine Abschlagszahlung beantragen?
Ja. Für Reisekosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie hier einen Reisekostenvorschuss bzw. eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe wird der Vorschus bzw. Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.
Bitte beachten Sie:
- Die Auszahlung des Vorschusses bzw. Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Ablauf der Reise bei der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Reise nicht angetreten werden, muss eine Rückerstattung des Reisekostenvorschusses bzw. Abschlags umgehend und spätestens binnen der einmonatigen Frist nach Ende der (geplanten) Reise an die Graduiertenakademie erfolgen.
- Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise unter der Höhe des Reisekostenvorschusses bzw. Abschlags liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihre Reise also nicht antreten können, verfällt die Mobilitätsbeihilfe ohne Ersatz. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Bitte beachten Sie aber, dass die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung nicht durch die Mobilitätsbeihilfe abgedeckt werden können.
Was passiert mit meiner bewilligten Mobilitätsbeihilfe, wenn ich meine Forschungsreise verschieben muss?
Es ist grundsätzlich möglich, eine Forschungsreise zu verschieben - allerdings müssen Sie uns in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für das Weiterbestehen der Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.
Bewerbung um eine Mobilitätsbeihilfe
Die Bewerbung um eine Mobilitätsbeihilfe muss bis zur jeweiligen Frist (15.02. / 15.06. / 15.10.) abgeschlossen sein und erfolgt in drei Schritten:
1) Ausfüllen und Absenden des ONLINE-ANTRAGSFORMULARS
2) Ausfüllen des BEWERBUNGSFORMULARS (PDF) und des DIENSTREISEANTRAGS (PDF) und Versand der Bewerbungsunterlagen per E-Mail an die Graduiertenakademie: ga-docs@uni-heidelberg.de
Einzureichende Unterlagen:
- Bewerbungsformular
- Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise
(nur für Doktorand:innen mit Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg)
Wichtige Hinweise zum Ausfüllen des Antrags auf Genehmigung einer Dienstreise
- Kopie der Annahme als Doktorand:in an der Fakultät oder aktuelle Immatrikulationsbescheinigung (Promotion mit Abschlussprüfung)
- Kopie des promotionsbefähigenden Studienabschlusses mit Angabe der Abschlussnote
- Sofern zutreffend, Teilnahmebestätigung (Konferenz etc.) / Einladungsschreiben (Forschungsreise)
- Sofern zutreffend: Förderzusage von eingeworbenen Drittmitteln
Bitte fügen Sie Ihrer E-Mail die Unterlagen als separate Anhänge bei. Es ist nicht notwendig, die Dokumente in einer PDF-Datei zusammenfassen.
3) Einreichen der STELLUNGNAHME (PDF) des oder der Erstbetreuer:in
Die Stellungnahme ist direkt von Ihrem Erstbetreuer oder Ihrer Erstbetreuerin bis zur geltenden Bewerbungsfrist per E-Mail an die Graduiertenakademie zu senden: ga-docs@uni-heidelberg.de
Im Falle einer Verhinderung (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch ein anderer Hochschullehrer oder eine andere Hochschullehrerin des Faches um die Begutachtung Ihres Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.
Bitte tragen Sie Ihre Daten nicht im Browser in die Formulare ein, sondern speichern Sie das entsprechende Formular zunächst auf Ihrem Computer und füllen Sie erst dann die Felder aus. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht korrekt übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut.
Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um die Formulare auszufüllen. Die Formulare sind nicht mit einem Linux-System kompatibel.
Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe
1) Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe nach Ende der Reise
Nach Abschluss Ihres Reisevorhabens und spätestens einen Monat nach Ende Ihrer Reise, reichen Sie bitte die unten aufgeführten Unterlagen per Post oder persönlich bei der Graduiertenakademie ein, um die Mobilitätsbeihilfe zu erhalten.
Bitte beachten Sie, dass Doktorand:innen mit Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg* andere Unterlagen für die Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe einreichen müssen als Doktorand:innen ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg.
*Sie haben einen Arbeitsvertrag als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L mit der Universität Heidelberg und verfügen über eine 8-stellige Personalnummer.
a. Sie sind Doktorand:in mit Beschäftigungsverhältnis als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L an der Universität Heidelberg
Bitte reichen Sie folgende Unterlagen bei der Graduiertenakademie ein:
- Formular Abrechnung von Dienstreisen
Bitte beachten Sie das Ausfüllbeispiel der Reisekosten-Abrechnung
und die Hinweise zur Reisekosten-Abrechnung - alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten
- sofern zutreffend: Drittmittelantrag und -nachweis
b. Sie sind Doktorand:in ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg
Bitte reichen Sie folgende Unterlagen bei der Graduiertenakademie ein:
- Formular Antrag auf Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe
Bitte beachten Sie die Hinweise zum Antrag auf Auszahlung der Mobilitätsbeihilfe - alle Original-Belege und -Quittungen der entstandenen Kosten
- sofern zutreffend: Drittmittelantrag und -nachweis
Bitte reichen Sie die Unterlagen per Post oder persönlich bei der Graduiertenakademie ein:
Graduiertenakademie Universität Heidelberg
heiDOCS Förderprogramm
Im Neuenheimer Feld 370
69120 Heidelberg
2) Auszahlung eines Reisekostenvorschusses bzw. Abschlags
Für Reisekosten ab einer Gesamthöhe von 200 Euro können Sie einen Reisekostenvorschuss bzw. eine Abschlagszahlung beantragen. Bei Bewilligung der Mobilitätsbeihilfe wird der Vorschus bzw. Abschlag in Höhe von 80% der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt. Die Erstattung der restlichen Kosten i.H.v. bis zu maximal 20% der Fördersumme erfolgt nach Eingang der erforderlichen Unterlagen.
Bitte beachten Sie:
- Die Auszahlung des Vorschusses bzw. Abschlags steht unter Vorbehalt und kann von der Graduiertenakademie widerrufen werden. Sollten die erforderlichen Unterlagen nicht spätestens einen Monat nach Ablauf der Reise bei der Graduiertenakademie eingehen oder sollte die Reise nicht angetreten werden, muss eine Rückerstattung des Reisekostenvorschusses bzw. Abschlags umgehend und spätestens binnen der einmonatigen Frist nach Ende der (geplanten) Reise an die Graduiertenakademie erfolgen.
- Sollten die tatsächlichen Kosten Ihrer Reise unter der Höhe des Reisekostenvorschusses bzw. Abschlags liegen, muss eine Rückerstattung des Differenzbetrags an die Graduiertenakademie erfolgen.
a. Sie sind Doktorand:in mit Beschäftigungsverhältnis als wissenschaftliche Hilfskraft oder Mitarbeiter:in nach TV-L an der Universität Heidelberg
Bitte reichen Sie den Antrag auf Reisekostenvorschuss bei der Graduiertenakademie ein.
Wichtig: Hinweise zum Antrag auf Reisekostenvorschuss
b. Sie sind Doktorand:in ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Heidelberg
Bitte reichen Sie den Antrag auf Auszahlung eines Abschlags bei der Graduiertenakademie ein.
Bitte reichen Sie die Unterlagen per Post oder persönlich bei der Graduiertenakademie ein:
Graduiertenakademie Universität Heidelberg
heiDOCS Förderprogramm
Im Neuenheimer Feld 370
69120 Heidelberg
