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Graduiertenakademie der Universität Heidelberg

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Seminarstr. 2
1. OG, Raum 135
69117 Heidelberg

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Mo–Do: 10–12 Uhr
Mo & Mi: 13–15 Uhr

 

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Im Neuenheimer Feld 304
Erdgeschoss der Zentralmensa
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Mi: 10–12 Uhr

 
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Forschungsaufenthalte in Heidelberg

An der Universität Heidelberg können Doktoranden auch kürzere Forschungsaufenthalte absolvieren, zum Beispiel, wenn sie hier nicht ihr gesamtes Promotionsprojekt, sondern nur einen Teil davon durchführen möchten. Wenn Sie an ihrer Heimatuniversität als Doktorand immatrikuliert sind, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen, um die Einrichtungen der Universität Heidelberg zu nutzen: entweder als (1) Forschungsstudent oder als (2) Gastwissenschaftler.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie aus einem nicht-EU Land stammen, länger als 3 Monate in Deutschland bleiben möchten und Ihren Aufenthalt mit einem Stipendium oder durch private Ersparnisse finanzieren werden, müssen Sie diesen als Forschungsstudent (1) durchführen.

Sobald Sie mit der Planung Ihres Forschungsaufenthalts beginnen, empfehlen wir nachdrücklich, dass Sie sich mit der Graduiertenakademie (graduiertenakademie@uni-heidelberg.de) in Verbindung setzen, um alle Fragen bezüglich Ihres Status an der Universität, des Zugangs zur Einrichtungen der Universität sowie ggf. ausländerrechtlicher Fragen zu klären.

1. Aufenthalt als Forschungsstudent

Die Gestaltung Ihres Aufenthalts als Forschungsstudent ist mit einer Immatrikulation an der Universität Heidelberg verbunden, wodurch Sie Studierendenstatus an der Universität und damit auch den multifunktionalen Studierendenausweis, den unbeschränkten Zugang zu allen Universitätseinrichtungen sowie den Zugang zu den Dienstleistungen des Studierendenwerks erhalten, wie z.B. die Möglichkeit ein Semesterticket zu erwerben oder sich um einen Wohnheimplatz zu bewerben.

Bitte informieren Sie sich mit ausreichendem Vorlauf über das Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren als Forschungsstudent an der Universität Heidelberg, damit Sie alle notwendigen Unterlagen mitbringen. Bitte beachten Sie, dass eine Immatrikulation ohne die unten aufgelisteten Dokumente nicht möglich ist.

 

 

Wichtiger Hinweis für internationalen Doktoranden aus nicht-EU Ländern

Wenn Sie Ihren Forschungsaufenthalt mit einem Stipendium oder privaten Ersparnissen finanzieren und planen, länger als 3 Monaten in Deutschland zu bleiben, müssen Sie bereits im Voraus bei der deutschen Botschaft in Ihrem Heimatland ein Visum zu Studienzwecken (nach §16 AufenthG) beantragen (weitere Informationen diesbezüglich können Sie hier nachlesen.). Wenn Sie Ihren Forschungsaufenthalt durch einen Arbeitsvertrag an der Universität Heidelberg finanzieren, können Sie entweder ein Studienvisum oder ein Forschervisum beantragen (weitere Informationen zum Forschervisum finden Sie im Folgenden unter Punkt 2).

Bei der Beantragung des Studienvisums in der deutschen Botschaft müssen Sie mit dem Visumsantrag einen Zulassungsbescheid der Universität Heidelberg einreichen. Ein einfaches Einladungsschreiben Ihres Professors, Ihrer Professorin oder des Instituts ist nicht länger ausreichend für die Ausstellung eines Studienvisums.

Den Zulassungsbescheid erhalten Sie nur, nachdem Sie sich an der Universität Heidelberg um die Zulassung als Forschungsstudent beworben haben. Der Bewerbungsprozess wird im Folgenden genauer beschrieben.

Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung der Bewerbung an der Universität voraussichtlich vier bis acht Wochen in Anspruch nimmt und planen Sie weitere drei bis sechs Monate ein, bis Sie ein Studienvisum erhalten. Unter Berücksichtigung dieser Umstände empfehlen wir Ihnen, bei der Planung Ihrer Reise nach Heidelberg ausreichend Zeit für beide Bewerbungsverfahren zu lassen.

 

Antrag auf Zulassung und Immatrikulation als „Forschungsstudent“

Bevor Sie sich als Forschungsstudent immatrikulieren können, müssen Sie sich um die Zulassung an der Universität Heidelberg bewerben. Dafür müssen Sie die im Folgenden aufgelisteten Dokumente an die Zulassungsstelle der Universität schicken. Bitte beachten Sie: diese Dokumente müssen postalisch (E-Mails werden nicht berücksichtigt) an die Zulassungsstelle geschickt oder persönlich eingereicht werden.

  • Dokument „Antrag auf Zulassung zum Studium als Doktorand/in“. Bitte vermerken Sie ganz oben auf der ersten Seite des Antrags (quasi als Überschrift), dass Sie sich um die Zulassung als „Forschungsstudent – Forschungsaufenthalt“ bewerben.
  • Die Betreuungszusage Ihres/Ihrer betreuenden Professors/Professorin. Diese Betreuungszusage muss folgende Punkte beinhalten:
  1. Sie bestätigt, dass Ihr Forschungsaufenthalt im Rahmen des Themenfeldes Ihrer Doktorarbeit, die Sie in ihrem Heimatland schreiben, stattfindet.
  2. Sie bestätigt, dass die/der genannte Professor/in den Forschungsaufenthalt betreut.
  3. Sie gibt den Zeitraum Ihres Forschungsaufenthaltes an.
  4. Sofern Sie keine deutschen Sprachkenntnisse für Ihren Forschungsaufenthalt benötigen, sollte dies hier ebenfalls vermerkt werden.
  • Amtlich beglaubigte Kopie der Hochschulzugangsberechtigung (z.B. Abiturzeugnis, Baccalauréat, GCE-A&O Level, High School Diploma, Attestat, Matura) einschließlich Einzelnotenlisten. Amtliche Beglaubigungen können im Heimatland, z.B. von Ihrer Schule oder Hochschule, von den deutschen Auslandsvertretungen sowie von einem beeidigten Übersetzer oder einem Notariat ausgestellt werden: Kontaktdaten der deutschen Auslandsvertretungen finden sie hier.
  • Amtlich beglaubigte Kopien aller Hochschulabschlusszeugnisse (Bachelor, Master) einschließlich Einzelnotenlisten pro Studiensemester oder Studienjahr.
  • Kopie des Nachweises der Immatrikulation als Doktorand an der Heimatuniversität.
  • Finanzierungsnachweis, z.B. Stipendienbescheid, Arbeitsvertrag usw. (muss nur von internationalen Bewerbern mit Nicht-EU- oder EWR-Staatsangehörigkeit erbracht werden).
  • Passbild (Format 4 x 5 cm)
  • Kopie des Reisepasses und gegebenenfalls Studienvisum
  • Nachweis über Deutschkenntnisse oder Vermerk in der Betreuungszusage, dass keine Deutschkenntnisse erforderlich sind.
  • Gegebenenfalls Nachweis aller bereits in Deutschland absolvierten Studienzeiten sowie die Exmatrikulationsbescheinigung der deutschen Hochschule.

Wichtiger Hinweis: Sofern Ihre originalen Schul- und Universitätszeugnisse nicht auf deutscher oder englischer Sprache verfasst sind, brauchen Sie ebenfalls eine beglaubigte Übersetzung dieser Zeugnisse in eine der beiden Sprachen.

Formulare

Alle Formulare können Sie im Downloadcenter auf der Website der Universität Heidelberg herunterladen:
► www.uni-heidelberg.de/studium/download
> Rubrik „Internationale Studierende: Informationen, Formulare und Merkblätter“

Den vollständigen Antrag auf Zulassung senden Sie bitte mit allen Unterlagen entweder per Post an:

Postanschrift

Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Dezernat für internationale Beziehungen
Postfach 10 57 60
69047 Heidelberg

Oder Sie reichen ihn persönlich bei der Graduiertenakademie ein:

Servicestelle der Graduiertenakademie
Seminarstr. 2, Raum 135
9117 Heidelberg

Tel.: +49 (0) 6221 54 - 19765

Öffnungszeiten:
Mo, Di, Mi, und Do: 10–12 Uhr sowie
Mo und Mi 13:00 –15:00 Uhr

Nach einer Bearbeitungszeit von circa drei bis vier Wochen erhalten Sie per Post Ihren Zulassungsbescheid. Dieser enthält:

  • Den Zeitraum, in dem die Immatrikulation persönlich vorgenommen werden muss.
  • Angaben über alle zusätzlichen Dokumente, die Sie für Ihre Immatrikulation mitbringen müssen, wie zum Beispiel den Nachweis deutscher Sprachkenntnisse.
  • Angaben über erteilte Auflagen, wie z.B. die Teilnahme an der Deutschen Sprachprüfung für den Hochschulzugang.

Bitte beachten Sie, dass dieser Zulassungsbescheid nur für das Semester gültig ist, für das er ausgestellt wurde. Wenn die finale Immatrikulation nicht während dieses Semesters folgt, so müssen Sie sich erneut bewerben.

Immatrikulation an der Universität Heidelberg

Mit dem Zulassungsbescheid können Sie sich innerhalb der im Bescheid angegebenen Fristen persönlich im Sekretariat für ausländische Studierende immatrikulieren.

Unterlagen für die Immatrikulation

  • Zulassungsbescheid,
  • Formular „Antrag auf Immatrikulation an der Universität Heidelberg“ (dieser wird Ihnen mit Ihrem Zulassungsbescheid zugeschickt)
  • Versicherungsbescheinigung oder Befreiungsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse; die Befreiungsbescheinigung erhalten Sie bei jeder gesetzlichen Krankenkasse gegen Vorlage eines Nachweises Ihrer privaten oder gesetzlichen Krankenversicherung.
  • Passbild (Format 4 x 5 cm),
  • Personalausweis beziehungsweise Reisepass mit Aufenthaltstitel zu Studienzwecken,
  • gegebenenfalls weitere Unterlagen, die auf Ihrem Zulassungsbescheid angegeben sind.

Nach der Immatrikulation erhalten Sie Ihren Multifunktionalen Studierendenausweis.

Gebühren und Rückmeldung

Bei der Immatrikulation werden keine Studiengebühren erhoben, jedoch fällt ein Beitrag für die Verwaltungskosten, das Studierendenwerk und die Verfasste Studierendenschaft an.

Insgesamt beträgt er 154,70 Euro pro Semester (Stand: SS 2019). Diesen Beitrag müssen Sie in den folgenden Zeiträumen für jedes Semester bezahlen, in dem Sie immatrikuliert bleiben wollen:

  • 15. Juni bis 15. Juli für das kommende Wintersemester,
  • 15. Januar bis 15. Februar für das kommende Sommersemester

Bitte beachten Sie, dass Sie die volle Semestergebühr für jedes Semester bezahlen müssen, in dem Sie immatrikuliert sind, unabhängig davon wann Sie im Semester ankommen oder abreisen. Deswegen empfehlen wir, wenn möglich, dass Sie Ihren Forschungsaufenthalt so planen, dass er mit den Semesterzeiten zusammenfällt. Die Semester an der Universität Heidelberg sind wie folgt:

Wintersemester: 1. Oktober bis 31. März
Sommersemester: 1. April bis 30 September

2. Forschungsaufenthalt als Gastwissenschaftler

Der Gastwissenschaftlerstatus ist für alle internationalen Doktoranden interessant, die an ihrer Heimatuniversität promovieren und die sich während ihres Aufenthaltes in Heidelberg entweder nicht immatrikulieren möchten oder dürfen. In diesem Fall kann eine Registrierung über den Welcome Center erfolgen, die kostenlos und von geringem Aufwand ist. Nachdem Sie sich registriert haben, erhalten sie Ihre Gastwissenschaftler-Karte, die Ihre Zugehörigkeit zu der Universität Heidelberg bestätigt und Ihnen den Zugang zu bestimmten universitären Angeboten ermöglicht (z.B. Universitätsbibliothek, Cafeteria, Unisport). Bitte beachten Sie, dass Sie keinen Zugang zu den Diensten des Studierendenwerkes haben, demnach können Sie u.a. keinen Wohnheimplatz beantragen, bekommen kein Semesterticket und erhalten in der Mensa keinen Studierendenrabatt.

Sie können sich als Gastwissenschaftler online auf der Website des Welcome Centers registrieren.

 

 

Wichtiger Hinweis für internationalen Doktoranden aus nicht-EU Ländern

Wenn Sie vorhaben, länger als 3 Monate in Deutschland zu bleiben, müssen Sie bereits vor der Einreise nach Deutschland bei der deutschen Botschaft ein Einreisevisum beantragen. Wenn Sie Ihren Forschungsaufenthalt mit einem Arbeitsvertrag an der Universität Heidelberg finanzieren und sich nicht als Student/in an der Universität immatrikulieren wollen, dann können Sie ein Einreisevisum zu Forschungszwecken (nach §20 AufenthG) beantragen. Für die Beantragung dieses Visums benötigen Sie eine Aufnahmevereinbarung mit der Universität Heidelberg. Die Aufnahmevereinbarung wird vom Welcome Center ausgestellt.

Bitte beachten Sie, dass es mindestens drei bis sechs Monate dauert bis Sie ein Einreisevisum erhalten und planen sie dementsprechend genug Zeit ein.

Bitte beachten sie ebenfalls, dass Sie, sollten Sie mit einem Visum zu Forschungszwecken (§20 AufenthG) nach Deutschland kommen, nicht berechtigt sind sich als Student/in zu immatrikulieren (siehe Punkt 1). Dieses Visum kann auch nicht nach Ankunft in Heidelberg in ein Studienvisum umgewandelt werden.

 

 

Weitere Informationen:
► Welcome Center Externer Inhalt
► Gastwissenschaftlerausweis Externer Inhalt

 

 

Wichtiger Hinweis: Betreuungszusage

Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen – entweder als Forschungsstudent oder als Gastwissenschaftler  – vor Ihrer Ankunft einen Professor der Universität Heidelberg als Betreuer für Ihren Aufenthalt finden müssen. Lassen Sie sich eine schriftliche Betreuungszusage oder ein Einladungsschreiben ausstellen.

Weitere Informationen: Schritt 1: Betreuersuche

 



 

Verantwortlich: Eric Herbst
Letzte Änderung: 14.02.2019
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